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實(shí)用催款函及催款技巧
歡迎來到CN人才公文網(wǎng)，下面是小編給大家介紹的實(shí)用催款函及催款技巧，希望對大家有幫助。
一、催款函的結(jié)構(gòu)
催款函的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題和編號、催款和欠款單位的名稱和賬號、催收內(nèi)容、處理意見、落款等五部分組成。
(1)標(biāo)題和編號
如果催收的是緊急的款項(xiàng)，可在標(biāo)題前寫上“緊急”二字。標(biāo)題一般要注明編號，以便于查詢和聯(lián)系，并且一旦發(fā)生了經(jīng)濟(jì)糾紛而走上法庭時，它也是一份有力的憑證。也有的不編號
(2)催款和欠款單位的名稱和賬號
催款函要清楚、準(zhǔn)確地寫上雙方單位的全稱和賬號。必要時，要寫明催款單位的地址、電話及經(jīng)辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫明雙方開戶銀行的名稱及雙方賬號名稱和賬號。
(3)催收內(nèi)容
這是催款函的主體部分，應(yīng)清楚、準(zhǔn)確、簡明地寫出雙方發(fā)生往來的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時地交款。
(4)處理意見
催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個方面予以說明：
①要求欠款戶說明拖欠的原因。
�、谥匦麓_定一個付款的期限，希望對方按時如數(shù)交付欠款。
③再次逾期不歸還欠款將采取的罰金或其他措施。
(5)落款
寫明催款單位的全稱，并加蓋公章，然后注明發(fā)文日期。
催款函的作用
�、俨樵儯捍呖詈梢约皶r了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應(yīng)的對策和措施，協(xié)調(diào)雙方的關(guān)系。
②催收：債權(quán)方為了加速資金流動以及合理周轉(zhuǎn)，擴(kuò)大再生產(chǎn)，會對債務(wù)有意或無意拖欠付款的行為采取催款措施。通過催款可以及時追回拖欠款，盡可能避免或減少經(jīng)濟(jì)損失。
③憑證：如果由于拖欠付款給債權(quán)方造成了實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當(dāng)催款單位在想有關(guān)方面提出追查對方的經(jīng)濟(jì)責(zé)任時，催款函可以作為一種有力的憑證。
催款函的形式
�、俦愫剑阂孕藕男问綄懽鳌�
�、诒砀袷剑喝藗冊陂L期實(shí)踐基礎(chǔ)上約定俗成的固定表格，使用時直接填寫即可。
二、催款的訣竅和技巧
(一)了解客戶的結(jié)算周期擠進(jìn)頭班車
如果企業(yè)沒有抓住客戶的進(jìn)貨規(guī)律和各種周期，企業(yè)的業(yè)務(wù)人員每次去收款自然就會十分被動。
企業(yè)發(fā)給客戶的商品其計劃的貨款回籠周期已到，企業(yè)的業(yè)務(wù)人員在向客戶提出結(jié)款時，往往得到的回答是：“這兩天銀根周轉(zhuǎn)不靈，能不能過幾天再說。”
客戶的倉庫里，本企業(yè)的貨物庫存已經(jīng)不多，該再進(jìn)貨了。當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)人員上門洽談時，得到的答案極有可能是：“進(jìn)貨可以，但現(xiàn)在我?guī)羯系馁Y金不足，要到下月初才能支付上一筆貨款，請幫一個忙”。
企業(yè)的業(yè)務(wù)員每次去客戶處收款，總是“不巧”，客戶經(jīng)銷商帳上的錢剛好給別的公司拿走了。
解決策略：
1、盡可能地全面了解經(jīng)銷客戶的經(jīng)營狀況：包括進(jìn)貨周期、結(jié)帳周期。關(guān)鍵是，你要每次比其他企業(yè)能領(lǐng)先一步拿到應(yīng)收的帳款。因?yàn)榇蠖鄶?shù)客戶的資金周轉(zhuǎn)都不會十分寬松，你能擠進(jìn)頭班車，其他企業(yè)的業(yè)務(wù)人員只能等下一班車了。
2、以誠待人，純粹的討債者是不可能與商人合作成功的。
有時候，為了達(dá)到既完成銷量又貨款回籠這兩個指標(biāo)，企業(yè)的個別業(yè)務(wù)人員通過耍小聰明，以騙得客戶的信任，而輕易收到了某一筆貨款。但實(shí)際上，客戶在外的應(yīng)收款沒有及時收回來，那么，等客戶覺醒過來，業(yè)務(wù)人員以后的收款工作難免就不會順利。
曾經(jīng)有個企業(yè)的業(yè)務(wù)人員每次去收款都不順利，后來在一次與客戶一起喝酒的時候，客戶無意中提及：如果有事要找到該業(yè)務(wù)人員，只要打電話叫他來收款，保險他準(zhǔn)時趕到。
不要為了討債而去收款，而是協(xié)助客戶一起去經(jīng)營好其貨款，這才是降低企業(yè)應(yīng)收款的根本所在。
記�。阂粋�純粹的討債人是不可能與商人合作成功的。
養(yǎng)成“說到做到”的好習(xí)慣，在與客戶平時的交往中，就做出規(guī)矩：“我決不食言，你也應(yīng)說話算數(shù)。”雖然開始時，其動機(jī)不一定完全是為了貨款，但當(dāng)你真正涉及到收款時，對客戶就是一種無形的壓力。反之，如果一些企業(yè)的業(yè)務(wù)人員自已已經(jīng)常食言，那么他也會較勢利地來對待你。
在平時就多多關(guān)心客戶，不要等到收款時，才想起他們。在他們需要幫助之時，而你又力所能及幫一把，他自然會記住的。
在每次帳款周期到來之前，如果能象征性地幫助客戶去回收幾筆他的應(yīng)收款，有可能此貨款是屬于企業(yè)的業(yè)務(wù)人員曾為其開發(fā)的零售點(diǎn)，也可能是客戶自己來不及去催收的款項(xiàng)，不管是哪種情況，你這樣做了，會對你的收款工作帶來積極的作用。
適當(dāng)?shù)嘏c客戶的財務(wù)人員搞好關(guān)系，經(jīng)常送他們一些禮品。雖然他們對你的銷量貢獻(xiàn)關(guān)系不大，但你如果也能夠像關(guān)注客戶的業(yè)務(wù)經(jīng)理那樣，同時也能經(jīng)常想到他們的財務(wù)主管，其效果往往在關(guān)鍵的時刻就能呈現(xiàn)出來。
3、尋找第三者擔(dān)保
企業(yè)可以要求你的客戶在與你發(fā)生貨款往來之前，尋找第三者(或上級單位)擔(dān)保，最好其擔(dān)保書能伴以相應(yīng)的公證手續(xù)。這樣做，至少萬一在未來發(fā)生貨款糾紛時，你還能找到一位相應(yīng)的相關(guān)債權(quán)人。同時，這對客戶本身來說也是一種約束行為。
4、事前催收
對于支付貨款不干脆的客戶，如果只是在約定的收款日期前往，一般情況下收不到貨款，必須在事前就催收。
事前上門催收時要確認(rèn)對方所欠金額，并告訴他下次收款日一定準(zhǔn)時前來，請他事先準(zhǔn)備好這些款項(xiàng)。這樣做，一定比收款日當(dāng)天來催討要有效得多。
如果距離又遠(yuǎn)，可事先通過電話催收，確認(rèn)對方所欠金額，并告知收款日前來的準(zhǔn)確時間。或者把催款單郵寄給對方，請他簽字確認(rèn)后再寄回。
5、上門要早
到了合同規(guī)定的收款日，上門的時間一定要提早，這是收款的一個訣竅。否則客戶有時還會反咬一口，說我等了好久，你沒來，我要去做其他更要緊的事，你就無話好說。
6、高頻次，小金額
對新客戶或沒有把握的老客戶，無論是代銷或賒銷，交易的金額都不宜過大。寧可自己多跑幾趟路，多結(jié)幾次賬，多磨幾次嘴皮，也不能圖方便省事，把大批貨物交給對方代銷或賒銷。須知欠款越多越難收回，這一點(diǎn)非常重要。
很多銷售人員都有這樣的經(jīng)驗(yàn)：有些新客戶，一開口就要大量進(jìn)貨，并且不問質(zhì)量，不問價格，不提任何附加條件，對賣方提出的所有要求都滿口應(yīng)承，這樣的客戶風(fēng)險最大。
7、不空許諾言
不空許諾言，不答應(yīng)自己權(quán)限以外的條件。業(yè)務(wù)員擅自答應(yīng)客戶自己權(quán)限以外的條件，在受到領(lǐng)導(dǎo)指責(zé)后再向客戶表示拒絕，就會產(chǎn)生麻煩。這樣，業(yè)務(wù)員就失去了客戶的信賴，造成清款困難，客戶甚至?xí)Ｖ古c業(yè)務(wù)員的交易，使業(yè)務(wù)員進(jìn)退兩難。所以業(yè)務(wù)員不要為了博得客戶的歡心而任意答應(yīng)條件。
8、推銷員要注意：
·在付款日期、付款期限、付款條件變更的情況下，業(yè)務(wù)員與客戶未能相互了解，業(yè)務(wù)員仍按原來的情況收款。
·客戶對合同內(nèi)容提出變更但業(yè)務(wù)員未給予處理。
·有退還品卻不加以完全處理、扣除。
9、不要急于銷售，風(fēng)險責(zé)任明確
貨、款無歸的風(fēng)險有時是由推銷人員造成的。有些推銷人員惟恐產(chǎn)品賣不出去(特別是在市場上處于弱勢的產(chǎn)品)，因此在對客戶信用狀況沒有把握的情況下，就采用代銷或賒銷方式，結(jié)果給企業(yè)造成重大損失。
不實(shí)行強(qiáng)迫性銷售。一些業(yè)務(wù)員急于得到業(yè)績，就采取導(dǎo)致回收困難的強(qiáng)迫式銷售。這樣會被客戶抓住弱點(diǎn)，在回收貨款時，客戶會說：“我不愿意進(jìn)貨，是你千拜托萬拜托，不得已才進(jìn)貨的。如果你急于收錢，反正產(chǎn)品還沒有賣出去，你帶回去好了。”這樣，業(yè)務(wù)員也不敢堅持收款了。
10、嚴(yán)密的合同
為預(yù)防客戶拖欠貨款，在交易當(dāng)時就要規(guī)定清楚交易條件，尤其是對收款日期要作沒有任何彈性的規(guī)定。例如，有的代銷合同或收據(jù)上寫著“售完后付款”，只要客戶還有一件貨物沒有賣完，他就可以名正言順地不付貨款;還有的合同或收據(jù)上寫著“10月以后付款”，這樣的規(guī)定今后也容易扯皮。
另外，交易條件不能由雙方口頭約定，必須使用書面形式(合同、契約、收據(jù)等)，并加蓋客戶單位的合同專用章。有些客戶在合同或收據(jù)上僅蓋上經(jīng)手人的私章，幾個月或半年之后再去結(jié)賬時，對方有可能說，這個人早就走了，他簽的合同不能代表我們單位;有的甚至說我們單位根本沒有這個人。如果加蓋的是單位的合同專用章，無論經(jīng)手人在與不在，對方都無法推脫或抵賴。
11、隨時觀察動向：
掌握債務(wù)債權(quán)，掌握其物品情況，了解其有無上下級單位可追討，了解對他們公司有影響力的重點(diǎn)人物，掌握他的習(xí)慣付款時間。
經(jīng)營人員異動馬上要求對方書面確認(rèn)。
交易達(dá)成之后，要經(jīng)常觀察客戶的經(jīng)營狀況，及時察覺其異動。如果客戶出現(xiàn)異常的變化，一般事先會有一些征兆出現(xiàn)。如：
·進(jìn)貨額突然減少;
·處理并不滯銷的庫存商品;
·拖延付款;
·客戶單位的員工辭職者突然增多;
·老板插手毫不相干的事業(yè)或整天沉溺于聲色之中;
·客戶附近的房子上用紅漆寫下了“拆遷”字樣;
·因?yàn)橛憘嗽龆嗬习灞芏灰?
·下層客戶賒銷過多，貸款回收困難;
·內(nèi)部矛盾加劇，主業(yè)轉(zhuǎn)移;
一旦發(fā)現(xiàn)倒閉，馬上連夜行動，了解他有無債權(quán)可以劃撥，了解他有無上下級單位可以追索。盡可能拿回物品以減少損失。
12、了解他的財務(wù)狀況
如果經(jīng)過多次催討，對方還是拖拖拉拉不肯還款，一定要表現(xiàn)出相當(dāng)?shù)睦p勁功夫，或者在偵知對方手頭有現(xiàn)金時，或?qū)Ψ劫~戶上剛好進(jìn)一筆款項(xiàng)時，就即刻趕去，逮個正著。
13、利用第三者
登門催款時，不要看到客戶處有另外的客人就走開，一定要說明來意，專門在旁邊等候，這本身就是一種很有效的催款方式。因?yàn)榭蛻舨幌Ｍ目腿丝吹絺鞯情T，這樣做會搞砸他別的生意，或者在親朋好友面前沒有面子。在這種情況下，只要所欠不多，一般會趕快還款，打發(fā)你了事。
收款人員在旁邊等候的時候，還可聽聽客戶與其客人交談的內(nèi)容，并觀察對方內(nèi)部的情況，也可找機(jī)會從對方員工口中了解對方現(xiàn)狀到底如何，說不定你會有所收獲。
14、直截了當(dāng)
對于付款情況不佳的客戶，一碰面不必跟他寒暄太久，應(yīng)直截了當(dāng)?shù)馗嬖V他你來的目的就是專程收款。如果收款人員吞吞吐吐、羞羞答答的，反而會使對方在精神上處于主動地位，在時間上做好如何對付你的思想準(zhǔn)備。
如果只收到一部分貨款，與約定有出入時，你要馬上提出糾正，而不要等待對方說明。 另外，要注意在收款完畢后再談新的生意。這樣，生意談起來也就比較順利。
一般來說，欠款的客戶也知道這是不應(yīng)該的，他們一面感到欠債的內(nèi)疚，一面又找出各種理由要求延期還款。一開始就認(rèn)為延期還款是理所當(dāng)然的，這種客戶結(jié)清這筆貨款后，最好不要再跟他來往。
15、小心他溜掉
如果客戶一見面就開始討好你，或請你稍等一下，他馬上去某處取錢還你(對方說去某處取錢，這個錢十有八、九是取不回來的，并且對方還會有“最充分”的理由，滿嘴的“對不住”)，這時，一定要揭穿對方的“把戲”，根據(jù)當(dāng)時的具體情況，采取實(shí)質(zhì)性的措施，迫其還款。
16、不給他提出分外要求的機(jī)會
如果你的運(yùn)氣好，在一個付款情況不好的客戶處出乎意料地收到很多貨款時，就要及早離開，以免他覺得心疼，并告訴他××產(chǎn)品現(xiàn)在正是進(jìn)貨的好機(jī)會，再過10天就要漲價若干元，請速做決定以免失去機(jī)會等等，還要告訴他與自己聯(lián)系的時間和方法，再度謝謝他之后，馬上就走。
17、中國特色——利用人情關(guān)系
商場上，業(yè)務(wù)員之間歷來提倡重合同、講信譽(yù)、誠信無欺好商量的人際關(guān)系。而信守合同按期付款是雙方長期合作的開始，追債人應(yīng)先盡力說服對方講人情、重友誼、看發(fā)展，在他的付款能力之中優(yōu)先考慮付你的款!
18、借助對方上司的壓力
債權(quán)人首先要想辦法找到債務(wù)人的上級主管，利用其上司的權(quán)力給欠款人說理講法，施加壓力，令其服從領(lǐng)導(dǎo)組織的決定。
19、以物品抵債
有時客戶在市場上因競爭不力，經(jīng)營不善，導(dǎo)致產(chǎn)品積壓，資金周轉(zhuǎn)困難，他要求以商品或貨物來抵債，這也是一個辦法。不要因?yàn)橛X得不值得而拒絕。對于的確無力付款的客戶，往往稍一延遲連物品也沒有了。
20、聘請律師或追債能手。
律師和追債能手學(xué)法懂法，見多識廣、能言善辯，以案說法，會事半功倍，又不會違規(guī)犯法。
21、利用領(lǐng)導(dǎo)人作當(dāng)事人去追債。
領(lǐng)導(dǎo)親自出馬威力大，他們講策略又有指導(dǎo)能力，如能和經(jīng)辦人一齊去追討債務(wù)，可以引起對方領(lǐng)導(dǎo)的重視，互相催促拿出解決問題的方法，減少下級敷衍拖賴踢皮球。
22、利用還款保證追債。勤寫法律文書函件追債，并請客戶簽認(rèn)回執(zhí)為證。
如債務(wù)人公司較有實(shí)力又是長期合作者，只是一時資金周轉(zhuǎn)困難，那么業(yè)務(wù)員每次去討債要他首先寫下分期還款保證書、欠條或開出定期支票匯票，這樣既保證訴訟時效連續(xù)，又給他一次次加上緊箍咒。
欠款合同手續(xù)齊全，證據(jù)又確實(shí)，因債務(wù)人在外地上門討債花銷費(fèi)用大又不方便，債權(quán)人可每月寫信索債，發(fā)出律師函追債。但所發(fā)信件均要掛號，保存好郵戳票以備作為打官司時的有效證據(jù)。避免討債時作廢。
23、調(diào)動公司群體力量追債
適當(dāng)?shù)亟M織群眾代表上門討債，因人多勢眾造成高壓，協(xié)迫他就范還債。
24、利用跟蹤糾纏討債。
利用跟蹤追擊的辦法，軟泡硬磨，打持久戰(zhàn)，跟蹤他的行動，干擾他的工作，促使其無地自容而還賬。
25、巧妙運(yùn)用釣魚法。
這是復(fù)雜情況下妙不可言的高招。先請吃飯等小誘餌，釣出對方違約根據(jù)、賬號、銀行存款、商品等，掌握錢貨后，業(yè)務(wù)員便可以促使其就范了。
26、委托追債公司討債
27、責(zé)令債權(quán)當(dāng)事人追債
有些不正常的業(yè)務(wù)成為爛賬，系有關(guān)人員或因貪小便宜而使公司吃大虧，或因某些經(jīng)辦人玩忽職守，造成老大難問題，公司領(lǐng)導(dǎo)可以責(zé)令經(jīng)辦人專門追債直到收回貨款。
28、讓財務(wù)人員“活賬本”追債
財務(wù)人員應(yīng)對公司業(yè)務(wù)往來中的購銷調(diào)存資金流向、客戶欠款情況進(jìn)行全面了解，積極支持并參與追債。
29、小心詐票
核對品項(xiàng)、單價、數(shù)量、總價、地址、兌號，以及票據(jù)有無錯字，鋼印等有無涂改;
30、不分晝夜，不卑不亢，軟硬兼施;態(tài)度堅決，口氣和順;不礙情面，依時結(jié)清;分清形勢，壯士斷腕。
三、怎樣對客戶收欠款
對于支付貨款不干脆的客戶，如果只是在合同規(guī)定的收款日期前往，一般情況下收不到貨款，必須在事前就催收。
事前上門催收時要確認(rèn)對方所欠金額，并告訴他下次收款日一定準(zhǔn)時前來，請他事先準(zhǔn)備好這些款項(xiàng)。這樣做，一定比收款日當(dāng)天來催討要有效得多。
如果客戶太多，距離又遠(yuǎn)，可事先通過電話催收，確認(rèn)對方所欠金額，并告知收款日前來的準(zhǔn)確時間�；蛘甙汛呖顔梧]寄給對方，請他簽字確認(rèn)后再寄回。
到了合同規(guī)定的收款日，上門的時間一定要提早，這是收款的一個訣竅。否則客戶有時還會反咬一口，說我等了你好久，你沒來，我要去做其他更要緊的事，你就無話好說。
登門催款時，不要看到客戶處有另外的客人就走開，一定要說明來意，專門在旁邊等候，這本身就是一種很有效的催款方式。因?yàn)榭蛻舨幌Ｍ目腿丝吹絺鞯情T，這樣做會搞砸他別的生意，或者在親朋好友面前沒有面子。在這種情況下，只要所欠不多，一般會趕快還款，打發(fā)你了事。
收款人員在旁邊等候的時候，還可聽聽客戶與其客人交談的內(nèi)容，并觀察對方內(nèi)部的情況，也可找機(jī)會從對方員工口中了解對方現(xiàn)狀到底如何，說不定你會有所收獲。
對于付款情況不佳的客戶，一碰面不必跟他寒暄太久，應(yīng)直截了當(dāng)?shù)馗嬖V他你來的目的就是專程收款。如果收款人員吞吞吐吐、羞羞答答的，反而會使對方在精神上處于主動地位，在時間上做好如何對付你的思想準(zhǔn)備。
一般來說，欠款的客戶也知道這是不應(yīng)該的，他們一面感到欠債的內(nèi)疚，一面又找出各種理由要求延期還款。一開始就認(rèn)為延期還款是理所當(dāng)然的，這種客戶結(jié)清這筆貨款后，最好不要再跟他來往。
如果只收到一部分貨款，與約定有出入時，你要馬上提出糾正，而不要等待對方說明。
另外，要注意在收款完畢后再談新的生意。這樣，生意談起來也就比較順利。
如果經(jīng)過多次催討，對方還是拖拖拉拉不肯還款，一定要表現(xiàn)出相當(dāng)?shù)睦p勁功夫，或者在偵知對方手頭有現(xiàn)金時，或?qū)Ψ劫~戶上剛好進(jìn)一筆款項(xiàng)時，就即刻趕去，逮個正著。
上述一系列軟磨硬纏的功夫都不奏效時，就只有使用最后兩個“殺手锏”：一是把貨拖回去(如果還未銷售的話)，另一個就是請求法院強(qiáng)制執(zhí)行。
四、企業(yè)催款的注意事項(xiàng)
催款是件令人頭痛的事，本來對方欠你的錢，你上門要賬，是天經(jīng)地義的事，可對方卻找來眾多理由想不還。作為企業(yè)，你要怎樣去催款，成功率才高呢?下面介紹幾種方法。
1、以一種視察公司產(chǎn)品在客戶處有無缺陷作為開場白。
2、耐心聽取客戶的意見，并表現(xiàn)出同情，接受批評。
3、表現(xiàn)出對客戶的關(guān)心，讓客戶作專家，你作聽眾。
4、讓客戶大肆心中的不滿，你得毫無生氣地，耐心也聽取教誨。
5、在客戶心平氣和時提出催款一事。
催款函的結(jié)構(gòu)及寫作方法
催款函主要應(yīng)寫如下內(nèi)容：
�、俅呖顔挝缓颓房顔挝坏娜Q和賬號，必要時寫上催款單位的地址和電話以及經(jīng)辦人的姓名等。
②雙方交易往來的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。
�、厶幚硪庖�，比如，再確定一個付款期限。催款函力求簡潔，表達(dá)清楚催款的主題即可，不必虛禮客套，但注意用詞把握分寸。
例文
催 款 函
××百貨商場：
貴方于×年×月×日向我廠定購真絲襯衫×××件，貨款金額計××萬元，發(fā)票編號為××××�？赡苡捎谫F方業(yè)務(wù)過于繁忙，以致忽略承付。故特致函提醒，請即解行結(jié)算，我廠銀行賬號××××。逾期按銀行規(guī)定，加收千分之二的罰金。如有特殊情況，請即與我廠財務(wù)科魏××聯(lián)系，電話：×××××××，郵編：××××××，地址：×××市××路×號。
特此函達(dá)。