擬制會議籌備方案指南
召開大型會議前都會講會議的過程安排寫一份方案，那么，下面是小編給大家介紹的關(guān)于擬制會議籌備方案指南，供大家閱讀參考。
一.會前籌備
1.擬訂會議方案。會議方案是組織安排會議的總綱，是會議意圖、目標(biāo)、計(jì)劃實(shí)施的書面表現(xiàn)形式。內(nèi)容包括：會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、主要內(nèi)容、議程、擬請出席領(lǐng)導(dǎo)、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。制訂會議方案要堅(jiān)持復(fù)雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則，增強(qiáng)方案的指導(dǎo)性和可操作性。方案報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會，對各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分解。
2.起草、審核會議通知。會議通知是會議組織者向參會人員傳遞會議信息的主要方式，也是參會人員反饋信息的前提和條件。起草會議通知要做到表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內(nèi)容包括：會議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會范圍、報(bào)名要求、有關(guān)事項(xiàng)等。會議通知一般由會議的承辦單位負(fù)責(zé)起草，然后報(bào)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。做好這項(xiàng)工作，關(guān)鍵在于落實(shí)會簽制度與提高效率相結(jié)合，既要嚴(yán)格按程序逐級審核把關(guān)，又要迅速及時(shí)。
3.下發(fā)會議通知。要把握好兩點(diǎn)：一是及時(shí)，使參會人員有充裕時(shí)間做好準(zhǔn)備;二是準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。在召開緊急會議需要電話通知時(shí)，要注意語言的`使用，避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時(shí)說明“星期幾”，防止產(chǎn)生歧義。
4.落實(shí)與會人員。按照會議通知要求的時(shí)間，對與會人員逐一落實(shí)并做好登記，必要的進(jìn)行電話核查、督促，統(tǒng)計(jì)匯總后拉出請假人員名單，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會議性質(zhì)擬寫領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報(bào)請秘書長同意后，逐一進(jìn)行電話通知。內(nèi)容包括：會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送，確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會前半小時(shí)再對出席領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一次手機(jī)短信提醒。
6.預(yù)訂會議室。會議時(shí)間確定之后，要立即與會議場所聯(lián)系溝通，預(yù)訂會議室，并安排做好先期準(zhǔn)備工作。
7.編印會議須知。與會者通過會議通知得到召開會議的信息，但會議的有關(guān)安排、要求，需要通過會議須知來了解和掌握。大型會議活動需要編印會議須知，須知編排要求準(zhǔn)確、周密、合理、簡潔。內(nèi)容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時(shí)間、注意事項(xiàng)等。
8.制作會議證件。有些會議需要制作會議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會議主題，從易于識別、方便管理、利于安全的原則設(shè)計(jì)制作。
9.布置主席臺。主席臺是會場的重點(diǎn)和中心部位，是會議性質(zhì)、規(guī)格和氣氛的集中體現(xiàn)。主席臺的布置要從會議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。
10.制作會標(biāo)。會標(biāo)體現(xiàn)會議的主題，會標(biāo)制作一定要準(zhǔn)確無誤，并注意把握會標(biāo)的長度、字體與會場是否協(xié)調(diào)一致。某些法定會議，還需要懸掛黨徽。
11.檢查音響和燈光。根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴(yán)格落實(shí)“三檢查”：布置會場時(shí)檢查;會前半小時(shí)檢查;會前十分鐘檢查。某些法定會議播放《國歌》《國際歌》，要提前進(jìn)行演練并做好備份，確保萬無一失。檢查會場內(nèi)是否有燈泡損壞，如有損壞，提前進(jìn)行更換，有投影演示時(shí)需及時(shí)調(diào)節(jié)燈光。
12.編制座區(qū)圖，擺放座簽。根據(jù)統(tǒng)計(jì)整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和座簽要反復(fù)進(jìn)行核對，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯別字。
13.組織調(diào)度會議用車。大型會議活動，需要借用或租用車輛。要安排專人負(fù)責(zé)車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時(shí)要編排乘車分組，并對車輛進(jìn)行編號。
14.安排新聞報(bào)道。需要新聞報(bào)道的會議，要提前通知有關(guān)新聞單位，并要求其將記者名單報(bào)市委值班室，再按名單通知到具體人。
15.安排會場警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)。通知相關(guān)部門做好會場警衛(wèi)及交通疏導(dǎo)工作，防止會議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會議，由于到會車輛較多，要安排交警在會場附近進(jìn)行交通疏導(dǎo)。
16.電力保障。會前與供電部門溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時(shí)安排會議場所進(jìn)行內(nèi)部檢修。會議過程中還需安排專人值班，以便應(yīng)對突發(fā)情況。
二.會中服務(wù)
17.組織會議報(bào)到。會議報(bào)到是與會人員身份再確認(rèn)的過程，是與會人員領(lǐng)取會議證件、文件材料、辦理住會手續(xù)的必要環(huán)節(jié)。通過報(bào)到能及時(shí)使與會人員了解會議安排，掌握會議動態(tài)，同時(shí)也能使會議組織者及時(shí)知曉與會人員情況。會議報(bào)到工作要求熱情周到、迅速準(zhǔn)確、有條不紊。
18.分發(fā)會議材料。會議材料可以在會前通知各單位派人領(lǐng)取，也可以在會場簽到處一并發(fā)放，或是提前放置到與會人員桌上。要做到“三不”：即不錯一字;不漏一份;不掉一人。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，確保不出差錯。
19.與音響師對接。準(zhǔn)備一套會議材料，包括會議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調(diào)配。
20.會議值班。會議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會議的信息，協(xié)調(diào)處理會議期間各項(xiàng)工作和突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)等。安排一人在會場內(nèi)、一人在會場外值班，及時(shí)溝通情況，確保聯(lián)絡(luò)暢通。值班人員要時(shí)時(shí)將會議的實(shí)際進(jìn)展情況與會議議程進(jìn)行對比，掌握會議進(jìn)程。
21.會場服務(wù)。提醒工作人員定時(shí)供應(yīng)茶水，巡回檢查會場內(nèi)的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問題迅速補(bǔ)救。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報(bào)時(shí)，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對會議的影響。
22.維護(hù)會場秩序。會場秩序包括會場外秩序和會場內(nèi)秩序。會議召開時(shí)，在會議室門口安排專人值班，防止無關(guān)人員進(jìn)入會場，禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會場內(nèi)不遵守紀(jì)律的行為，予以提醒和制止，要注意做到言辭溫和有禮，態(tài)度嚴(yán)肅認(rèn)真，行動不慍不火。會議開始后安排專人到會場清點(diǎn)人數(shù)，對遲到、缺席者進(jìn)行登記。
三.會后總結(jié)
23.會議資料總結(jié)歸檔。會后將會議所有文件包括會議方案、會議通知、會議須知、會議簡報(bào)、會議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等收集起來，按順序裝訂成冊，以備查考。有些會議還要做好錄音、錄像資料的收集整理。根據(jù)保密原則，對需回收的會議材料要逐份清查回收。
24.召開分析總結(jié)會。分析總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，找出規(guī)律性的東西，以指導(dǎo)做好今后的會務(wù)工作。注意收集參會人員對會務(wù)工作的意見，虛心采納、整改提高。有的會議還應(yīng)寫出專門的總結(jié)，連同其他會議文件，一并歸檔。
【擬制會議籌備方案指南】相關(guān)文章：
會議籌備方案5篇03-16
會議籌備方案3篇03-16
會議籌備方案四篇07-20
會議籌備方案范文五篇03-17
會議籌備方案集合10篇03-17
會議籌備方案合集6篇03-17
【推薦】會議籌備方案四篇03-17
【精選】會議籌備方案四篇03-17
【精華】會議籌備方案3篇03-17
【熱門】會議籌備方案3篇07-21