學術研討會方案

　　接待組成員名單(組長、成員的姓名、聯(lián)系方式、具體負責事項等)

　　一、會議舉辦前

　　1、 月 日，根據會議要求和人數，預定參會代表會議期間的酒店。

　　2、 月 日，匯總參會代表信息(包括姓名、性別、職務、聯(lián)系方式等)，并確定參會代表到達酒店的交通方式及到站時間(機場、火車)。根據前來的參會代表的實際情況，專人、專車分批分時段按預計計劃接站。

　　3、 月 日，學術研討會會議室的選定(含會議室內燈光、音響、座位的布置、會議用品的準備等)，通常根據不同要求設主會場和分會場。

　　4、 月 日，確認用餐時間、菜單、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

　　5、 月 日，準備會議期間資料(含參會代表通訊錄，會議日程，會議期間天氣和溫度等溫馨指南，會議中所需文件資料)。在會期間做好會議安排的活動，每次活動的.信息提前發(fā)送給參會代表提醒及溫馨指南。

　　6、 月 日，確定會后參觀考查的路線及考察代表的食宿。

　　二、會議舉辦中

　　1、在酒店設立會議報到處，安排人員分別負責發(fā)放資料、協(xié)助酒店人員確認和分發(fā)房間，整理記錄有關信息。

　　安排人員負責把參會代表的行李送到房間。

　　2、做好領導和相關專家房間派送水果等會場的會務服務。在會場擺好濕巾、水果、礦泉水。

　　3、告知該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、旅游導游等安排)，同時做好旅游考察時攝像工作。

　　6、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作，最好能安排醫(yī)護人員處理突發(fā)病等緊急事件。

　　7、協(xié)調會議期間的交通工具的安排

　　(會議時間安排表及路線)。出發(fā)前必須發(fā)送信息提醒。

　　8、代辦會議代表返程及交通票務及其他委托代辦服務。按參會代表返程時間，分批分時段按計劃送站。

　　9、會議結束后把制作好的參會代表的通訊錄及光盤發(fā)放給每個代表。

　　議程安排：

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