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如何起草項(xiàng)目建議書
導(dǎo)語：下面為大家介紹如何起草項(xiàng)目建議書，歡迎閱讀。
項(xiàng)目經(jīng)理可能被要求為客戶提供一些建議書，一般指的是需求建議書(RFP)、報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書(Request For Quotation，RFQ)或信息邀請(qǐng)(Request For Information，RFI)。這通常是個(gè)很大的挑戰(zhàn)，主要是因?yàn)樵诮ㄗh書的起草過程中沒有足夠的時(shí)間和客戶溝通。這就很容易產(chǎn)生很多的假想而影響建議書的質(zhì)量，進(jìn)而影響未來項(xiàng)目。而我們的目標(biāo)是為了起草能夠獲勝的項(xiàng)目建議書，它是項(xiàng)目開始的基礎(chǔ)。成功的建議書應(yīng)該是認(rèn)真規(guī)劃和書寫的，要和實(shí)際情況緊密結(jié)合，具有競(jìng)爭(zhēng)力。
建議書可以是發(fā)給內(nèi)部或外部客戶的。無論其規(guī)模大小，任何建議書都離不開領(lǐng)導(dǎo)者和整個(gè)團(tuán)隊(duì)的努力。由于團(tuán)隊(duì)具有臨時(shí)性的特點(diǎn)，這就要求團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者能迅速集合并推動(dòng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)向前。向團(tuán)隊(duì)成員闡述建議書的起草要求及其對(duì)于公司的重要性。
建議書能向潛在的客戶展示你是如何實(shí)現(xiàn)他們的要求或需要的。要想利用建議書達(dá)成簽合同的目的，那就需要在建議書上下工夫。成功的建議書需要紀(jì)律。在建議書中最難做到的是恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)完成該項(xiàng)目的承諾。要請(qǐng)來相關(guān)領(lǐng)域最好的專家來起草建議書。負(fù)責(zé)起草建議書的領(lǐng)導(dǎo)要確保所有相關(guān)任務(wù)都有一個(gè)合格人員來撰寫部分建議。要為建議書安排一個(gè)時(shí)間表，以確保能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。這個(gè)時(shí)間表對(duì)于確保建議書能準(zhǔn)確送達(dá)客戶手中非常重要。根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，大多數(shù)時(shí)候，建議書起草團(tuán)隊(duì)成員往往會(huì)因?yàn)闀r(shí)間缺乏而覺得壓力非常大，這就為錯(cuò)誤和疏忽埋下了隱患。要安排好時(shí)間對(duì)建議書進(jìn)行校訂，以找出其中的紕漏。
我們建議采取以下策略來贏得合同。
(1)明白客戶的需要和要求。
(2)了解和分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的條件。
(3)分析自己公司所能給出的條件。
(4)作出能讓自己的建議書勝算最大的決策。
建議書的內(nèi)容
當(dāng)起草大型且較復(fù)雜的建議書時(shí)，一步一步慢慢做會(huì)更有成效。建議書通常要為客戶闡述以下三個(gè)方面的內(nèi)容。
— 你要做什么?
— 你將如何做到?
— 成本如何?
建議書的要素包括以下幾點(diǎn)。
— 執(zhí)行摘要。要突出建議書的重點(diǎn)，這就相當(dāng)于項(xiàng)目目標(biāo)陳述，闡述你在做什么、為什么這樣做、怎么做以及成本如何。
— 技術(shù)。具體描述要完成的工作及所需的程序步驟。
— 管理。管理好項(xiàng)目和有利于增加供貨商可信度的必要信息，這能表明你以前做過類似的項(xiàng)目。
— 報(bào)價(jià)。提出報(bào)價(jià)和條款。
根據(jù)項(xiàng)目的重要性，這些要素可以放在一個(gè)或多個(gè)文件里，技術(shù)、管理和報(bào)價(jià)各放在一個(gè)文件里，并附上概述和總結(jié)。
建議書技術(shù)部分
這部分要詳細(xì)闡述建議的內(nèi)容，通常包括以下內(nèi)容。
— 介紹。
— 問題陳述。
— 技術(shù)討論。
— 項(xiàng)目計(jì)劃。
— 任務(wù)分配。
— 總結(jié)。
— 附錄。
建議書管理部分
這部分詳細(xì)闡述項(xiàng)目是如何管理的，通常包括以下內(nèi)容。
— 介紹。
— 項(xiàng)目管理方案。
— 公司歷史。
— 管理信息。
— 過去的經(jīng)驗(yàn)。
— 設(shè)備。
— 總結(jié)。
建議書報(bào)價(jià)部分
這部分主要涉及項(xiàng)目成本和合同條款，通常包括以下內(nèi)容。
— 介紹。
— 報(bào)價(jià)一覽表。
— 支持性細(xì)節(jié)。
— 條款。
— 估價(jià)方法。
— 總結(jié)。
待解決問題
建議書最重要的一點(diǎn)是要知道并明白客戶想讓你解決的問題。如何闡述你對(duì)問題的理解以及你提出的解決問題的項(xiàng)目，這對(duì)于讓客戶相信你已經(jīng)完全理解了他們的需求并且接受你的建議而言至關(guān)重要。因而，你的闡述要基于事實(shí)、有說服力并且準(zhǔn)確。弄錯(cuò)了問題或給出了帶有主觀色彩的觀點(diǎn)，都不會(huì)讓客戶覺得你的建議是最好的。
問題和解決方案的描述通常包括以下幾點(diǎn)。
— 問題的本質(zhì)。
— 問題的背景。
— 最優(yōu)解決方案的特點(diǎn)。
— 備選的解決方案。
— 選定的解決方案。
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