需求建議書

　　1、什么是需求建議書

　　需求建議書是指從客戶角度出發(fā)，全面、詳細(xì)地向服務(wù)商陳述、表達(dá)為了滿足其已識(shí)別需求所應(yīng)做的準(zhǔn)備工作。

　　也就是說，需求建議書是客戶向服務(wù)商發(fā)出的用來說明如何滿足其已識(shí)別需求的建議書，是客戶與服務(wù)商建立正式聯(lián)系的第一份書面文件，又稱招標(biāo)書。需求建議書一般由客戶起草，主要描述客戶的需求、條件及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的具體要求。

　　一份完整的需求建議書主要包括滿足其需求的項(xiàng)目的工作自述、對(duì)項(xiàng)目的要求、期望的項(xiàng)目目標(biāo)、客戶供應(yīng)條款、付款方式、契約形式、項(xiàng)目時(shí)間、項(xiàng)目申請(qǐng)書的要求等。

　　好的需求建議書能讓服務(wù)商準(zhǔn)確把握客戶所期待的產(chǎn)品或服務(wù)。當(dāng)然，并非在所有情況下都需要準(zhǔn)備一份正式的需求建議書，當(dāng)某一企業(yè)的需求由內(nèi)部開發(fā)項(xiàng)目予以滿足時(shí)，這一過程似乎變得簡(jiǎn)單多了，此時(shí)更多需要的'是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時(shí)間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書上。

　　例如，某一軟件開發(fā)公司感到公司原來的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)日益增加的業(yè)務(wù)需要時(shí)，便可直接要求軟件開發(fā)小組進(jìn)行開發(fā)，這時(shí)只需口頭把相關(guān)的要求傳達(dá)給軟件開發(fā)小組即可。

　　2、需求建議書格式

　　寫建議書要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)肅對(duì)待，內(nèi)容要具體，語言要精練。

　　1.在第一行正中寫"建議書"三個(gè)字。

　　2.寫接受建議對(duì)方的名稱。

　　3.正文：(1)建議的原因或出發(fā)點(diǎn)，便于對(duì)方考慮。(2)建議的`具體事項(xiàng)。

　　4.表達(dá)建議者的愿望。

　　5.結(jié)尾寫表示敬意的話，如"此致敬禮"等語。

　　6.寫上建議者的名稱和寫建議書的日期。

　　3、需求建議書主要內(nèi)容

　　需求建議書一般包含以下主要內(nèi)容：

　　客戶必須搜集大量相關(guān)資料準(zhǔn)備需求建議書，因?yàn)镮T項(xiàng)目實(shí)施者需要按照RFP來準(zhǔn)備他們的項(xiàng)目技術(shù)方案，并以此參與競(jìng)標(biāo)。RFP中包括項(xiàng)目的目標(biāo)，也就是用戶的期望，也包括客戶要求項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃;對(duì)實(shí)施商申請(qǐng)書的表格和內(nèi)容的規(guī)定;客戶希望潛在的實(shí)施商提交投標(biāo)申請(qǐng)書的最后期限;評(píng)價(jià)申請(qǐng)書的標(biāo)準(zhǔn)等。一份好的RFP應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容。

　　1.工作表述

　　工作表述就是說明項(xiàng)目的工作范圍，概括客戶要求開發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行的任務(wù)或工作單元，說明項(xiàng)目所涉及的各種事情，哪些必須由開發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)去完成，哪些由客戶自己去做。例如，一個(gè)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的具體目標(biāo)。又如建設(shè)一個(gè)網(wǎng)站，所需設(shè)備的采購任務(wù)，是由客戶自己完成，還是由開發(fā)商去完成;企業(yè)網(wǎng)站上的頁面文字，是客戶自己撰寫，還是由開發(fā)商撰寫等。

　　2.任務(wù)要求

　　需求建議書必須要具體規(guī)定開發(fā)商需要完成任務(wù)的規(guī)格和特征，如要求涉及大小、數(shù)量、顏色、重量、速度和其他開發(fā)商提出的解決方案中，所必須滿足的物理參數(shù)和操作參數(shù)。例如，建立一個(gè)企業(yè)網(wǎng)站，可能要求在1 000人同時(shí)訪問的情況下不會(huì)產(chǎn)生堵塞的感覺，網(wǎng)站的瀏覽頁面不低于多少;建立一個(gè)自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)，可能要求每天能辦理12 000次交易的功能和其他特定的功能，如在開出了發(fā)票的30天內(nèi)沒有收到賬款，就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生催款通知。具體的任務(wù)要求，可能會(huì)成為將來的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.交付物

　　交付物就是開發(fā)商所提供的實(shí)體內(nèi)容，這在需求建議書中應(yīng)該說明。例如，對(duì)于自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)來說，客戶可能要求開發(fā)商提供硬件(計(jì)算機(jī))、軟件(磁盤和一些印刷品)、操作手冊(cè)和培訓(xùn)課程。交付物也可能包括客戶要求開發(fā)商提供定期進(jìn)度報(bào)告或終期報(bào)告。

　　4.客戶供應(yīng)條款

　　需求建議書還應(yīng)該列出客戶的供應(yīng)條款。例如，客戶需要建立一個(gè)網(wǎng)J站，可能需要向開發(fā)商提供企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)及各部門之間業(yè)務(wù)關(guān)系的詳]細(xì)說明，包括信息流程的類型、信息流量和發(fā)生頻率等。

　　5.表述客戶對(duì)需求的確認(rèn)

　　需求建議書不是對(duì)客戶需求的最后確認(rèn)。最后的確認(rèn)應(yīng)該在對(duì)開發(fā)商提出的方案進(jìn)行評(píng)估之后。例如印刷宣傳手冊(cè)，可能在開印之前要經(jīng)過客戶審定;局域網(wǎng)的建設(shè)，在購買材料和設(shè)備之前，客戶必須審定開發(fā)商的技術(shù)方案。這一點(diǎn)在需求建議書中必須向開發(fā)商說明。

　　6.期望的合同類型

　　(1)合同可以按固定價(jià)格訂立。這樣，開發(fā)商實(shí)際上就是費(fèi)用包干。客戶只給固定的價(jià)錢，不管開發(fā)商實(shí)際工作花費(fèi)多少。開發(fā)商必須保證功能的實(shí)現(xiàn)和質(zhì)量要求，超支的風(fēng)險(xiǎn)由開發(fā)商負(fù)擔(dān)。

　　(2)合同也可以規(guī)定開發(fā)商不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，即在時(shí)間、原材料限制的條件下，不論實(shí)際成本多少，都會(huì)給開發(fā)商特定的報(bào)酬，也就是所謂包工不包料。在我國現(xiàn)階段的條件下，由于質(zhì)量檢驗(yàn)和資信度水平不高，這種合同比]較普遍。在需求建議書中，最好說明客戶是希望采用那種類型的合同。

　　7.期望的付款方式

　　付款方式可以分為一次性付款和分階段付款;在開始前付款和結(jié)束后付款。一般依項(xiàng)目的性質(zhì)來定付款方式。如網(wǎng)頁制作，往往在項(xiàng)目末期付款;而架設(shè)局域網(wǎng)，一般在方案確認(rèn)后，付款30%以便開發(fā)商采購，工程結(jié)束驗(yàn)收后付滿90%，留10%等到使用一段時(shí)間以后確認(rèn)無問題時(shí)付清。具體付款方式需要合同雙方協(xié)商，但在需求建議書中，客戶應(yīng)該先提出自己的期望付款方式。

　　8.要求的進(jìn)度計(jì)劃

　　進(jìn)度計(jì)劃的要求可能很粗，如要求在6個(gè)月內(nèi)完成;也可以詳細(xì)一些，如多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成方案設(shè)計(jì)和審定，多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成硬件選購與安裝，多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成軟件研制、測(cè)試與安裝，最后開發(fā)商在系統(tǒng)安裝調(diào)試后，在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)提交所有的系統(tǒng)文件和操作培訓(xùn)。

　　9.申請(qǐng)書的格式和內(nèi)容提示

　　為了便于在幾個(gè)開發(fā)商之間進(jìn)行比較和評(píng)價(jià)，申請(qǐng)書應(yīng)該在形式上采取同一個(gè)格式，內(nèi)容的結(jié)構(gòu)也應(yīng)該一致。這樣對(duì)不同的申請(qǐng)者來說比較公平，也能減輕客戶在評(píng)審時(shí)的工作量�？蛻粼谛枨蠼ㄗh書中可以限定申請(qǐng)書的每一部分采用的文字?jǐn)?shù)量或頁數(shù)。

　　10.提交申請(qǐng)書的最后期限

　　申請(qǐng)書受理的截止日期是必須要交代清楚的。例如，要求開發(fā)商在接到需求建議書后多少個(gè)工作口之內(nèi)(如l周之內(nèi)、1個(gè)月之內(nèi)等)提交申請(qǐng)書，或大家一律在某月某日之前提交申請(qǐng)書。這樣做的目的是便于同時(shí)對(duì)眾多的申請(qǐng)者進(jìn)行比較、評(píng)估，也是為了保持公正，不給某些開發(fā)商以額外的時(shí)間和機(jī)會(huì)。

　　11.對(duì)申請(qǐng)書的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

　　要告訴開發(fā)商客戶將根據(jù)哪些準(zhǔn)則來評(píng)價(jià)他提交的申請(qǐng)書。這樣做的目的，是指導(dǎo)開發(fā)商寫好申請(qǐng)書。一般評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)包括4個(gè)方面的'內(nèi)容：

　　(1)開發(fā)商在類似項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn)。如他們近期是否在預(yù)算內(nèi)按期完成了類似的項(xiàng)目，客戶對(duì)他們是否滿意?

　　(2)開發(fā)商提出的技術(shù)方案是否合適。如采用哪種類型的計(jì)算機(jī)軟件?數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)、方法是什么?用來建立管理信息系統(tǒng)的是哪種語言?采用哪些供應(yīng)商的設(shè)備?等等。

　　(3)進(jìn)度計(jì)劃。開發(fā)商是否能按照所要求的進(jìn)度完成項(xiàng)目計(jì)劃?

　　(4)成本。如開發(fā)商的報(bào)價(jià)是否合理?成本預(yù)算中有無漏算的條款?將來在執(zhí)行時(shí)有沒有可能出現(xiàn)超支，或有無可能因過于節(jié)約而導(dǎo)致質(zhì)量不能保證?有的申請(qǐng)人為了爭(zhēng)取合同，在報(bào)價(jià)上壓低成本，到了執(zhí)行階段，或偷工減料，或增加成本，結(jié)果導(dǎo)致所建系統(tǒng)的缺陷很多，或使最終成本大大超出原始的估算。對(duì)此需要引起注意。

　　12.資金總量

　　開發(fā)商總是希望了解客戶有多少資金可以用于發(fā)展擬議中的真T項(xiàng)目，但客戶在需求建議書中，往往不愿意透露這個(gè)信息。其實(shí)，客戶暗示大約的數(shù)字，告訴開發(fā)商他打算花多少錢來辦這件事是有好處的，這樣可以使開發(fā)商能夠提交與資金水平相適應(yīng)的申請(qǐng)書，提高在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的工作效率。

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