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批復(fù)的注意事項(xiàng)
批復(fù)是具有通知和指示的性質(zhì)的回復(fù)，一般用于上級(jí)對(duì)下級(jí)的回復(fù)，那么批復(fù)有什么注意事項(xiàng)嗎?下面是小編特地為大家整理的關(guān)于批復(fù)的注意事項(xiàng)，希望對(duì)大家有幫助。
批復(fù)的注意事項(xiàng)
【批復(fù)的寫(xiě)法】
1.標(biāo)題
批復(fù)由于具有通知和指示的性質(zhì)，所以其標(biāo)題(除非發(fā)文機(jī)關(guān)名稱較長(zhǎng)可以不寫(xiě)以外)一般都是規(guī)范的“三要素”寫(xiě)法，即由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。
2.主送機(jī)關(guān)
批復(fù)的主送機(jī)關(guān)同請(qǐng)示一樣只有一個(gè)，而且與請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)互為相反，即只寫(xiě)請(qǐng)示的機(jī)關(guān)名稱。
3.正文
批復(fù)的正文一般都很簡(jiǎn)短，一般由批復(fù)對(duì)象、批復(fù)內(nèi)容和批復(fù)結(jié)語(yǔ)三部分組成。
(1)批復(fù)對(duì)象是指批復(fù)所針對(duì)的請(qǐng)示事項(xiàng)，也是向受文單位告知情況。批復(fù)對(duì)象作為正文的開(kāi)頭語(yǔ)，必須在正文開(kāi)頭引述來(lái)文的標(biāo)題和文號(hào)。其表達(dá)形式是：“你單位《關(guān)于XXX請(qǐng)示》(發(fā)文字號(hào))收悉”。
(2)批復(fù)內(nèi)容，即對(duì)請(qǐng)示來(lái)文所做的答復(fù)或具體指示，是批復(fù)的主要部分。批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門(mén)，起草時(shí)應(yīng)同有關(guān)部門(mén)商量或會(huì)簽，取得一致意見(jiàn)后方可答復(fù)，但不能相互推諉或推卸責(zé)任。批復(fù)內(nèi)容一般也應(yīng)一文一事，應(yīng)緊扣請(qǐng)示事項(xiàng)給予明確答復(fù)。
(3)批復(fù)結(jié)語(yǔ)。批復(fù)有時(shí)在正文文末寫(xiě)上“此批”或“此復(fù)”等詞語(yǔ)。
【注意事項(xiàng)】
寫(xiě)作批復(fù)時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：
1.針對(duì)性要強(qiáng)
批復(fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示行文的，批復(fù)事項(xiàng)必須緊扣請(qǐng)示的事項(xiàng)，有問(wèn)有答，回復(fù)清楚，不能答非所問(wèn)。
2.觀點(diǎn)要明確
對(duì)請(qǐng)示中所要求答復(fù)的問(wèn)題都要有所交代，不能回避某些問(wèn)題、不予作答或含糊其辭。
3.表達(dá)要準(zhǔn)確
對(duì)部分同意請(qǐng)示或完全不同意請(qǐng)示的批復(fù)，在引述來(lái)文、表明態(tài)度之后，還需要有說(shuō)理分析，說(shuō)理要力求簡(jiǎn)潔，分析不要求詳盡，點(diǎn)到為止即可。文字表達(dá)要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要，措辭嚴(yán)密，用語(yǔ)準(zhǔn)確，以免產(chǎn)生歧義和疏漏，影響工作。
4.批復(fù)應(yīng)講究時(shí)效，及時(shí)作出答復(fù)，以免影響工作。
批復(fù)的特點(diǎn)
1．針對(duì)性：針對(duì)“請(qǐng)示”這一文種，針對(duì)請(qǐng)示的機(jī)關(guān)，針對(duì)請(qǐng)示的問(wèn)題。
2．指導(dǎo)性：批復(fù)針對(duì)請(qǐng)示表態(tài)或發(fā)表意見(jiàn)，對(duì)下級(jí)的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級(jí)不能違背上級(jí)的批復(fù)。
批復(fù)的分類
針對(duì)請(qǐng)示的內(nèi)容主要是請(qǐng)求批準(zhǔn)和請(qǐng)示幫助兩個(gè)方面，批復(fù)可分為兩類：
1．表態(tài)性批復(fù)，主要是答復(fù)請(qǐng)求批準(zhǔn)類的請(qǐng)示，或同意，或不同意。同意的不必說(shuō)理由，不同意的一般略說(shuō)理由。
2．指示性批復(fù)，針對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的事項(xiàng)或提出的問(wèn)題，提出處理意見(jiàn)，帶有指導(dǎo)下級(jí)工作的性質(zhì)。
批復(fù)的寫(xiě)作格式和注意事項(xiàng)
批復(fù)的格式與寫(xiě)法如下：批復(fù)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款構(gòu)成。
1．標(biāo)題最常用的寫(xiě)法是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成。在事由中一般將下級(jí)機(jī)關(guān)及請(qǐng)示的事由和問(wèn)題寫(xiě)進(jìn)去；還有一種完全式的標(biāo)題是發(fā)文機(jī)關(guān)、表態(tài)詞、請(qǐng)示事項(xiàng)、文種，這種也比較簡(jiǎn)明、全面和常用。
主送機(jī)關(guān)一般只有一個(gè)，是報(bào)送請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)。批復(fù)不能越級(jí)行文，當(dāng)所請(qǐng)示的機(jī)關(guān)不能答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的問(wèn)題而需要向更上一級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)報(bào)“請(qǐng)示“時(shí)，更上一級(jí)機(jī)關(guān)所作批復(fù)的主機(jī)關(guān)不應(yīng)是原請(qǐng)示機(jī)關(guān)，而是“轉(zhuǎn)報(bào)機(jī)關(guān)“。如果批復(fù)的內(nèi)容同時(shí)涉及其它的機(jī)關(guān)和單位，則要采用抄送的形式送達(dá)。
2．正文
包括批復(fù)引語(yǔ)、批復(fù)意見(jiàn)和批復(fù)要求三部分。批復(fù)引語(yǔ)要點(diǎn)出批復(fù)對(duì)象，一般稱收到某文，或某文收悉。要寫(xiě)明是對(duì)于哪件事情的請(qǐng)示的答復(fù)，時(shí)間和文號(hào)可省略。批復(fù)意見(jiàn)是針對(duì)請(qǐng)示中提出的問(wèn)題所作的答復(fù)和指示，意思要明確，語(yǔ)氣要適當(dāng)。
批復(fù)要求，是從上級(jí)機(jī)關(guān)的角度提出的一些補(bǔ)充性意見(jiàn)，或是表明希望、提出號(hào)召。如果同意，可寫(xiě)要求；不同意，亦可提供其他解決辦法。
3．落款
應(yīng)寫(xiě)在批復(fù)正文右下方，注明成文日期并加蓋公章，成文日期用漢字，要標(biāo)全年月日。
需要注意，批復(fù)寫(xiě)作有以下要求：1．要先回應(yīng)后批復(fù)；2．態(tài)度要鮮明，措辭要明確；3．要及時(shí)批復(fù)
批復(fù)同復(fù)函的異同：
復(fù)函即答復(fù)性函，是專為答復(fù)問(wèn)題而制發(fā)的函。批復(fù)同復(fù)函雖然都屬于回復(fù)性公文，但畢竟是完全不同的兩個(gè)文種。二者的區(qū)別主要體現(xiàn)在兩方面：
一是行文方向有所不同。批復(fù)的行文方向單一，均為上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)的下行文;而復(fù)函的行文方向靈活，它通常是同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間使用的平行文，有時(shí)則是下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給上級(jí)機(jī)關(guān)的上行文或上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)的下行文。
二是重要程度有所不同。批復(fù)往往用于答復(fù)比較重要的事項(xiàng)，而復(fù)函則可用于答復(fù)一般性問(wèn)題。
批復(fù)主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
權(quán)威性。批復(fù)發(fā)自領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，是領(lǐng)導(dǎo)意愿和領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的具體表現(xiàn)。因此，請(qǐng)示一經(jīng)批復(fù)，對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的下級(jí)機(jī)關(guān)就具有直接的行政約束力，下級(jí)機(jī)關(guān)就必須遵照批復(fù)的意見(jiàn)貫徹執(zhí)行。
針對(duì)性。批復(fù)必須針對(duì)請(qǐng)示機(jī)關(guān)行文，而且要針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)而發(fā)。下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示什么事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)就批復(fù)什么事項(xiàng)，不得涉及請(qǐng)示事項(xiàng)以外的內(nèi)容。因此批復(fù)具有很強(qiáng)的針對(duì)性。
鮮明性。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)于所批復(fù)的閩題，無(wú)淪是同意與否，都必須態(tài)度明朗，理由充分，絕不能似是而非，模棱兩可。
批復(fù)的種類
根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的不問(wèn)，批復(fù)可以分為以下兩種：
◇指示性批復(fù)
這種批復(fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示而發(fā)的，而且其內(nèi)容又多是對(duì)涉及方針、政策性問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)的。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于天津市放開(kāi)糧食價(jià)格有關(guān)問(wèn)題的批復(fù)》。
◇審批性批復(fù)
這種批復(fù)主要針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的公務(wù)事宜，經(jīng)審核后所作的決斷性答復(fù)。如《××市機(jī)械工業(yè)管理局<關(guān)于××重型汽車(chē)制造廠與××工程機(jī)械鍛件廠合并的批復(fù)>》。批復(fù)的寫(xiě)作模式
批復(fù)的結(jié)構(gòu)與一般公文大同小異，也是由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等部分構(gòu)成。
◇標(biāo)題
批復(fù)的標(biāo)題有多種構(gòu)成形式。
第一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)、批復(fù)事項(xiàng)、行文對(duì)象和文種構(gòu)成。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于同意安徽省設(shè)立滁州市、巢湖市給安徽省人民政府的批復(fù)》。
第二種是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成。如《××市第一商業(yè)局關(guān)于虹口路倉(cāng)庫(kù)擴(kuò)建設(shè)計(jì)的批復(fù)》。
第三種是由事由和文種構(gòu)成。如《關(guān)于成立五臺(tái)山風(fēng)景名勝區(qū)人民政府的批復(fù)》。
第四種是由發(fā)文機(jī)關(guān)加原件標(biāo)題和文種構(gòu)成。如《××市人民政府<關(guān)于做好接受?chē)?guó)家開(kāi)發(fā)辦驗(yàn)收我市農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)項(xiàng)目準(zhǔn)備工作的請(qǐng)示)的批復(fù)》。
◇發(fā)文字號(hào)
批復(fù)的發(fā)文字號(hào)與一般公文的發(fā)文字號(hào)稍有不同。即高層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)，文號(hào)中除要求機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)齊全外，還須在年份前加文種簡(jiǎn)稱“批"字，如民政部的批復(fù)，其發(fā)文字號(hào)往往用“民行批[199 ×]×號(hào)”。而國(guó)務(wù)院批復(fù)的發(fā)文字號(hào)一般為“國(guó)函[1 99 ×]×號(hào)”。其他領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)文號(hào)則與一般公文的文號(hào)相同
◇主送機(jī)關(guān)
批復(fù)的主送機(jī)關(guān)即是原呈報(bào)請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)。因批復(fù)的針對(duì)性極強(qiáng)，所以批復(fù)的主送機(jī)關(guān)般只能寫(xiě)一個(gè)。批復(fù)內(nèi)容如果對(duì)其他下級(jí)機(jī)關(guān)也有指導(dǎo)意義，可以采用抄送方式處理。
◇正文
批復(fù)的正文一般由引語(yǔ)、主文和結(jié)語(yǔ)三部分組成。
引語(yǔ)，即開(kāi)頭引述來(lái)文，作為批復(fù)的緣由部分。引述來(lái)文時(shí)要寫(xiě)明來(lái)文的日期、標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)或內(nèi)容要點(diǎn)，以交代批復(fù)的依據(jù)。如“×年×月×日《關(guān)于xxxxx的請(qǐng)示》(×政[199×]×號(hào))收悉"，或“×年×月×日關(guān)于……問(wèn)題的請(qǐng)示收悉”o引述來(lái)文后，再用“現(xiàn)批復(fù)如下"或“現(xiàn)對(duì)××問(wèn)題批復(fù)如下"等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)人主文 .
主文部分是批復(fù)的主體內(nèi)容，要求針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)表示明確的態(tài)度和意見(jiàn)。是同意，還是不同意，還是不完全同意，都要明確表態(tài)，不容含糊。如果同意，可以不寫(xiě)同意理由，但必要時(shí)可給予一定指示。如果不同意，則需講明不同意的理由和根據(jù)，并且要作出應(yīng)該如何處理的指示。如果不完全同意，則應(yīng)先說(shuō)同意部分，再講清不同意部分及其原因。批復(fù)主體內(nèi)容部分的結(jié)構(gòu)，可根據(jù)內(nèi)容多寡的不同進(jìn)行安排。如果內(nèi)容單一，可采用篇段合一的結(jié)構(gòu)形式;如果內(nèi)容較多，可采取分條列項(xiàng)的結(jié)構(gòu)形式。不管采用何種結(jié)構(gòu)形式，批復(fù)的內(nèi)容均應(yīng)針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)準(zhǔn)確答復(fù)，明確表態(tài)，而且要語(yǔ)氣肯定，直截了當(dāng)。
結(jié)語(yǔ)是批復(fù)正文的結(jié)尾部分。其結(jié)尾形式，有的用“特此批復(fù)"或“此復(fù)”等慣用語(yǔ)作結(jié);有的則用簡(jiǎn)潔的文字提出希望和要求，給請(qǐng)示機(jī)關(guān)執(zhí)行批復(fù)意見(jiàn)明方向;有的則在批復(fù)意見(jiàn)陳述完畢即自然結(jié)束，即俗稱“禿尾"。行文實(shí)踐中，這種“禿尾”形式因簡(jiǎn)潔洗練，不拖泥帶水，所以它的使用頻率越來(lái)越高。
◇落款
寫(xiě)法與其他公文相同，即在文尾處署上批復(fù)機(jī)關(guān)名稱及發(fā)文日期。如果標(biāo)題中已經(jīng)出現(xiàn)批復(fù)機(jī)關(guān)，文尾則只須注明年、月、日期，并加蓋印章。
此外，有的批復(fù)除原件外，可能還帶有附件。若有附件，可在正文結(jié)束后、落款之前注明附件名稱和份數(shù)。
寫(xiě)好批復(fù)的秘訣
☆批復(fù)要注意行文的針對(duì)性。批復(fù)的針對(duì)性極強(qiáng)，應(yīng)堅(jiān)持“一請(qǐng)示，一批復(fù)"的原則，即下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示什么事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)就批復(fù)什么事項(xiàng)。而且要在批復(fù)之前認(rèn)真核實(shí)請(qǐng)示緣由的真實(shí)性，仔細(xì)研究請(qǐng)示所提意見(jiàn)的可行性，然后再根據(jù)有關(guān)方針、政策和實(shí)際情況，有針對(duì)性地提出批復(fù)意見(jiàn) 。
☆批復(fù)意見(jiàn)必須觀點(diǎn)明確，態(tài)度明朗。切忌含糊其辭，模棱兩可，以免下級(jí)無(wú)所適從。
☆批復(fù)要迅速及時(shí)。批復(fù)應(yīng)根據(jù)請(qǐng)示事項(xiàng)的不同果斷決策。盡快表態(tài)，并及時(shí)成文下發(fā)，以免貽誤工作。
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