批復(fù)與函寫作要求
大家都了解批復(fù)與函如何寫了嗎?下面是小編特地為大家整理收集的批復(fù)與函寫作要求，歡迎大家閱讀與參考。
批復(fù)與函寫作要求
批復(fù)
(一)批復(fù)及其適用范圍
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“答復(fù)請示事項，用‘批復(fù)’”。這一規(guī)定表明了以下兩個特點：第一，批復(fù)是上級機關(guān)對下級機關(guān)行文，不用于平行或不相隸屬機關(guān)之間;第二，批復(fù)是針對下級機關(guān)的請示事項給予具體答復(fù)的指示性公文，具有明確的針對性與指示性。例如中國煙草總公司、國家物價局《關(guān)于調(diào)整貴州省青、黃烤煙收購價格的批復(fù)》就是針對貴州省物價局、貴州省煙草公司關(guān)于調(diào)整該省烤煙收購價格的請示事項而發(fā)的。
在實際運用中，常見將批示與批復(fù)混淆，或以領(lǐng)導(dǎo)批示代批復(fù)的現(xiàn)象。
批示與批復(fù)有以下幾點區(qū)別：
�、倥鷱�(fù)是國務(wù)院規(guī)定的10類15種公文之一，而批示不是正式公文，僅僅是書面意見。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的精神可擬定指示、批復(fù)、決定等指定性公文;
�、谂鷱�(fù)是針對下級機關(guān)的請示而發(fā)。批示適用面較寬，除請示外，還可對報告、通報等公文以及總結(jié)、調(diào)查報告等事務(wù)文書做批示;
�、叟鷱�(fù)答復(fù)面窄，只限于原請示機關(guān);批示答復(fù)面寬，除主送原請示機關(guān)外，還可轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位參照執(zhí)行。
(二)批復(fù)的寫作要求
1.標(biāo)題。批復(fù)的標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、公文種類三部份組成。事由要明確表示出批復(fù)的針對性。以便收文機關(guān)(即原請示的發(fā)文機關(guān))一目了然是針對他的答復(fù)、指示，而不致貽誤工作。例如《國務(wù)院關(guān)于將輕工業(yè)部煙草專賣局改為國家煙草專賣局的批復(fù)》，又如《商業(yè)部關(guān)于毛竹經(jīng)營分工問題給四川省供銷社的批復(fù)》，不僅批復(fù)的事由十分明確，而且標(biāo)題里明確寫出受文單位。這一點不同于其它公文標(biāo)題。
2.引述來文的格式與要求。批復(fù)的開頭都要引述來文，以使受文單位知道，這份批復(fù)是針對自己的哪一份請示而發(fā)來的。引述來文有時比較簡略，可以只引述來文文號，也可引述來文中提出的問題要點，又可兩者俱全。有時來文請示的問題比較復(fù)雜，難以一言蔽之，則引述來文就要詳細一些，經(jīng)過歸納、概括，簡要復(fù)述來文主要內(nèi)容。如果這樣仍不能表達盡原請示之意，則可以只引文號，而將來文附于“批復(fù)”之后。總之，引述來文的原則是闡明原來文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)批復(fù)的針對性，鮮明性。
3.批復(fù)意見要具有針對性、明確性和單一性。引述來文之后，要表明態(tài)度，根據(jù)黨和政府的政策、法令及實際情況，對請示的問題做出有針對性的答復(fù)，同意、不同意、或部份同意。有的還要對答復(fù)意見略加說明，申明理由或依據(jù)，以使下級機關(guān)更好地理解上級機關(guān)的意圖。答復(fù)的意見要單一，請示什么答復(fù)什么，不要連帶其它無關(guān)或關(guān)系不大的事。答復(fù)的語言要明確、肯定、周嚴(yán)，力避冗長、累贅。
4.結(jié)尾。批復(fù)的結(jié)尾有的用簡潔的文字提出希望或要求，有的僅簡單表明態(tài)度，用“批復(fù)”、“特此批復(fù)”等語收柬全文。
批復(fù)語言要求言簡意賅，結(jié)尾如提出希望要求，也要高度凝煉，體現(xiàn)很強的針對性。
在日常運用中，批復(fù)多用于對一些具體工作請示的答復(fù)。如《國務(wù)院關(guān)于北京市建設(shè)總體規(guī)劃方案的批復(fù)》，《國務(wù)院關(guān)于××省設(shè)立××自治縣的批復(fù)》、《××省人民政府關(guān)于×市在企業(yè)中試行浮動工資制度請示的批復(fù)》等。因此，答復(fù)要及時，不要推批，造成公文旅行。批復(fù)的措詞要莊重、準(zhǔn)確，不要用一些象征性的語言。即使不同意，甚至反對，也要措辭恰當(dāng)，語勢得體。
函
(一)函及其適用范圍
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用‘函’”。函，即信，是機關(guān)之間聯(lián)系、商洽工作的公用信件。這種公用信件由于用途不同，又分為公函和便函兩大類。用來商洽、詢問、答復(fù)一般工作事項的，稱為公函。公函屬于國家規(guī)定的正式公文，用以處理某些事務(wù)性事項。我們所說的函系指公函。
函是運用廣泛、使用靈活方便的文種。首先，函無論對上級、對下屬，還是平行機關(guān)、不相隸屬單位都適用，而其它文種則要考慮行文關(guān)系，區(qū)分上行文、平行文、下行文。其次，函不受公文規(guī)格的嚴(yán)格限制，行文比較靈活多樣。但在實際運用中，由于對函的作用和寫作缺乏足夠的了解，在公文中較少用函，不少可以而且應(yīng)該用函的卻用報告代之。例如某建筑部門因蓋高樓訂購電梯，本來只要發(fā)一份函即可，卻用了《關(guān)于申請訂購高層綜合辦公樓電梯的報告》。又如某小學(xué)校門口有個公交車站，由于車輛擁擠，嚴(yán)重影響了小學(xué)生進出學(xué)校的安全。學(xué)校決定與公交公司交涉，寫了一份《關(guān)于要求公交站臺移位保障師生安全的報告》。而公交公司即向?qū)W校發(fā)出了《關(guān)于對要求站臺移位保障師生安全的報告的批復(fù)》。兩個不相隸屬單位，如此行文，造成笑話。此外，有些本該用函的，卻不恰當(dāng)?shù)赜昧送ㄖ�、請示的事例也屢見不鮮。
那么，函的使用范圍有哪些呢?
1.互相商洽工作，多用于平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間。例如財政部給輕工業(yè)部的《關(guān)于國家儲備上、中等烤煙所需資金和貸款利息問題的函》，針對1982年烤煙超收，由國家儲備500萬擔(dān)上、中等烤煙所需資金和貸款利息問題，提出了幾點意見。
2.詢問情況或征詢意見，上下級之間催辦工作事宜。如某市紀(jì)委向所轄區(qū)紀(jì)委查詢某一走私案件或問題，可以發(fā)函。區(qū)紀(jì)委接到這個函件，可用函回復(fù)對方，也可用報告回復(fù)。一般來說，比較簡單的、一般性的問題用函回復(fù);涉及內(nèi)容比較重要，人物情節(jié)比較復(fù)雜的問題，以報告回復(fù)為好。
平級間的詢問往往與聯(lián)系或商洽工作交織在一起。
3.請示一般較小的工作事項。函具有與請示類似的“向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)”的作用(請示的規(guī)定是“向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”)。國務(wù)院沒有對兩者做嚴(yán)格的限定。一般來說函不具有指揮或指示作用，該用請示、報告的還應(yīng)當(dāng)用請示、報告。函所“請求批準(zhǔn)”的問題，往往是具體工作中不甚主要不甚復(fù)雜的問題。例如某省人民政府向國務(wù)院請示縣以上各級人民政府懸掛國徽的'問題;某學(xué)院向上級主管部門申請加入某學(xué)會等，均用函件。
4.答復(fù)問題。處理詢問函，一般用函回復(fù)。但對于上級機關(guān)的詢問，多用“報告”答復(fù)。例如財政部《關(guān)于煙草專賣許可證收費問題的復(fù)函》即是對中國煙草總公司(1983)煙專字316號函的回復(fù);國家煙草專賣局《關(guān)于四川省名晾(曬)煙有關(guān)問題的函》是針對四川省廣安縣物價局詢問該縣毛柳煙是否屬專賣管理范圍的函而發(fā)的。
5.對其它事務(wù)，如對原發(fā)文件有小的更正、補充等。
(二)函的性質(zhì)特點
1.函的使用比較廣泛、靈活。從行文方式、等級、內(nèi)容上看，凡不宜于或不必要使用其它固定公文種類的事宜，都可以采用“函”的形式。例如，詢問、答復(fù)某些工作事項，使用“批復(fù)”沒有必要，使用“通知”也不恰當(dāng)，就可以使用“函”。又如修改補充原發(fā)文件內(nèi)容，在國家規(guī)定的其它正式公文里，找不出較為適宜的行文樣式，只有用“函”比較恰當(dāng)。函的靈活性使它的適用范圍非常廣泛。它可以起其它公文的作用，如詢問答復(fù)問題就有類似于請示、批復(fù)、通知的作用;又可以起其它公文不能起的，處理一般工作事務(wù)的作用。
2.具有指導(dǎo)和商洽的特色。函雖然是法定的公文，與其它公文有共同的格式要求，但實際上其等級較低，不具有指示作用。即便上級對下級的函件也沒有其它公文那樣強的指令性和行政約束力。它較多地表現(xiàn)出指導(dǎo)性和商洽性。因此，重大事項、嚴(yán)肅的問題一般不使用函的方式行文。
(三)函的寫作要求
1.函的寫作格式基本和書信一樣，作為公文，其文體格式與其它公文相同。要有標(biāo)題、發(fā)文字號、主送機關(guān)等一系列格式要求。
2.函的內(nèi)容必須單一、集中，不能象個人書信那樣無所不談。對于詢問、商洽工作的函要有問有答，有的放矢。
3.函的正文沒有固定格式。一般的函件以陳述為主，應(yīng)直敘其事，表明意見。工作事宜、問題較復(fù)雜的，可以先寫緣由，后敘過程，最后做結(jié)論。
4.函的語言應(yīng)該簡明扼要。敘事要簡潔，表達意見要直接。無論詢問、答復(fù)、商洽，不必寒喧、客套，尤其不要空發(fā)議論，篇幅要盡量短小。
5.語氣要得體。發(fā)函都是有求于對方，詢問、商洽工作，請求上級批準(zhǔn)都要求對方協(xié)助、回答。因此，函的口氣要懇切。即使上級機關(guān)給下級機關(guān)發(fā)函，也要用平等的商量的口氣，使對方樂于幫助，樂于回答。
函的結(jié)尾，可選用“此復(fù)”“即請函復(fù)”、“特此函達”等詞語，不宜用“此致革命敬禮”“順致敬禮”等一般信件祝頌語做結(jié)尾。
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