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工作職責和工作流程
工作職責和工作流程1
企業(yè)為了加強自身的價值鏈管理、優(yōu)化組織結構和業(yè)務流程、降低組織和經(jīng)營成本、增強企業(yè)的競爭力，必須把職能相近的業(yè)務和工作分類整合，合理設立部門，以期更好地實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的發(fā)展目標。在劃分部門的過程中，部門職責設計系統(tǒng)地描述部門工作范圍、工作內容以及工作責任，是十分重要的環(huán)節(jié)。為了確保設計的質量，本文引入PDCA循環(huán)理論，探析部門職責設計的另一思路。
一、部門職責設計是企業(yè)制度建設的重要內容
制度是企業(yè)目標在工作規(guī)范上的具體體現(xiàn)，企業(yè)制定、完善各項制度，引導職工日常工作規(guī)范，約束職工個體工作行為，明確職工遵守或者違反規(guī)定的獎勵懲罰措施，保障企業(yè)各項措施執(zhí)行的政令暢通，對企業(yè)發(fā)展起著決定性的作用。但制度只是提供了一個工作規(guī)范的平臺，制度的作用發(fā)揮更依賴于其被有效的貫徹執(zhí)行。作為制度規(guī)定的執(zhí)行者，職工是真正制約制度作用的關鍵因素，是制度作用發(fā)揮的核心。因此，制度化管理還須和人性化管理結合起來才能發(fā)揮其真正的作用。在制度建設中考慮人性管理的因素，在制度上體現(xiàn)一定的措施來調動職工的情緒資本，才有可能真正提高廣大職工的積極性，才有可能由監(jiān)督機制朝管理機制轉變。這是企業(yè)領導層重視職工個體主動性的體現(xiàn)，是職工個體心理由被動工作向主動思考的轉變，是制度被真正有效執(zhí)行的前提，是企業(yè)文化建設的―個重要組成內容。
二、部門職責設計的主要內容
部門職責設計一般要從分析企業(yè)戰(zhàn)略開始著手。企業(yè)戰(zhàn)略是企業(yè)為了生存和發(fā)展的需要，設立遠景目標并對實現(xiàn)目標的軌跡進行總體性、指導性謀劃，努力形成自身核心競爭力的過程。企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)需要匹配的組織結構作為支撐，即科學合理地劃分部門和設置崗位，界定不同部門之間的相互關系，明確各崗位職責和權利。因此，部門職責設計是組織結構的重要組成部分。
職責設計主要包含職位和責任兩方面的`內容。劃分部門職責的目的是為了保障企業(yè)的運作順暢，使企業(yè)運作高效，能夠更好地實現(xiàn)企業(yè)目標戰(zhàn)略。同時，要盡力保證部門職責沒有缺失、重合。
三、基于PDCA循環(huán)原理的部門職責設計思路
為了確定各個部門的職責，首先要確定各個部門的主要業(yè)務模塊工作。界定部門模塊功能必須首先對企業(yè)戰(zhàn)略進行分解，因為只有這樣才能夠明確各部門的具體職責，從而讓各個部門真正能夠支撐起企業(yè)戰(zhàn)略的需求。每一項工作目標的實現(xiàn)都是一個從輸入到輸出的過程，這個過程就是其業(yè)務工作流程。業(yè)務流程可分為主要業(yè)務流程和輔助業(yè)務流程兩方面的內容，其中主要業(yè)務流程確保價值增值，輔助業(yè)務流程服務于價值增值過程。企業(yè)主要業(yè)務活動其實就是主要價值活動流程，即企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)的主要活動過程；支持輔助企業(yè)主要目標實現(xiàn)的流程就是企業(yè)的輔助業(yè)務流程，即支持保障流程，如人力資源流程、財務流程、行政管理流程、后勤服務流程等。
依據(jù)企業(yè)的主要業(yè)務流程設置內部所需部門，而由部門功能分解確定出部門的主要職責，主要業(yè)務流程各個節(jié)點的功能其實就是各部門的主要職責。依據(jù)這個符合人們思維習慣的層次關系，可建立一個有利于企業(yè)業(yè)務活動正常運作的模型。一般來說，我們可以首先明確主要業(yè)務流程的總體運行過程，然后細化其中的每項活動，并落實到各個部門的業(yè)務過程中去，建立相對獨立的輔助業(yè)務流程。
然而，通過分解流程僅僅只能確定企業(yè)各個部門的主要任務和主要職責，部門具體職責還需進一步分析完善。為了保證并提高部門職責設計質量，本文嘗試引入管理學中的一個通用模型――PDCA循環(huán)，采用二維分析方法，即從完成某項業(yè)務活動的部門內部循環(huán)和部門之間的外循環(huán)兩個維度進行分析。
PDCA循環(huán)又叫質量環(huán)，取自英語單詞Plan(計劃)、Do(實施)、Check(檢查)和Act(改進)的第一個字母。PDCA循環(huán)就是按照計劃、實施、檢查和改進的順序進行質量管理，并且循環(huán)不止地進行下去的科學程序。一個循環(huán)完成后，未能解決的問題一個進入下一個循環(huán)，呈現(xiàn)階梯式上升的解決方式。企業(yè)中每一項主要業(yè)務活動都可以按PDCA循環(huán)進行分解：在這個循環(huán)中，可分為工作計劃制定部門(P)，實施計劃(D)，檢查計劃執(zhí)行的效果(C)，根據(jù)檢查結果提出計劃改進措施(A)。在分析企業(yè)某項主要業(yè)務活動時，根據(jù)這一循環(huán)可進行有效分解，其中實施和檢查的職能應分別由兩個部門掌控。在業(yè)務內容分解的過程中，考慮到完成一項工作可能需要不同部門之間的相互支持配合，因此在分解時要充分考慮到各個部門對這項工作的影響因素和作用大小。由于對某項業(yè)務活動的主導部門和輔助支持部門在分解圖表中進行了不同的描述區(qū)分，因此可以對該項工作的主要職責進行明確的界定并厘清部門之間在此項工作中的相互關系。主導部門不僅是這項工作的主要責任者，還是這項工作的主要組織者和完成人；輔助支持部門是在這項工作進行過程中提供支持幫助的部門，配合主導部門完成工作，但不負有主要責任。
通過上述二維分析方法對企業(yè)的主要業(yè)務活動進行分解，不僅明確了部門的主要工作內容和輔助工作內容，而且厘清了部門之間的相互關系，并在此基礎上確定部門職責范圍。而且按照這一思路，對部門內部崗位職責范圍以及崗位之間的關系也可采用同樣的方式加以確定。
此外，在確定部門職責的過程中，還要考慮到企業(yè)外部供應商和客戶的情況，以及政府部門的影響。
在部門職責設計過程中，對于某項工作要清楚劃分主導部門和輔助支持部門，避免出現(xiàn)分工不當和職責不清的現(xiàn)象，在此基礎上明確其主要職責；按照PDCA循環(huán)質量控制要求，認真履行職責設計中的檢查監(jiān)督這一環(huán)節(jié)。同時，在部門職責設計時還要全面考慮，明確各部門之間的分工、隸屬和合作關系。
四、部門職責設計成果的應用
明確部門職責以后，下一步就是撰寫部門職責說明書，將部門職責制度化。部門職責說明書的格式要規(guī)范，描述要清晰。編寫部門職責說明書時要注意：一是部門職責內容描述的是工作基本事實，并非是對工作的評價；二是將具有相同性質的業(yè)務活動可歸總為一項職責；三是描述盡量做到精確恰當。
工作職責和工作流程2
一、案例
在新一輪聘任中，財務科的職員崗位設置沒有變化，設二級崗會計一名、三級崗會計一名、三級崗出納一名。具有中級職稱的段某一直工作在三級會計崗位上，此次聘任仍然填報三級會計崗。在出納崗任職的方某具有初級職稱，此次填報了二級會計崗。在崗位聘任結果未公布前，與方某關系好的財務科長邢某突然調換了二、三級會計崗的崗位職責，原二級會計崗的所有工作讓三級崗會計做，三級會計崗的所有工作讓二級崗會計做，而工資待遇不變。換句話說就是：干二級崗的事拿三級崗的錢，而干三級崗的事拿二級崗的.錢。段某認為：在不知情的情況下，這樣的突然變化不符合崗位聘任工作規(guī)程，不公平。段某與邢某交涉，邢某不做詳細解釋，矛盾激化，段某向校方反映情況，最后，校方支持了段某，財務科所有崗位仍然按原崗位職責開展工作。
二、案例分析：內部聘任中存在的問題
第一，在新一輪聘任開始時，沒有在教職工填報《應聘自薦表》前公示財務科的崗位設置和相對應的崗位職責，以及崗位任職條件。在教職工上交了《應聘自薦表》后，財務科長認為方某的專業(yè)技術水平不能勝任二級會計崗的工作，但平時關系不錯，就單純調換二、三級會計崗位職責，使能力有限的方某聘上工資高的二級會計崗，實際干三級會計崗的工作。由于財務科長沒有按照崗位設置、崗位職責、任職條件與薪酬待遇相匹配的原則進行聘任工作，造成財務科的矛盾，影響了財務科在學院的形象。
第二，在聘任工作中，沒有形成一套完整的聘任內部控制流程，使得財務科長在聘任工作中可以自作主張隨意更改崗位職責而不報人事處備案和審核。
第三，學院各部門的職員崗位和工勤崗位普通員工由各部門的中層干部進行聘任。由于財務科長不懂人力資源知識又不認真學習《學院在編人員崗位聘任工作規(guī)程》，造成聘任中發(fā)生問題又態(tài)度強硬簡單處理，激化了矛盾，影響了學院聘任工作的順利進行。
三、針對問題應采取的解決對策
第一，認真執(zhí)行《學院在編人員崗位聘任工作規(guī)程》�！秾W院在編人員崗位聘任工作規(guī)程》中明確規(guī)定：“人事處負責將本次聘任的崗位設置和相關聘任政策，向全學院教職工公示，聘任工作時間表和聘任過程的相關要求�！备鶕�(jù)此條規(guī)定，人事處在聘任的準備階段應在校園網(wǎng)上公布各部門的崗位設置、崗位職責和任職條件。教職工根據(jù)自己的實際情況填報《應聘自薦表》，各部門負責人遵照公開、公平、公正的原則開展聘任工作。
第二，學院在20xx年對內部控制現(xiàn)狀進行梳理、診斷、整改、完善，制定出適合學院管理需求的內部控制體系。人事處編制了《內部聘任流程―教職工》等流程，在《內部聘任流程――教職工》有關風險點描述：出現(xiàn)人崗能力不匹配情況。控制點描述：院長審批《學院聘任（聘用）匯總表》，主要關注：是否按學院規(guī)程程序辦理；競聘結果是否滿足學院工作需要；競聘結果是否公開公正。但該流程中仍缺少公示聘任政策文件一環(huán)；缺少發(fā)生應聘糾紛的風險控制點以及相關描述。所以，《內部聘任流程――教職工》流程還有待在實踐中進一步修改完善。
第三，提高中層干部素質和管理水平。學院雖然在每輪聘任前都要召開動員大會，但只是一些聘任工作進度安排和大概政策的講解，缺少思想方面的教育。思想水平的提高不是一朝一夕的事，要時時抓，要教育中層干部保持思想道德的純潔性，在工作作風上，要深入實際，聯(lián)系教職工，傾聽教職工意見，不，善于從全局的高度認識事物，不斷完善和提高自己，努力提高工作能力和思想水平。另外，針對聘任工作，讓中層干部不僅學習學院有關聘任的規(guī)章制度，還要學習一些人力資源方面的知識，以避免出現(xiàn)財務科長邢某不經(jīng)過科學分析隨意更改崗位職責的現(xiàn)象。
第四，在學院聘任工作中充分發(fā)揮紀檢和審計部門的監(jiān)督作用。學院的審計部門由于人力有限，只開展了對學院所屬獨立核算單位和教學系教學經(jīng)費的審計，要根據(jù)學院發(fā)展的現(xiàn)狀，增加人力，多方面地開展審計工作。如：開展人力資源審計，依據(jù)《學院在編人員崗位聘任工作規(guī)程》和《內部聘任流程――教職工》等流程，檢查聘任工作是否按規(guī)定公示，教職工是否符合應聘崗位的任職條件，所填《應聘自薦表》是否真實等。如發(fā)現(xiàn)違紀，及時報學院紀檢部門，紀檢部門根據(jù)情節(jié)的輕重進行進一步處理。
工作職責和工作流程3
當前，我國醫(yī)療事業(yè)正處在改革階段，政府部門和人民群眾對現(xiàn)代醫(yī)院的要求越來越高，日益市場化的運作方式不僅使得公立醫(yī)院之間的競爭加劇，還使得公立醫(yī)院逐漸要受到民立醫(yī)院、外資醫(yī)院等其他資本形式醫(yī)院的激烈競爭。如何能在競爭中立于不敗，結合現(xiàn)代管理方式，有必要在醫(yī)院引進現(xiàn)代企I內部控制理論和方法，提高醫(yī)院的內部管理水平，并且有效優(yōu)化醫(yī)院的經(jīng)濟活動流程。而醫(yī)院經(jīng)濟活動中財務工作流程是關鍵環(huán)節(jié)，對財務工作流程的內部控制是國際市場上對傳統(tǒng)管理模式弊端的有益嘗試，在國際上被廣泛應用，并且已經(jīng)取得了一定的成效。
一、內部控制體系在醫(yī)院財務工作流程中的應用
1，明確目標，理清職責
首先由醫(yī)院管理者與財務部門通過溝通交流，依靠內部控制體系的建設來達成醫(yī)院財務工作短期、中期或長期的發(fā)展目標。其次，醫(yī)院財務工作的職責分工比較復雜，各項崗位分工既獨立但又有聯(lián)系，通過內部控制體系來理清醫(yī)院財務工作流程中的各項職責，明確其崗位的責任控制，針對各個崗位的責任控制確定其工作內容和范圍，準確制定各個崗位的工作標準以及協(xié)調機制，確保醫(yī)院財務各崗位能夠緊密配合并保證整體財務目標的實現(xiàn)。同時使各個財務工作崗位都能清楚地明確職、權、責，做到專責，管理標準化，從而提高工作效率。
2，將醫(yī)院直接財務工作流程納入控制體系
比如對醫(yī)院財務收入支出的控制，醫(yī)院的收入項目多且復雜，既有醫(yī)療業(yè)務活動相關的收入，又有國家財政的撥款和科研基金項目的資助，種類非常多。財務內部管理所針對的收費項目，需要配合強化憑證、票據(jù)管理等措施，提高收入管理水平。醫(yī)院的支出管理則需要通過嚴格的審批程序以確保各項經(jīng)濟業(yè)務開支的規(guī)范化和合理性，并且需要財務管理部門和內部監(jiān)督部門配合進行雙重監(jiān)督管理。另外，建立有效的預算控制體系更是至關重要，進行科學的財務預算，通過財務預算對醫(yī)院經(jīng)費使用情況進行相應的約束，并且在預算體制下明確考核依據(jù)，都需要對運行過程進行有效的控制管理。
3，通過內部控制體系建設將醫(yī)院其他部門工作流程與財務工作有機的聯(lián)系，既保證全院工作的流暢，又能互相制約，規(guī)避風險
如對醫(yī)院資產(chǎn)的控制，醫(yī)院資產(chǎn)主要包括醫(yī)療設備、辦公設備以及辦公用房等固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn)等，由后勤資產(chǎn)部門和財務部門通過既有聯(lián)系又有制約的控制流程對這些醫(yī)院資產(chǎn)實施風險控制，確保醫(yī)院資產(chǎn)管理中的賬務情況與實物支出情況保持一致。還有醫(yī)院合同管理，在合同流程中增加財務控制，既能保證合同的有效執(zhí)行，又可以減少醫(yī)院的經(jīng)濟風險，保障醫(yī)院的經(jīng)濟利益。
4，通過風險控制體系，盡可能規(guī)避財務工作風險，保護財務人員
由于醫(yī)院所有的經(jīng)濟活動基本都與財務工作有關，因此財務工作可能存在的風險就會很大，而內部控制體系就是要識別出醫(yī)院工作可能存在的相關風險，并對風險進行評估，根據(jù)風險評估分析的結果，制訂風險應對策略，將風險控制在可控的范圍內，從而提升醫(yī)院整體對風險的承受能力以及財務工作可接受的風險水平。另外通過風險識別，明確責任主體，也能保護財務人員，避免其受到不合理對待。
二、改進前醫(yī)院財務工作的現(xiàn)狀
內部控制體系建設前的醫(yī)院財務工作流程繁雜，一般按財務工作崗位來確定各自的工作流程，根據(jù)某醫(yī)院相關制度查驗財務工作流程至少有現(xiàn)金出納工作流程、銀行出納工作流程、銀行支付業(yè)務審核流程、會計憑證錄入工作流程、往來賬核銷工作流程、記賬憑證審核工作流程、工資獎金發(fā)放流程、科研財務工作流程、報表上報工作流程、基建財務工作流程、檔案管理工作流程，等等，這些工作流程各自獨立運作，條理性較差，也較容易產(chǎn)生財務風險。
而根據(jù)上述這么多工作流程又需要設置各式各樣的財務工作崗位，比如現(xiàn)金出納、銀行出納、憑證錄入、憑證審核、核銷人員、工資人員，等等，在人員編制受到控制的情況下，往往會造成一個財務人員要承擔幾份財務工作流程中的職責，這就使得有些財務人員職責不清晰，容易出現(xiàn)不相容崗位無法分離的情況，可能導致舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。
另外，財務工作流程與醫(yī)院其他部門工作流程都存在直接或間接的聯(lián)系，在內部控制體系建設之前還會發(fā)生部門之間的職責不明確，實際應該由其他部門負責的事項因醫(yī)院長期形成的習慣，變成了財務部門應承擔的職責，而一旦財務部門承擔了該項職責又可能會造成財務部門自身崗位的不相容，從而產(chǎn)生財務風險。比如由于長期工作習慣，某醫(yī)院財務人員單獨承擔了人員工資獎金的計算、發(fā)放和記賬工作，造成本應相互制約監(jiān)督的工作得不到應有的監(jiān)督。
三、改進后對醫(yī)院實際財務工作流程的影響
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加強財務工作流程的管控對于醫(yī)院財務管理工作具有重要作用，內部控制體系的`建設使得財務工作流程盡可能的標準化、規(guī)范化并且具有合規(guī)性。在流程改造過程中，醫(yī)院根據(jù)風險評估結果，通過手工控制與自動控制，事前控制與事后控制相結合的方法，運用相應的控制措施，將風險控制在可承受范圍之內，從而使財務工作流程不再是針對某個單獨的財務工作崗位來確定，而是為了控制不同的風險點來設置相應的流程，這樣使得財務流程更具有條理性。另外，改進后的財務工作流程將不相容責任崗位明確表述出來，也就避免了財務人員的職責不清晰，并且權責分離也使崗位之間能夠更好地相互制約和監(jiān)督，從而減少財務風險。
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醫(yī)院組織結構一般按照職能部門設置和分布，醫(yī)院職能部門包括院務辦公室、醫(yī)務處、護理部、科研教育處、人力資源處、采購處、后勤保障處、績效處、財務處、信息處等。這些繁多的職能部門有著各自的業(yè)務流程，而各職能部門只要有經(jīng)濟業(yè)務就會與財務處的工作流程發(fā)生聯(lián)系，因此通過內部控制體系建設，明確各職能部門的職責范圍和業(yè)務流程，避免各職能部門和財務處之間的職責不清，防止出現(xiàn)一涉及到經(jīng)濟業(yè)務方面的問題就認為是財務處的責任這種情況，實現(xiàn)部門間的互相牽制，權責對等，不能由某個機構或個人單獨進行重大決策。就拿前面提到的改進前某醫(yī)院由財務人員單獨承擔人員工資獎金的計算、發(fā)放和記賬工作的業(yè)務流程為例來說，在內部控制體系建設過程中內控人員識別了這個風險缺陷，從而改進了相關業(yè)務流程，由人力資源處和績效處分別設置控制崗位承擔工資和獎金的計算匯總工作，計算后的工資和獎金通過系統(tǒng)直接委托銀行，財務處則是根據(jù)銀行回單進行記賬工作，這一簡單的業(yè)務流程改造，分清了人力資源處（績效處）和財務處之間的職責，規(guī)避了原來財務處因職責不清可能產(chǎn)生的風險。
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內控制度體系建設之前，通常會看到醫(yī)院工作人員拿著單據(jù)找各級領導審批，財務人員需要不斷為醫(yī)院工作人員解釋和提供咨詢指導，由此產(chǎn)生工作效率低的問題，不利于單據(jù)審批和財務審核工作的開展。建立內控制度體系以后，有利于嚴格規(guī)范財務管理工作流程，通過內部控制手冊使得相關業(yè)務部門的工作人員也能熟悉財務工作流程的各個環(huán)節(jié)，使財務管理制度能生動全面地展現(xiàn)出來，也為財務轉崗人員提供了幫助，大大縮減財務人員的轉崗適應周期，工作效率也得到了提高和改善。
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內部控制體系建設不僅提高了財務人員的業(yè)務能力，而且運用現(xiàn)代化信息技術手段還能簡化工作流程，大幅度降低醫(yī)院內部的溝通成本以及信息封閉所造成的內部舞弊。財務信息化是內部控制體系建設的一個重要環(huán)節(jié)，通過流程再造，不斷優(yōu)化和完善內部控制財務流程，既明確了財務信息化建設的方向，也減少了財務工作中的大量人力資源的浪費，并且通過信息化手段收集整理匯總各方信息分析醫(yī)院的經(jīng)濟活動和財務管理數(shù)據(jù)，并以此作為分析對象，實現(xiàn)對財務內控工作動態(tài)的實時了解，更便于加強控制監(jiān)督工作。
四、結論
當前，醫(yī)院正處于國家醫(yī)療改革的特殊時期，一方面面臨著老百姓看病難、醫(yī)患關系緊張等諸多問題，另一方面，醫(yī)院面臨的風險和競爭環(huán)境又使醫(yī)院發(fā)展要迎接越來越多的挑戰(zhàn)，而從內部的角度來看，醫(yī)院的資源有局限，管理能力也有待提高，因此全面建設內部控制體系，加強醫(yī)院財務工作流程改進對醫(yī)院的發(fā)展具有重要作用。
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