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文件管理制度(集合15篇)
在現(xiàn)在社會，接觸到制度的地方越來越多，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編收集整理的文件管理制度，歡迎大家分享。
文件管理制度1
技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙,各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
一、技術(shù)文件是公司進行生產(chǎn)和各項管理工作共同的技術(shù)依據(jù),必須加強管理,切實做好各種技術(shù)文件的登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作。
保證技術(shù)文件的完整,準(zhǔn)確清晰、統(tǒng)一等。
二、技術(shù)文件的制訂,按各有關(guān)管理細(xì)則及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及資料執(zhí)行。
并嚴(yán)格執(zhí)行逐級會審,會簽制度。
三、技術(shù)文件的修改必須按級、按各職能部門的業(yè)務(wù)分管范圍執(zhí)行。
四、技術(shù)文件修改前,負(fù)責(zé)修改部門要提出修改理由及具體內(nèi)容,交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
五、修改后的技術(shù)文件必須重新履行會審、會簽及批準(zhǔn)手續(xù),填發(fā)更改通知書。
六、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理,技術(shù)部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。
七、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員,負(fù)責(zé)此項工作。
八、技術(shù)文件任何部門、個人不得擅自復(fù)制,因工作需要必須復(fù)制時,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理一定的手續(xù)后方可復(fù)印。
九、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理,技術(shù)部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。
十、各有關(guān)單位應(yīng)有兼職的技術(shù)資料管理員,負(fù)責(zé)此項工作。
十一、技術(shù)文件任何部門、個人不得擅自復(fù)制,因工作需要必須復(fù)制時,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理手續(xù)后方可復(fù)印。
文件管理制度2
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發(fā)機動車維修竣工出廠合格證。
2、合格證由資料管理員負(fù)責(zé)保管，視生產(chǎn)情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領(lǐng)。
3、合格證由總檢員向資料管理員領(lǐng)取，資料管理員須建立合格證領(lǐng)用、簽發(fā)臺帳。
4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。
文件管理制度3
1.主題內(nèi)容與適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的版本及文件編制、會簽、歸檔、保存、發(fā)放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進行有效的控制。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《設(shè)計文件的管理制度第1～3部分》
SJ/T 207.4－1999 《設(shè)計文件管理制度第4部分：設(shè)計文件的分類編號》 QB/YT KF 7.7.9-20xx 《更改控制程序》
QB/YT KF 7.03-20xx 《項目（設(shè)計/開發(fā)）控制程序》 GB/T 19017-20xx質(zhì)量管理體系技術(shù)狀態(tài)管理指南Q/YTD 1002-20xx 《企業(yè)檔案分類編號及標(biāo)識》 3.產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的編制要求
3.1產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件所包含的信息構(gòu)成了產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)基線。必須以產(chǎn)品為單位，提出明確的產(chǎn)品技術(shù)狀
態(tài)信息。它包括產(chǎn)品的定義和使用信息，即:要求/規(guī)范（技術(shù)指標(biāo)）、設(shè)計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規(guī)范、維護和操作手冊及文件版本號。
3.2在產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的關(guān)鍵件、重要件，應(yīng)在文件中進行標(biāo)識，確保關(guān)鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏
感器件、濕度敏感器件等，應(yīng)予以標(biāo)識，以便加強防護。
3.3產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件應(yīng)以產(chǎn)品或整件為單位成套，歸檔圖樣文件需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十
進分類編號、名稱必須符合SJ 207的規(guī)定。產(chǎn)品成套設(shè)計文件、工藝文件資料的編制明細(xì)要求見附錄A。 3.4產(chǎn)品定型鑒定文件的編制要求（見附錄B）。 4.各部門職責(zé)
技術(shù)開發(fā)部：負(fù)責(zé)產(chǎn)品研制過程中的產(chǎn)品實現(xiàn)策劃，設(shè)計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審
核、齊套、會簽及更改，并對產(chǎn)品圖樣的正確性、現(xiàn)行有效性負(fù)責(zé)。對應(yīng)用軟件工具，研發(fā)過程中的電子文件及其修改狀態(tài)、文件的版本、流轉(zhuǎn)進行掌控，對電子文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。
生產(chǎn)管理部及車間：負(fù)責(zé)產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理，對所領(lǐng)用的產(chǎn)
品圖樣完整、安全和回收負(fù)責(zé)；
質(zhì)量控制部：負(fù)責(zé)產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的有關(guān)質(zhì)量文件、記錄資料的收集、整理。
銷售服務(wù)部：負(fù)責(zé)收集、整理、提供有關(guān)產(chǎn)品銷售合同、技術(shù)協(xié)議、來自顧客的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。技術(shù)管理部：負(fù)責(zé)收集、整理有關(guān)產(chǎn)品研制合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計評審、驗證、確認(rèn)、定型鑒定文件。負(fù)責(zé)產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發(fā)放、登記、控制。
5.會簽
5.1會簽的產(chǎn)品圖樣由設(shè)計師負(fù)責(zé)提供，未經(jīng)會簽的圖樣不得歸檔和投入生產(chǎn)。 5.2會簽路線
產(chǎn)品圖樣按下列規(guī)定逐級會簽：
擬制審核工藝（需要時）標(biāo)準(zhǔn)化批準(zhǔn)
研發(fā)試制階段加工所需圖樣的會簽可簡化為：擬制審核批準(zhǔn)
文件管理制度4
第一節(jié)文件收發(fā)
一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復(fù)印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時報送。
七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時組織傳達和落實。
八、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財務(wù)文書由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時,可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時完成任務(wù),保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準(zhǔn),用'請示'。
(二)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數(shù):0
章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動的指導(dǎo)原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項,用'布告';向國內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復(fù):答復(fù)請示事項,用'批復(fù)'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用'函'。
(十)會議紀(jì)要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會議紀(jì)要'。
(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。
(六)主要標(biāo)題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數(shù)序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。
(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務(wù)文書書寫按照財務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求:
(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動活潑。
(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準(zhǔn)確反映信息。
文件管理制度5
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、檔案管理員的職責(zé)：
1.貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴(yán)格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協(xié)作活動。
3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。
6.保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經(jīng)理核批。
2.公司檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
五、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
文件管理制度6
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義
①文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設(shè)全過程中具有保存價值的用于指導(dǎo)施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。
�、谖募凹夹g(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
�、傥募芾碇贫�
施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
�、诩夹g(shù)檔案管理制度
施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。
(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎(chǔ)上,對來文或發(fā)文進行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類應(yīng)根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
�、诩夹g(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上,對技術(shù)檔案材料進行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
①建立技術(shù)資料復(fù)核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復(fù)核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
�、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。
�、奂訌娊还を炇占百Y料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
①在交工資料的基礎(chǔ)上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。
�、诿恳环猪椆こ掏瓿珊�,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據(jù)之一。
文件管理制度7
1、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱，嚴(yán)禁個人、部門之間自行橫傳。
3、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照上級有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規(guī)范，嚴(yán)禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號。
4、部門或個人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
5、嚴(yán)格遵守保密制度，對有密級的文件應(yīng)嚴(yán)加管理，辦理完畢后應(yīng)立即退回，并核點份數(shù)，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。
6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。
文件管理制度8
1為有效控制與公司特種設(shè)備有關(guān)的文件和記錄，確保文件和記錄規(guī)范管理，制定本制度。
2文件管理
2·1職責(zé)
2·1·1公司安全生產(chǎn)責(zé)任人負(fù)責(zé)審核特種設(shè)備管理自編文件。
2·1·2特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備的管理文件編制；審核操作規(guī)程；獲取、辨識、對特種設(shè)備的法律、法規(guī)、上級文件。
2·1·3特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件登記工作。
2·1·4設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)操作規(guī)程的編制。
2·2特種設(shè)備法律、法規(guī)和上級文件管理
2·2·1特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求的獲取，可通過網(wǎng)上下載；書店購買；政府部門或相關(guān)方等獲取。
2·2·2對于獲取回來的特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求，由特種設(shè)備安全管理部門識別其適用性，并由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)及時通知到相關(guān)部門。
2·2·3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求，由公司各相關(guān)方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達，如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關(guān)方向公司提供的設(shè)施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。
2·2·4當(dāng)公司特種設(shè)備型號、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時，由特種設(shè)備安管理部門及時識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規(guī)及其他要求，并負(fù)責(zé)通知到相關(guān)部門。
2·3公司制定的特種設(shè)備管理文件由特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織編寫，安全生產(chǎn)責(zé)任人審核批準(zhǔn)。特種設(shè)備安全操作規(guī)程由設(shè)備部門或使用部門負(fù)責(zé)組織編寫，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)。
2·4特種設(shè)備管理負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件歸檔，檔案室負(fù)責(zé)發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。
2·5特種設(shè)備文件由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。
2·6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改
2·7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機關(guān)或客戶等，由特種設(shè)備安全管理部門請示安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后方可外借。
3記錄管理
3·1管理職責(zé)
3·1·1特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督有關(guān)部門實施政府部門制定的記錄；負(fù)責(zé)檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監(jiān)督有關(guān)部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。
3·1·2特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)記錄的格式設(shè)計；使用部門本部門負(fù)責(zé)記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應(yīng)交一份給特種設(shè)備管理部門備案。
3·2政府部門制定的記錄或特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄，由特種設(shè)備安全管理部門發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。
3·3記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目，用斜杠“/”劃去，各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，應(yīng)采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內(nèi)容，同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。
文件管理制度9
1、目的：促進公司提高管理水平，規(guī)范公司程序文件書寫的格式及編號方法，各項制度及文件管理工作規(guī)范、科學(xué)，確保文件結(jié)構(gòu)與樣式的統(tǒng)一等制定本規(guī)定。
4、管理職責(zé)：企業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的批準(zhǔn)、頒布；質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核；各部門負(fù)責(zé)人與質(zhì)管部共同起草其部門的質(zhì)量體系文件，并執(zhí)行、協(xié)助、配合質(zhì)量管理部開展工作。質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)按政策要求起草質(zhì)量管理制度以及解釋、培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查等；所有文件由人事行政部負(fù)責(zé)分發(fā)、保管、撤銷、替換、銷毀，各程序文件與質(zhì)量文件的系統(tǒng)摘要編寫人均須按本規(guī)定制訂文件；
6、質(zhì)量管理體系文件劃分：質(zhì)量管理制度、部門及崗位職責(zé)、操作規(guī)程、檔案、報告、記錄、憑證。
6.1.1、管理制度文件：是指企業(yè)為規(guī)范內(nèi)部管理活動，對各項管理工作提出具體要求并以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)；
6.1.2、部門及崗位職責(zé)文件：是指企業(yè)為規(guī)范經(jīng)營行為，明確各部門及崗位職責(zé)，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)；
6.1.3、操作規(guī)程文件：是指企業(yè)為規(guī)范過程管理，明確規(guī)定其操作程序和要求，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)；
6.1.4、檔案：企業(yè)經(jīng)營過程中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文件；
6.1.5、報告：是企業(yè)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議時使用的文件；
6.1.6、記錄：是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件；
6.1.7、憑證：是指能夠用來證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生、明確經(jīng)濟責(zé)任并據(jù)以登記賬簿、具有法律效力的書面證明；
6.1.8、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：是對產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、驗收方法等所做的技術(shù)規(guī)定，這里主要指藥品標(biāo)準(zhǔn)或其他相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；
6.2、文件編號：由公司代碼、文件種類代碼、文件順序號、文件版本號：文件順序號按匯編順序號編排，文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，新制訂的文件修訂號為“00”，以“01”表示對文件的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類推。
6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司代碼+由文件種類代碼+文件順序號+兩位數(shù)流水號組成+版本號。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產(chǎn)生的第一個表格；
6.3、質(zhì)量管理文件的編制和審批程序
6.3.1、質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責(zé)由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)和操作部門共同起草和修訂，各部門文件由各職能部門負(fù)責(zé)人起草和修訂，所定的各項制度和文件報質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行；
6.3.1.1、為提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個質(zhì)量管理制度、操作規(guī)程、崗位職責(zé)上的文件起草人（姓名）、起草日期、審核人（姓名）、審核日期、批準(zhǔn)人（姓名）、批準(zhǔn)日期在文件流轉(zhuǎn)中直接錄入，文件打印出來后，相應(yīng)人員同時在紙質(zhì)《文件審批流轉(zhuǎn)記錄》上手工簽署姓名及日期；
6.3.1.3、為方便查閱，崗位/制度/操作規(guī)程制定文件目錄索引，含文件編號、目錄內(nèi)容、頁數(shù)、頁碼、實施日期、文件狀態(tài)。
6.3.2.1、內(nèi)容應(yīng)符合《藥品管理法》、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、新《藥品經(jīng)營質(zhì)量管 理規(guī)范》及其實施細(xì)則等法律、法規(guī)；
6.3.2.2、文字應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、易懂，條理性強、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密、用語規(guī)范、內(nèi)容真實、完整（不空格、不漏項），不能隨意涂抹，不得用鉛筆填寫，沒有發(fā)生的項目記“無”或畫“/”，各相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名處不允許空白，要簽全名；如果發(fā)生錯誤需更改，應(yīng)用“─”劃去原內(nèi)容，寫上更改后的內(nèi)容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫要清晰，年月日用8位數(shù)標(biāo)明，如：170401；
6.3.2.3、文件應(yīng)標(biāo)明題目、種類、以及文件編號和版本號；
6.3.2.4、質(zhì)量管理制度應(yīng)結(jié)合公司的實際情況，可操作性強；
6.3.3、制度編號后由打字員打印，打印出的文件清樣交給擬稿人核稿；
6.3.4、制度打印后，由人事行政部登記、下發(fā)、簽收；
6.3.5質(zhì)量管理部每季度對質(zhì)量管理體系執(zhí)行情況進行檢查考核，做好《質(zhì)量管理體系評審記錄》；
6.4.1、質(zhì)量管理體系文件在執(zhí)行過程中如需調(diào)整，或因與國家法律、法規(guī)、政策文件相沖突需修訂時，由機構(gòu)負(fù)責(zé)擬稿，質(zhì)量負(fù)責(zé)人核稿，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由人事行政部發(fā)執(zhí)行，原制度同時廢除，修訂原因及變更日期應(yīng)詳細(xì)記錄在《文件修改審批表》中；
6.4.3、作廢文件由人事行政部進行“作廢”標(biāo)識，防止誤用，并由人事行政部收回管理；
6.5.1、公司制定的制度，由于經(jīng)營管理不斷更新或與國家相關(guān)法律、法規(guī)政策相違背，已不適應(yīng)或過時，須進行撤銷；
6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發(fā)新文件是回收舊文件，或每年對發(fā)文進行一次清理，對不適當(dāng)或過時文件填寫《文件銷毀登記表》，經(jīng)質(zhì)量管理部、質(zhì)量負(fù)責(zé)人同意后進行銷毀；
6.6、文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管、以及修改、撤銷、替換、銷毀等應(yīng)當(dāng)按照文件管理操作規(guī)程進行，并保存相關(guān)記錄；
6.8、每季度審核、修訂文件、使用的文件應(yīng)當(dāng)為現(xiàn)行有效的文本，已廢紙或者失效的文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)；
6.9、非本部門執(zhí)行文件，需要供讀時需向人事行政部登記《文件借閱登記表》，填寫文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時間。
6.10、各崗位獲得與工作內(nèi)容相對應(yīng)的必要文件，并嚴(yán)格按照規(guī)定開展工作。
文件管理制度10
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責(zé)
3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的`控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護,文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
文件管理制度11
文件管理內(nèi)容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對政府部門發(fā)來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應(yīng)立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交總經(jīng)辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個以上部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。
5.總經(jīng)辦對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件�；蛴煽偨�(jīng)辦通知到單位閱文。
五、發(fā)文的規(guī)定
1.公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核�？偨�(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
六、發(fā)文的范圍
1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布公司規(guī)章制度
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項
(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報
(6)其他相關(guān)重大事項
3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
七、發(fā)文程序規(guī)定
1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級
4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿
5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)
6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)
8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名
10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實情況。
八、文件的借閱和清退
各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經(jīng)理辦公會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷毀
1、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
文件管理制度12
一、總經(jīng)辦設(shè)專人負(fù)責(zé)文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門辦理；其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，再由總經(jīng)辦專人按批示范圍進行送閱，嚴(yán)禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文（包括按文件要求報出的詳細(xì)資料、附件等）應(yīng)及時主動地退給總經(jīng)辦，以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發(fā)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照上級有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規(guī)范，嚴(yán)禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進行登記編號。
四、部門或個人借閱文件，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關(guān)規(guī)定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴(yán)格遵守保密制度，對有密級的文件應(yīng)嚴(yán)加管理，辦理完畢后應(yīng)立即退回，并核點份數(shù)，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理。
文件管理制度13
為了推進機關(guān)涉密文件管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高涉密文件處理工作的效率和質(zhì)量，結(jié)合工作實際，制定本制度。
一、收文。收到上級或其他部門發(fā)來的文件后要履行簽收手續(xù)，簽收人應(yīng)注明收到的具體時間，書寫其文件的全稱。簽收后要認(rèn)真核對信封號碼、件數(shù)，開拆后要認(rèn)真核對文件的文號、件數(shù)與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯，應(yīng)立即向有關(guān)部門反映，文件拆封應(yīng)由文件管理人員或指定的人員負(fù)責(zé)，其他人員無權(quán)拆封。對注有領(lǐng)導(dǎo)同志“親收”字樣的信件，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志本人或指定的專人拆封。收文后要認(rèn)真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、收到時間等內(nèi)容登記清楚。
二、發(fā)文。分發(fā)上級來文和本單位形成的文件，要根據(jù)文件的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)的批示意見確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認(rèn)真實行文件、發(fā)文通知單、信封“三對照”，防止錯發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發(fā)出，不準(zhǔn)捎帶，不發(fā)掛號，更不得發(fā)平信。當(dāng)日的文件要當(dāng)日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，認(rèn)真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環(huán)節(jié)，交辦有手續(xù)，收回有注銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領(lǐng)導(dǎo)批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領(lǐng)導(dǎo)報告。
四、傳閱。按照上級有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內(nèi)進行。傳閱的文件要放在文件夾內(nèi)，夾內(nèi)要有目錄、編號，以便查對。不準(zhǔn)從夾內(nèi)抽文件，不得橫傳或倒手轉(zhuǎn)借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內(nèi)落鎖，不準(zhǔn)堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經(jīng)過批準(zhǔn)，嚴(yán)格借閱手續(xù)，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規(guī)定。借閱的文件要登記，歸還后要及時注銷。
六、復(fù)印。不經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意復(fù)印上級文件和領(lǐng)導(dǎo)同志的講話。確因工作需要必須復(fù)印時，要經(jīng)發(fā)文機關(guān)同意。要嚴(yán)格登記、管理制度，對復(fù)印的文件、資料，應(yīng)與正式文件一樣對待，認(rèn)真辦好分發(fā)手續(xù)，按時清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內(nèi)分類放置，經(jīng)常清點核對。一月一清理，一季一核對，做到文件和登記相符。如發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)及時查找。領(lǐng)導(dǎo)人參加上級會議帶回的文件，要及時交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發(fā)的文件，要按照上級規(guī)定，認(rèn)真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認(rèn)真組織查找。確實查找不到的要追究責(zé)任，落實到人，并作出適當(dāng)處理。
九、銷毀。各級黨委、政府、各部門嚴(yán)禁私自銷毀涉密文件，銷毀涉密件要經(jīng)過上級保密管理部門、本單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可銷毀。嚴(yán)禁向廢品收購部門和攤販出售內(nèi)部文件、刊物和資料。
文件管理制度14
一、目的
加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。
四、職責(zé)
1、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
文件管理制度15
機要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進行傳閱。
(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時通知有關(guān)科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說的不說。
(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴(yán)加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。
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