接打電話的文明禮儀
接打電話的文明禮儀
接打電話要“禮貌”、“簡(jiǎn)沽”和“明了”。在辦公室打點(diǎn)好，不可過久占線。
1.打電話
在打電話之前，請(qǐng)做一下準(zhǔn)備，將所要說的問題和順序整理-下，這樣打起電話來就不會(huì)羅嗦或遺漏。
撥通電話后，應(yīng)當(dāng)先自報(bào)家門和證實(shí)一下對(duì)方的身份。如果你找的人不在，可以請(qǐng)接電話的轉(zhuǎn)告。這時(shí)可以先說一句：“對(duì)不起，能不能麻煩你轉(zhuǎn)告XXX”然后將你所要轉(zhuǎn)告的話告訴對(duì)方，最后向?qū)Ψ街轮x，并且問清對(duì)方的姓名。切不要“咔嚓”一聲就把電話給掛了。即使你不要求對(duì)方轉(zhuǎn)告，你也應(yīng)說一聲：“謝謝，打擾你了。”
如果你打的'電話是要通過總機(jī)轉(zhuǎn)接的，應(yīng)對(duì)總機(jī)值機(jī)員說一個(gè)“請(qǐng)”字，“請(qǐng)轉(zhuǎn)XXX分機(jī)”。
打電話的時(shí)間，要考慮到對(duì)方是否方便。最好在早上八時(shí)后及晚上十點(diǎn)前，午間最好也不要打電話。
打電話時(shí)，要適當(dāng)控制聲音和語氣，不可大聲嚷嚷，高聲笑談，也不能一驚一詫，也不能鬼鬼祟祟，無端吸引他人注意，影響他人工作。話筒要輕拿輕放，不宜用力摔掛。
2.接電話
當(dāng)聽到電話聲響起時(shí)，應(yīng)迅速起身去接，拿起昕筒，可先自報(bào)一下家門：“您好!這兒是XXX部門，請(qǐng)講。”作為接話人，通話過程中要仔細(xì)聆聽對(duì)方的講話，并及時(shí)作答，給對(duì)方積極的反饋。通話結(jié)束時(shí)，接話人應(yīng)等對(duì)方掛上電話后再放下話筒。
如果電話找其他人，應(yīng)弄清對(duì)方是誰，找誰，以便與其聯(lián)系，并告知對(duì)方“稍等片刻”，并迅速找接話人。如果呼喊距離較遠(yuǎn)的人，可用手輕捂話筒，然后再呼喊接話人。如果接話人不在，打電話的人要求你轉(zhuǎn)告的話，你應(yīng)做好電話記錄，記清：1.打電話者的姓名、單位; 2.轉(zhuǎn)告的具體內(nèi)容; 3.是否需要回電，以及回電號(hào)碼、時(shí)間; 4.對(duì)方打電話時(shí)的日期、時(shí)間。記錄完畢后，最好向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，以免遺漏或記錯(cuò)。
同時(shí)有兩個(gè)電話接待，而辦公室內(nèi)只有一人時(shí)，-般可先接聽首先打進(jìn)來的電話，向其解釋并征得同意后，再接昕另一個(gè)電話，并讓第二個(gè)電話留下電話號(hào)碼，告之稍后主動(dòng)與其聯(lián)系。然后再迅速接昕第一個(gè)電話。如果兩個(gè)電話中有一個(gè)較另一個(gè)更為主要，則應(yīng)先昕重要的一個(gè)，一般先聽長(zhǎng)途再昕市內(nèi)的、先昕緊急的再昕一般的。切不可同時(shí)昕?jī)蓚�(gè)，與一個(gè)交談，而讓另一個(gè)在線上空等。
當(dāng)接到拔錯(cuò)的電話時(shí)，應(yīng)禮貌地告訴對(duì)方“您打錯(cuò)了”，對(duì)方若說“對(duì)不起”，你可以回答“沒關(guān)系，再見!”
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