辦公室里使用傳真機(jī)的禮儀

　　傳真機(jī)是遠(yuǎn)程通訊方面的重要工具，因其操作簡(jiǎn)便，傳送迅速，可以直接輸送真跡，在商務(wù)活動(dòng)中使用越來(lái)越多，頗受人們的青睞。使用傳真時(shí)，遵守下列這些禮儀規(guī)范會(huì)讓您的工作更加舒心、順利。

　　１，使用的先后問(wèn)題。當(dāng)你有一份很長(zhǎng)的傳真需要發(fā)出去時(shí)，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁(yè)時(shí)，應(yīng)讓他先用。

　�。玻�在公司里一般不要發(fā)私人傳真稿件。

　　３，如果遇到傳真紙用完時(shí)，應(yīng)及時(shí)更換新傳真紙。如果遇到傳真機(jī)出故障，應(yīng)及時(shí)找出原因，先處理好再離開(kāi)，如不懂修理，就請(qǐng)別人幫忙。不要把問(wèn)題留給下一個(gè)同事。

　　４，使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己帶來(lái)不便。

　　相對(duì)于其它的通訊交流工具而言，傳真具有其不可替代的作用，成為不可或缺的辦公設(shè)備之一，在商務(wù)交往中運(yùn)用廣泛。

　　由于傳真的使用廣泛，所以懂得商務(wù)傳真應(yīng)具備的基本禮儀也是商務(wù)交往中極其重要的一個(gè)方面。現(xiàn)在的傳真機(jī)都有自動(dòng)接收設(shè)置，從兩方面來(lái)看，如果設(shè)置成自動(dòng)接收設(shè)置，那些要發(fā)送的廣告?zhèn)髡�，就�?huì)大量的發(fā)送到你的公司，雖然不花你的錢(qián)，但浪費(fèi)傳真紙，還要花費(fèi)時(shí)間和精力去看。因而眾多的公司都有固定人員對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行管理。

　　商務(wù)傳真作為商務(wù)交往中廣泛運(yùn)用的通訊工具，管理商務(wù)傳真的商務(wù)人士在工作中就常會(huì)遇到發(fā)送傳真和接收傳真的各種問(wèn)題。如何正確處理才能體現(xiàn)公司的形象和你個(gè)人的良好素質(zhì)呢？

　　當(dāng)你要接收傳真時(shí)，你要首先問(wèn)清楚對(duì)方需要發(fā)給哪個(gè)部門(mén)或者哪個(gè)同事，這樣問(wèn)的目的一是能把接收到的傳真及時(shí)地轉(zhuǎn)送到當(dāng)事人手里，不耽誤商務(wù)交往的時(shí)間；二是確認(rèn)發(fā)送傳真的對(duì)方是否搞清楚了要發(fā)送的地方，因?yàn)榻?jīng)常會(huì)有接錯(cuò)傳真號(hào)碼的情況。如果發(fā)送對(duì)方說(shuō)的部門(mén)或者同事不相符合，你可以再深入問(wèn)是涉及哪方面的，然后再次確定商務(wù)對(duì)方是沒(méi)有問(wèn)清楚發(fā)送方還是根本錯(cuò)了號(hào)碼，可以使對(duì)方不發(fā)不必要的傳真。

　　為了避免給公司帶來(lái)干擾、節(jié)約時(shí)間和閱讀傳真精力，你要有一定的判斷，是否要接收這份傳真。傳真作為通訊工具，在許多宣傳公司的廣告或者是公司的名片，公司人員的名片中都有傳真號(hào)碼，傳真號(hào)碼的公眾性很高，所以，會(huì)有不法之徒趁此而入。如果遇到公司不需要接收的傳真時(shí)，你要問(wèn)清楚對(duì)方發(fā)送傳真的意圖何在，再根據(jù)他的意圖判斷公司是否需要這樣的傳真信息，如果不需要，在保持公司良好形象的同時(shí)，果斷地拒絕，為公司把好商務(wù)傳真的窗口。

　　在接收傳真完畢后，你應(yīng)該致電發(fā)送方，表示你已經(jīng)收到了商務(wù)傳真，讓對(duì)方不至于擔(dān)心是否收到的問(wèn)題。

　　溫馨提示：

　　禮儀禁忌——

　　1、發(fā)送傳真時(shí)要注意語(yǔ)言，要禮貌不要生硬，不要說(shuō):“給我信號(hào)，我要發(fā)傳真�！被蛘邲](méi)有在傳真上注明是給某某部門(mén)和某某的情況下，說(shuō)：“傳真是給某某的，”不讓對(duì)方記下了就掛了電話，對(duì)方會(huì)因?yàn)榇颐χ�中沒(méi)有記牢而無(wú)從送達(dá)。

　　2、當(dāng)對(duì)方不能準(zhǔn)確說(shuō)出要發(fā)送傳真的部門(mén)和個(gè)人就說(shuō)公司沒(méi)有這個(gè)人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會(huì)破壞公司形象，還有可能拒絕了誠(chéng)心想商務(wù)交往的對(duì)方，而失去合作的機(jī)會(huì)。

　　禮儀技巧——

　　1、當(dāng)你要接收一份傳真時(shí)，商務(wù)對(duì)方在沒(méi)有說(shuō)清楚給誰(shuí)，而自己也知道對(duì)方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時(shí)你可以問(wèn)他：“請(qǐng)問(wèn)是送到上次您安排送達(dá)的某某手中嗎？”這樣，商務(wù)對(duì)方就會(huì)更明確地交待于你，你就不會(huì)找不到送處或送錯(cuò)人了。

　　2、當(dāng)你在發(fā)送傳真和接收傳真時(shí)剛好有同事或朋友來(lái)找你，你可以對(duì)對(duì)方說(shuō)：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事�！被蛘f(shuō)：“我能一會(huì)兒再聯(lián)系你嗎？”有些特殊的商務(wù)傳真是不可以讓他人看見(jiàn)的。同時(shí)，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對(duì)方的時(shí)候，你也最好先問(wèn)上一句：“請(qǐng)問(wèn)您，現(xiàn)在方便接收傳真嗎？”也讓商務(wù)對(duì)方避免這方面的失誤。

　　3、當(dāng)你正在發(fā)一份傳真時(shí)，由于某種原因領(lǐng)導(dǎo)改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和對(duì)方說(shuō)：“對(duì)不起，傳真機(jī)突然卡住了，我待會(huì)兒再給您傳過(guò)去，好嗎？”如果你處理不好，會(huì)讓對(duì)方誤認(rèn)為你并沒(méi)有誠(chéng)意發(fā)傳真，或者認(rèn)為你并不重視這個(gè)傳真，從而引起誤會(huì)。

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