ERP系統(tǒng)主數據的維護與管理論文
【摘要】講述了主數據維護的準確性、及時性、嚴謹性是保證ERP系統(tǒng)正常運行的基礎，以及主數據的維護與管理需要注重的幾方面內容。
【關鍵詞】主數據;維護;管理
1、概述
任何企業(yè)ERP項目的運行，都是架構在數據的堅實基礎上。有了正確的數據ERP系統(tǒng)才能夠將信息傳播到整個企業(yè)，在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務工作，提高管理水平。數據是ERP系統(tǒng)運行的基礎，只有確保數據的準確性、維護的及時性和嚴謹性，才能保證ERP系統(tǒng)的正常運行。
“數據”是科學實驗、檢驗、統(tǒng)計等所獲得的和用于科學研究、技術設計、查證、決策等的數值。ERP系統(tǒng)主數據又稱參照數據，是由定義業(yè)務實體的事實構成，事實被用于對一個實體建立多個定義或視圖。維護主數據包括物料主數據、供應商、客戶、會計科目視圖等，主數據字段繁、種類多、相互制約的特點決定了主數據的維護一定要非常重視并投入充分的力量和資源才能解決。
ERP(enterprise resource planning)企業(yè)資源計劃，它是將企業(yè)內部所有資源整合在一起，對采購、生產、成本、庫存、分銷、財務資源進行規(guī)劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。數據是這些資源的表現形式，任何經營管理活動都離不開對這些數據的存取，所以說數據是企業(yè)的一種無形資產。因此，在ERP項目運行過程中，重中之重就是數據的維護和管理。
2、主數據的維護
主數據在維護過程中要高度重視主數據維護的準確性，保證數據維護的及時性和嚴謹性，ERP系統(tǒng)才能正常的運行。不準確的數據對于無辜的計算機來說其實就是謊言，它們只能被計算機用來高速地產生錯誤的答案。只有保證每一次數據維護的準確，才能保證系統(tǒng)數據的準確。
主數據字段繁、種類多、相互制約的特點，使得主數據的維護必須確保及時性和嚴謹性。為確保主數據維護的及時性和嚴謹性，我們制定各項標準化規(guī)范。大到信息指標體系、信息交換接口要標準化，小到分類編碼、文檔編寫、字段定義及維護流程同樣也要標準規(guī)范化。確保在最短的時間內能夠進行數據準確維護，使數據的維護進行規(guī)范處理。
主數據維護方法有直接輸入法和批量導入法。直接輸入法使用ERP系統(tǒng)事物代碼，對視圖中的各項目進行錄入，這種方法適合少量數據的維護，由于是手工更改，出錯的概率較高。主數據的維護既是日常性的工作，也會有階段性的工作。往往階段性的工作采用大數據量的批量更改，如價格調整、類別調整等等，因此，系統(tǒng)要有批量處理和調整的`功能。批量導入法使用批導程序，一次執(zhí)行大批量的更改，但要求數據維護人員按照用戶提供的數據模板正確導入ERP系統(tǒng)中。
真正做好主數據維護和管理工作，要求主數據維護人員在實際中做好以下幾方面工作。
2.1 注重業(yè)務流程及其功能改變
由于ERP系統(tǒng)主數據的關鍵字段是與業(yè)務流程及其功能息息相關的，所以在維護主數據時必須關注系統(tǒng)內業(yè)務流程設計及其功能變化。在系統(tǒng)運行過程中，系統(tǒng)功能會被優(yōu)化或改進。這時，通常會對主數據的維護提出新要求。主數據維護人員必須關注這些變化，確保主數據隨時更改。因此，從管理上要求在系統(tǒng)設計、配置發(fā)生變化時，各模塊程序維護和開發(fā)人員要及時和主數據維護人員溝通，而主數據人員一定要將這些轉化為主數據具體維護要求。
2.2 強化ERP項目相關模塊原理的培訓
要求主數據維護人員吃透ERP精神，根據系統(tǒng)中的原理和做法，具體應用到實際工作中去，做精、做好，將數據和業(yè)務流程緊密結合，重要的是知道數據怎么做，更知道為什么這么做，以達到培訓的最佳效果。
2.3 掌握批導程序的制作方法
數據批量導入是主數據維護的一項重要技能。常用的批導程序通常是在上線初期就由開發(fā)人員準備好的，可是日常維護過程中，時常會有新的批導入任務，這就要求主數據維護人員不僅能夠熟練地使用現有的批導程序以保證導人數據的正確，而且還需要掌握批導程序的制作方法，以適應生產變化的要求。
2.4 建立主數據發(fā)布制度，確保主數據與各項系統(tǒng)外業(yè)務的銜接
主數據維護完成后，并不意味著主數據維護流程已經結束。如系統(tǒng)內新增了材料主數據，有了新的物料編碼，除設計人員與采購人員知道外，還應在主數據維護流程中增加主數據信息發(fā)布這一環(huán)節(jié)，明確主數據發(fā)布的時間、地點、發(fā)布的部門、發(fā)布范圍、如何發(fā)布等，并建立企業(yè)主數據發(fā)布制度。經過了這樣的調整，業(yè)務部門對新增主數據的用途不再有疑惑，而且可以及時地做出業(yè)務反應。
2.5 預見性的維護物料主數據
預見性的維護物料主數據，適應生產的變化，帶鋼的生產品種規(guī)格在成品中數量最大，通過實際工作總結，在維護XG08D2時，同時維護Q195。同樣在維護Q235時，同時維護Q215，這樣即能適應生產過程中的對物料編碼的需求，又提高物料主數據維護的效率。
3、主數據的管理
ERP數據管理體系是通過多次研討分析，經過較長時間的實踐和改進逐步完善建立起來的，目前，基本形成了較為完善的管理體系。
3.1 完善物料主數據維護流程
ERP實施期間由數據組制定產成品、半成品、原料、材料、備品備件、供應商數據收集管理辦法和流程，進行數據的收集整理和維護。甩物料帳后，ERP項目部成立運營監(jiān)管小組負責ERP系統(tǒng)靜態(tài)數據和數據故障的管理，對靜態(tài)數據和動態(tài)數據維護、變更、修改業(yè)務進行受理、審批、備案，并通知責任單位進行處理等;負責動態(tài)數據的監(jiān)控、備案等;按制度執(zhí)行考核。
3.2 采用技術手段完善管理
對于幾十萬個物料數據，新增物料只靠單一通過加強管理來杜絕描述重復還是不夠的，我們還編寫許多有關數據管理方面的程序，來檢查數據維護的合法性和完整性，并開發(fā)了一個模糊查詢程序，有效地控制了描述重復。在新增物料前要對新增物料描述進行查重檢查，查找過程中對物料描述數據格式進行轉換，如：大小寫、全角半角等自動轉換對比。
4、結語
ERP系統(tǒng)主數據的維護、原有數據的優(yōu)化管理仍是數據維護人員艱巨的工作。只有保證每一次數據維護的準確、及時，才能保證系統(tǒng)完整數據的準確。建立明確的責任制度，在數據申請、編碼、維護、應用等操作的各個環(huán)節(jié)上都要保證才能使數據準確、完整。
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