醫(yī)院人事資料管理電子化論文
計算機管理醫(yī)院人事檔案的特點
(一)優(yōu)越性:使相關工作人員在勞動強度方面得到減輕,提高了工作效率,信息經濟時代,利用網絡不但可以快捷的管理醫(yī)院的人事檔案信息,也使人事檔案信息可以快速的被檢索查找出來,免除了翻箱倒柜的傳統(tǒng)檢索查找方式,工作人員的勞動強度大大降低,人事檔案的歸類質量以及檢索速度大幅提升,醫(yī)院相關工作人員也可以免除枯燥乏味的手工建檔方式,而采用新穎的計算機建檔方式。
(二)專業(yè)性:所有的經營活動都有它所屬的專業(yè)范圍,經營活動時在其范圍內進行,計算機管理醫(yī)院人事檔案也有所屬的專業(yè)活動及范圍,專業(yè)活動有很多。計算機管理醫(yī)院人事檔案包括醫(yī)院人員編制、醫(yī)院人員培訓、醫(yī)院人員開發(fā)、醫(yī)院人員調整、醫(yī)院人員使用等等專業(yè)內容。它們每個專業(yè)不同,所生成的電子檔案也就有不同的專業(yè)屬性,并且不能混淆不同專業(yè)的文件信息�？紤]到設計軟件在對于所有專業(yè)不是通用的,所以計算機管理醫(yī)院人事檔案在歸檔時根據(jù)各自特點分別進行歸檔。
(三)完整性:完整性是指計算機管理醫(yī)院人事檔案是整個醫(yī)院人員的活動反應,它為合理的醫(yī)院人員調整、人員編制、人員制度等問題提供了必要的、完整的數(shù)據(jù),給醫(yī)院帶來了完整的人事檔案信息庫存。
(四)依附性:計算機管理醫(yī)院人事檔案是由計算機生成的,它的讀取需要調動數(shù)碼信息。這點和其他電子檔案一樣,歸檔的電子人事檔案依附于計算機技術,通過計算機的硬件,對電子人事檔案進行存儲和讀取。所以說計算機管理醫(yī)院人事檔案具有對計算機的依附性。
(五)分類性:計算機內容的相對獨立性對于修改顯得相對容易,它可以做到在修改后隱藏所有的改動痕跡。這點和紙質檔案大有不同:信息和載體可以輕松分離,信息內容容易修改,可以復制,修改后依然可以做到整潔干凈,仿造容易。醫(yī)院歸檔的電子人事檔案為了防止偽造,還需要做一些特殊的技術處理。(六)生命脆弱:紙質檔案可以很好的做到長期保持,而計算機管理醫(yī)院人事檔案就因為所在的.載體不穩(wěn)定容易損壞壽命。它依賴的軟硬件技術被淘汰時,數(shù)字信息就不能讀出,其壽命也就結束了。所以對計算機管理醫(yī)院人事檔案的保護措施要注重起來。
加強計算機在人事檔案中應用的措施
(一)注重計算機管理醫(yī)院人事檔案的全過程管理,計算機管理醫(yī)院人事檔案,要根據(jù)國家規(guī)范標準制定的規(guī)章制度對電子資料進行全過程管理。醫(yī)院電子人事資料的編制、調整需要參照有關制度來執(zhí)行,在電子人事檔案管理過程中還需要對人事資料進行分級處理,分別進行管理,要有專門的管理人員對電子人事檔案的全過程進行管理活動。加強對人事檔案的保密工作,當需要進行人事檔案的查閱時,需要有人事檔案管理人批準或相關領導的批準才能進行。需要復制一些人事檔案時,要在檔案管理員批準后進行。人事檔案的消除工作也需要在嚴格的規(guī)章制度下由檔案管理員批準后進行。
(二)注重軟硬件的維護更新,醫(yī)院電子人事檔案的管理離不開日常的細心維護,對于網絡維護,不是說只有在局域網出現(xiàn)問題時才進行維護,而是在日常正常工作運轉時就需要進行維護;平時不注意維護只能在出現(xiàn)故障時加大修復的難度。在網絡工作中一旦工作站硬件出現(xiàn)故障,就會引起整臺機器的作廢,所以網絡的日常保養(yǎng)維護相對重要。開機關機要按照步驟一步一步來,不能隨意進行冷啟動,當機器在運行中出現(xiàn)異常狀況時要及時進行有效的處理,使機器恢復正常功能,不能對此不管不問。溫度和濕度對機器運行也產生影響,在維護時要注意這兩點控制管理。傳輸設備以及計算機終端經常發(fā)生這樣那樣的問題,相關檔案管理人員要掌握好計算機的使用原理,對常出現(xiàn)的問題有著良好的解決方案。軟件維護比硬件維護復雜,勞動量也大。在系統(tǒng)保護中可以采用硬盤保護卡和恢復軟件,做好系統(tǒng)的軟件備份和數(shù)據(jù)備份工作。在還原系統(tǒng)時可以采用多種方法比如定時還原,它可以還原成以前的任何位置,使系統(tǒng)恢復到你還原選定的任何位置。Ghost系統(tǒng)經常被人們采用,它可以有效的彌補軟件維護的不足之處。系統(tǒng)中比較重要的檔案數(shù)據(jù)文件需要備份多個,處于不同的磁盤目錄下,當一個磁盤出現(xiàn)問題時還可以選擇別處的磁盤進行數(shù)據(jù)管理。計算機病毒的查殺工作也需要注意,在防止病毒侵入計算機網絡方面,可以采用專業(yè)的殺毒軟件、安裝系統(tǒng)防火墻、如果機器內存大還可以采用多個殺毒軟件同時進行殺毒防護。對于病毒要進行定期,定磁盤的詳細查殺。
(三)加強檔案管理人員意識,信息技術發(fā)展日新月異,醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理方式將被漸漸淘汰,取而代之的是現(xiàn)代化計算機技術的管理模式。在這個大環(huán)境下,相關工作管理人員的意識也要有所提高,充分認識到科技的高效性。還要不斷增加對人事檔案管理的軟硬件投入,采用先進的科學技術手段進行電子人事檔案的信息處理,實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效化。
(四)完善歸檔制度,我國為了醫(yī)院可以更好的進行檔案的管理,出臺制度了一系列的制度,比如《計算機文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《計算機文件歸檔與管理范圍》等等,它們可以為醫(yī)院計算機人事檔案的歸檔、整理利用、收集等方面做出法律的依據(jù)。在醫(yī)院進行計算機人事檔案管理活動時,要根據(jù)醫(yī)院的具體情況,使計算機人事檔案從生成到歸檔都可以參照相關的管理機制,形成一個計算機人事檔案生成、整理、歸檔、改寫等內容組合的管理系統(tǒng)。
總結
對于醫(yī)院的計算機人事檔案管理,是人事管理的重要環(huán)節(jié),它對于人事檔案資料的完整性起著重大作用。當前形式醫(yī)院業(yè)務不斷增多,醫(yī)院的人事管理難度也在逐步增大,擺在我們面前的是通過探索和實踐,不斷完善計算機人事檔案的管理,使醫(yī)院資料具有現(xiàn)代化、電子化的特點,管理起來也更加高效,使人事檔案符合現(xiàn)代管理的要求,實現(xiàn)既定的管理目標。
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