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文秘工作技巧
常言道板凳要坐十年冷,從事文秘工作首先要做好長(zhǎng)期吃苦的思想準(zhǔn)備。下面是小編幫大家整理的文秘工作技巧，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
文秘工作技巧
一、正確認(rèn)識(shí)和定位辦公室文秘工作
辦公室文秘書(shū)跟在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，表面光鮮亮麗，較為體面，但實(shí)質(zhì)文秘工作枯燥乏味，是一項(xiàng)十分辛苦的職業(yè)。做好文秘書(shū)工作首先要樹(shù)立吃苦意識(shí)，要耐得住寂寞，守得住清貧，做到“吃的苦、受的氣、懂規(guī)矩、顧大局”。在這里我想到一個(gè)例子，曾經(jīng)有兩個(gè)同志借調(diào)到政府辦工作，不到幾天就走了，他們?cè)詾檗k公室是好地方，工作比較清閑，提拔升遷又快，而實(shí)際了解的情況卻恰恰相反，和他們之前預(yù)想的反差太大，最后失望的選擇了離開(kāi)。所以從事文秘工作首先要給自己一個(gè)準(zhǔn)確的定位，選擇了這行就是選擇了清苦和堅(jiān)守，只有苦盡才可能有甘來(lái)。常言道板凳要坐十年冷，從事文秘工作首先要做好長(zhǎng)期吃苦的思想準(zhǔn)備。
二、努力培養(yǎng)寫(xiě)作興趣
興趣是最好的老師。著名學(xué)者于丹講過(guò)“工作是什么，工作就是做你喜歡做的事情”。比如我們看一部自己喜歡的電影、電視劇或者是小說(shuō)，真恨不得一下就看完，我們可能吃飯?jiān)诳础⒆呗吩诳�、睡覺(jué)在看，甚至上廁所也在看，這就是興趣的力量。寫(xiě)材料本身是枯燥的，但我們從事文秘書(shū)工作的就是干這行的，正所謂“干一行、愛(ài)一行”，遲寫(xiě)、早寫(xiě)都得寫(xiě)，與其被動(dòng)等待，不如抓早動(dòng)快；與其痛苦難耐，不如帶上興趣去寫(xiě)。久而久之或許就能從中發(fā)現(xiàn)樂(lè)趣，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，逐漸培養(yǎng)出自己的寫(xiě)作興趣。
三、堅(jiān)持學(xué)習(xí)跟上節(jié)奏
當(dāng)前縣政府辦公室的文秘人員學(xué)歷都比較高，大多是本科，有的是研究生學(xué)歷。應(yīng)該說(shuō)基本的知識(shí)儲(chǔ)備都比較扎實(shí)，但在學(xué)校學(xué)的知識(shí)和實(shí)際工作還是有很大區(qū)別的。辦公室文秘工作對(duì)政策、法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)要求較高，必須隨時(shí)學(xué)習(xí)跟進(jìn)。這塊主要涉及三個(gè)方面：
學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)
按照秘書(shū)工作分工，我當(dāng)前主要負(fù)責(zé)城鄉(xiāng)建設(shè)、國(guó)土資源、招商引資等方面材料的起草工作。相應(yīng)的就要對(duì)城鄉(xiāng)規(guī)劃法、土地管理法等相關(guān)法律法規(guī)有較全面的了解和掌握。業(yè)務(wù)上要求就更高了，比如對(duì)bt、bot,ppp模式、容積率、建筑密度等等一些術(shù)語(yǔ)都要了解和掌握，推而廣之，就是學(xué)習(xí)相關(guān)的法律和業(yè)務(wù)知識(shí)，不能做門(mén)外漢，不能不懂裝懂。只有業(yè)務(wù)懂了，政策熟了，這樣工作才能開(kāi)展，才能寫(xiě)出好的文章，不能讓我們的文章成為無(wú)本之木、無(wú)源之水。
要隨時(shí)學(xué)習(xí)最新的政策和會(huì)議精神
從事文秘工作如同從事法律工作，一直有最新的東西出臺(tái)。要隨時(shí)學(xué)，要真正做到與時(shí)俱進(jìn)。例如保障性住房原來(lái)有廉租房、公租房和經(jīng)濟(jì)適用房等區(qū)分，現(xiàn)在統(tǒng)一分為購(gòu)置型和租賃型兩類(lèi)，原來(lái)棚戶區(qū)改造這塊一直是倡導(dǎo)政府主導(dǎo)推動(dòng)，現(xiàn)在提出政府購(gòu)買(mǎi)棚改服務(wù)和貨幣化安置新政策。同時(shí)，隨著十八屆四中、五中全會(huì)等會(huì)議的召開(kāi)，新的大政方針相繼出臺(tái)，我們只有及時(shí)學(xué)習(xí)和了解，才能讓寫(xiě)出的文章緊扣時(shí)代主題。在這方面，機(jī)要室為我們提供了便利條件，中、省、市最新政策和會(huì)議精神都以文件形式寄存在機(jī)要室便于隨時(shí)翻閱，同時(shí)，發(fā)達(dá)的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)也讓我們隨時(shí)能瀏覽最新的資訊，這些寶貴的資源作為文秘寫(xiě)作人員一定要充分利用。
及時(shí)了解和掌握部門(mén)鄉(xiāng)鎮(zhèn)動(dòng)態(tài)
日常工作中和我們打交道最多的就是部門(mén)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)，這也是我們開(kāi)展工作的主要信息源泉。對(duì)部門(mén)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)今年的工作任務(wù)是什么，完成到什么程度，遇到什么困難，都要有全面的了解和掌握。日常的匯報(bào)材料無(wú)非也就分為“工作任務(wù)是什么，做到什么程度了，存在什么問(wèn)題，下一步工作計(jì)劃和打算是什么”這幾塊，假如我們對(duì)部門(mén)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)這些情況有熟練的了解和掌握匯報(bào)材料就能很快的寫(xiě)出來(lái)。舉個(gè)列子就如寫(xiě)個(gè)人簡(jiǎn)歷，因?yàn)槲覀儗?duì)自己的情況很了解，所以簡(jiǎn)歷很快就能寫(xiě)好，所以熟練了解和掌握部門(mén)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作動(dòng)態(tài)，這是寫(xiě)好材料的重要保證。
四、多思考親實(shí)踐
思考是文章的靈魂。古人講“世事洞明皆學(xué)問(wèn)、人情練達(dá)即文章”，孔老夫子也講“學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆”，平時(shí)就做一個(gè)有心人，多思考一些問(wèn)題，特別是對(duì)涉及分工口上的工作，縣域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等問(wèn)題進(jìn)行思考，提出自己的觀點(diǎn)和看法，哪怕是不太成熟的觀點(diǎn)和看法，隨時(shí)將它寫(xiě)下來(lái)，積少成多就成為自己創(chuàng)作的源泉�？傊畬�(xiě)材料一定要原創(chuàng)，一定是自己思想的表達(dá)，不要照抄照搬。我們唱歌講究聽(tīng)原生態(tài)，喜歡聽(tīng)原創(chuàng)歌曲，就是外出吃飯也喜歡吃純手工的，喜歡吃最原汁原味的東西�？次恼乱惨粯樱矚g讀看原創(chuàng)的。毛主席的文章就是他老人家自己思考寫(xiě)出的，幽默風(fēng)趣而又富有哲理，雖時(shí)隔幾十年現(xiàn)在讀起來(lái)仍朗朗上口，讓人印象深刻�！拔覀儊�(lái)自五湖四海，為了一個(gè)共同的目標(biāo)走到了一起；人固有一死或重于泰山或輕于鴻毛，為人民服務(wù)而死重于泰山，就是死得其所”像這樣的名句大家都是信手拈來(lái)，這些語(yǔ)句深深地刻在了我們的心理，這就是原創(chuàng)的文章的力量。所以我們一定要做個(gè)有心人，文章不一定要華麗但一定要有思想、有自己的想法。
實(shí)踐是文章的源泉。辦公室文秘書(shū)大多時(shí)間坐在辦公室里，和外界接觸得少、了解的也就少，常言“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行”。材料其實(shí)就是實(shí)際情況的書(shū)面化表達(dá)。只有我們對(duì)實(shí)際情況有最直接的了解才能寫(xiě)出真實(shí)生動(dòng)的文章。平時(shí)有機(jī)會(huì)多和領(lǐng)導(dǎo)下鄉(xiāng)，多參與社會(huì)實(shí)踐，多和群眾交流，多了解第一線的情況和問(wèn)題，掌握最真實(shí)的一面，讓文章生動(dòng)、寫(xiě)實(shí)、有趣。
五、勤于練筆勤于積累
我們常說(shuō)“業(yè)精于勤而荒于嬉，行成于思而毀于隨”。寫(xiě)作如同練功，平時(shí)常練，練就扎實(shí)的基本功，到時(shí)就會(huì)做到厚積薄發(fā)，得心應(yīng)手。日常從寫(xiě)一些信息、簡(jiǎn)報(bào)等小文章練起，勤于練，勤于寫(xiě)，勤于積累，慢慢的就會(huì)熟練駕馭。這方面前任辦公室主任賈浩飛同志就是我們學(xué)習(xí)的榜樣，他特別善于積累，將隨身看到的報(bào)紙雜志等優(yōu)秀文章剪貼下來(lái)粘在自己的筆記本上，日積月累積攢了厚厚幾大本，成為他日后行文創(chuàng)作的寶貴財(cái)富。
六、學(xué)著領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖
辦公室接觸面比較廣，平時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)相處較多。特別是給領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿時(shí)要盡量揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖，按他平時(shí)的語(yǔ)言邏輯習(xí)慣和思維習(xí)慣謀篇布局，讓寫(xiě)出的文章在緊扣主題的同時(shí)盡量符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。之外，要學(xué)會(huì)交流學(xué)習(xí)，多和辦公室領(lǐng)導(dǎo)、科室主任及我們身邊的同事多學(xué)習(xí)、多交流，學(xué)習(xí)他們的寫(xiě)作技巧和寫(xiě)作方法，已達(dá)到提升自己的目標(biāo)。
Office辦公文秘使用技巧
數(shù)字格式批量轉(zhuǎn)換
在完成一篇報(bào)告后，才發(fā)現(xiàn)其中最有說(shuō)服力的數(shù)字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說(shuō)服力。為了讓這些數(shù)字達(dá)到醒目的效果，可以為它們?cè)O(shè)置一些特殊格 式。按下“Ctrl+H”組合鍵調(diào)出查找和替換對(duì)話框，將光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”框中，然后單擊“高級(jí)”展開(kāi)對(duì)話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數(shù) 字”，這時(shí)“查找內(nèi)容”中會(huì)自動(dòng)顯示為“^#”。將光標(biāo)定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內(nèi)容”，將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數(shù)字設(shè)置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過(guò)要注意，它會(huì)讓文檔中的所有數(shù)字都改變的。
查找對(duì)話框中的快捷鍵
執(zhí)行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對(duì)話框，會(huì)發(fā)現(xiàn)對(duì)話框中的許多項(xiàng)目之后都有一個(gè)帶下劃線的字母，這就是此項(xiàng)的快捷鍵了，不過(guò)一 定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開(kāi)高級(jí)選項(xiàng)，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位 這三個(gè)選項(xiàng)卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對(duì)話框)。
另外，在office20xx中進(jìn)行查找/替換時(shí)，我們經(jīng)常會(huì)在不關(guān)閉查找/替換對(duì)話框的情況下，切換到正文中進(jìn)行修改，然后再回到查找/替換對(duì)話框中繼續(xù)操作，一般都是通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊進(jìn)行切換，其實(shí)直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。
在最后一次搜索結(jié)果中快速瀏覽
當(dāng)你搜索完畢，退出查找對(duì)話框后，如果想回過(guò)頭看看剛才的搜索結(jié)果，這時(shí)不用再打開(kāi)查找對(duì)話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結(jié)果中快速瀏覽了。
高亮顯示所有搜索出來(lái)的結(jié)果
為了讓搜索出來(lái)的結(jié)果更醒目，可以讓搜索的結(jié)果內(nèi)容高亮顯示出來(lái)。操作很簡(jiǎn)單：在查找對(duì)話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項(xiàng)目”就可以了。
替換時(shí)巧妙保留書(shū)簽
假設(shè)在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號(hào)括起來(lái)的部分表示定義了書(shū)簽，括號(hào)是為了讓大家看的清楚，真實(shí)文本中并沒(méi)有出現(xiàn)。如果在進(jìn)行替換操作時(shí)，將兩個(gè)人物名稱(chēng)換成了其它人名，那么書(shū)簽 也會(huì)隨之丟失。大家在定義書(shū)簽時(shí)，將人名前后的空格都包括進(jìn)來(lái)，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.
使用圖片替換文本
有時(shí)我們可能想用圖片來(lái)替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來(lái)替換文檔中的所有公司名稱(chēng)，可通過(guò)下面的步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)：
第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統(tǒng)的剪貼板中。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號(hào)，下同)。
第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個(gè)一個(gè)替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時(shí)文檔中的被替換的文字，就都會(huì)成圖片了。
快速找出word中的域
為了增加互動(dòng)性，有些人會(huì)在word中插入大量的域，數(shù)量一多，可能連作者自己都記不清了。可以通過(guò)查找功能，快速瀏覽這些域代碼。
第一步：確定域代碼為打開(kāi)狀態(tài)，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。
第二步：按“Ctrl+F”鍵調(diào)出查找對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續(xù)按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。
巧用替換批量設(shè)置文檔格式
在一些文章中，尤其是一些學(xué)術(shù)論文，會(huì)大量出現(xiàn)一些同樣的術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞，如果想讓這些術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞有一個(gè)統(tǒng)一的格式，不用一個(gè)一個(gè)設(shè)置，用替換功能很快就能完成。
第一步：找到要設(shè)置格式的第一個(gè)術(shù)語(yǔ)或關(guān)鍵詞(如：“虛擬現(xiàn)實(shí)”)，設(shè)置它的大小、字體、顏色等格式。選中設(shè)置好的術(shù)語(yǔ)，按“Ctrl+C”鍵將它復(fù)制到剪切板上。
第二步：按“Ctrl+H”鍵調(diào)出替換對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”中輸入“虛擬現(xiàn)實(shí)”，在“替換為”中輸入“^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現(xiàn)實(shí)”一詞，就被設(shè)置成統(tǒng)一的格式了。
秘書(shū)工作拒絕的禮儀技巧
無(wú)論是人際交往，還是公關(guān)交往，有求必應(yīng)是每個(gè)人都在追求的理想目標(biāo)。但是，由于主客觀條件的限制，我們事實(shí)上不可能有求必應(yīng)。實(shí)際上，拒絕別人的思想觀點(diǎn)、利益要求、行為表現(xiàn)的時(shí)候總是多于承諾、應(yīng)允的機(jī)會(huì)。沒(méi)有允諾或沒(méi)有拒絕的交往是同樣不可想象的。
拒絕，可能是因?yàn)槲覀兊臈l件有限，可能是我們要維護(hù)自己的利益，可能是我們不得不兼顧第三者的利益，也可能是對(duì)方的要求不合情理�？傊碛煽赡苁呛芏嗟�。但是，縱使我們的理由有千條萬(wàn)條，由我們的拒絕所引起的對(duì)方的心理抗拒以及由此產(chǎn)生的消極情感后果往往是不可避免的。為了使這樣的消極后果能降低到最低限度，公關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和掌握一些拒絕的禮儀技巧。
該說(shuō)“不”時(shí)就說(shuō)“不”
在社會(huì)交往中，經(jīng)常會(huì)遇到許多社會(huì)組織、群體或個(gè)人有求于你的時(shí)候，這些期求多數(shù)情況下又是不能全部滿足的。例如，朋友請(qǐng)你聚會(huì)，你卻不得不加班；上司讓你晚上加班，你卻必須照顧身邊無(wú)人照料的生病的孩子；鄰居托你出差時(shí)捎帶東西，你卻因日程太緊，沒(méi)有時(shí)間關(guān)照此類(lèi)事情；外單位來(lái)你公司要求采購(gòu)緊俏商品，而你公司確已無(wú)能為力；某公司代表的請(qǐng)求有違國(guó)家法規(guī)等。遇到這種情況，該怎么辦呢？一概承諾？不可能，也辦不到，如果都答應(yīng)下來(lái)，最后只能落得個(gè)“言而無(wú)信”的壞名聲。支支吾吾，不置可否？也不合適，對(duì)方會(huì)以為你不負(fù)責(zé)任，缺乏能力。
不予拒絕的理由可能很多，比如，擔(dān)心傷了對(duì)方的自尊心，怕傷了雙方的和氣，怕由此招來(lái)不測(cè)的后果等等，正是這樣一些理由，制約著我們常常不能果斷地、面對(duì)面地拒絕別人，甚至違心地給予肯定的答復(fù)。
客觀上不能滿足對(duì)方，或者很難滿足對(duì)方，而主觀上又當(dāng)面給予了肯定的承諾，其后果只能是這樣：要么自我譴責(zé)，產(chǎn)生自我抑制，后悔“早知今日，何必當(dāng)初�！保灰疵銖�(qiáng)應(yīng)付，使自己或組織受到損害；要么“言而無(wú)信”，可能引起對(duì)方反感，甚至憎惡。
心理學(xué)的研究成果表明，一個(gè)人的心理期望值越高，其實(shí)現(xiàn)值往往就越低，期望值與實(shí)現(xiàn)值常常是成反比的。有些場(chǎng)合，我們也許以為承諾是為了禮貌，是出于保護(hù)對(duì)方的自尊心不受傷害，是替公眾考慮�？墒牵瑥奈覀兂兄Z的那一刻起，對(duì)方的期望值就可能達(dá)到了飽和狀態(tài)。如果最后的現(xiàn)實(shí)是我們的承諾根本不能兌現(xiàn)，對(duì)方的心理實(shí)現(xiàn)值就會(huì)從飽和狀態(tài)一下跌至負(fù)值狀態(tài)，就有可能出現(xiàn)情感情緒反常，甚至失態(tài)。這個(gè)時(shí)候，因我們的“有禮’，承諾所引起的失禮后果就可想而知了。
為了長(zhǎng)遠(yuǎn)、有效、腳踏實(shí)地地發(fā)展公共關(guān)系與人際關(guān)系，使眾多的不得不采取的拒絕行為所引起的抗拒心理和消極情緒反映降低到最低程度，公關(guān)人員應(yīng)當(dāng)首先自覺(jué)地建立起一種隨時(shí)準(zhǔn)備說(shuō)“不”的勇氣和自信心。
巧言誘導(dǎo)，委婉拒絕
拒絕，是一項(xiàng)高難度的專(zhuān)門(mén)技巧，公關(guān)人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和探討；要善于根據(jù)不同情況運(yùn)用不同的拒絕藝術(shù)，才能收到演禮的效果。
雖然應(yīng)當(dāng)提倡在適時(shí)地表達(dá)“不”，但真正能愉快地接受“不”字的人恐怕是沒(méi)有的。相反，斷然的拒絕必將導(dǎo)致公眾的不滿；輕易地、直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)“不”，只會(huì)讓人以為你是一個(gè)毫無(wú)誠(chéng)意的人。著名心理學(xué)家杰?達(dá)拉多認(rèn)為，人的攻擊行為的產(chǎn)生，常常以欲求得不到滿足為前提。如果我們一遇到需要否定的場(chǎng)合，就連聲地說(shuō)：“不，不，不！”不僅表現(xiàn)了我們的淺薄幼稚，而且很有可能破壞人際友誼，斷送組織與公眾之間的良好關(guān)系，毀壞組織的形象。
必須表達(dá)否定的時(shí)候，首先需要尊重對(duì)方，說(shuō)話要適當(dāng)、得體，會(huì)使用一些敬語(yǔ)，以擴(kuò)大彼此的心理距離；我們都有這樣的體會(huì)，在親人、熟人面前，我們總是在言語(yǔ)上要隨便一些，表現(xiàn)得有話直說(shuō)，直來(lái)直去。在我們面對(duì)陌生人時(shí)，我們總是彬彬有禮，說(shuō)話很注重“分寸”，對(duì)方在這樣的情境下，很難一下給你提出什么要求，表達(dá)什么意愿。當(dāng)我們需要表達(dá)否定的時(shí)候，如果也多用敬語(yǔ)，在語(yǔ)言上表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方格外尊重，對(duì)方也往往會(huì)隨之產(chǎn)生“可敬不可近”的感覺(jué)。這種用敬語(yǔ)擴(kuò)大距離的否定法適合在交往還不是太深的公眾面前使用。
采用誘引方法也是表達(dá)否定的極好手段。需要否定時(shí)，我們不妨在言語(yǔ)中安排一兩個(gè)邏輯前提，不直接說(shuō)出邏輯結(jié)論，邏輯上必然產(chǎn)生的否定結(jié)論留給對(duì)方自己去得出，這樣的邏輯誘導(dǎo)否定法如果是在面對(duì)上級(jí)組織，身處領(lǐng)導(dǎo)地位的公眾時(shí)使用，效果往往比較理想。例如，戰(zhàn)國(guó)時(shí)，韓國(guó)大臣摻留，就曾經(jīng)有效地使用過(guò)這樣的方法。有一次，韓宣王就欲重用兩個(gè)部下一事征求摻留的意見(jiàn)，摻留明知重用二人不妥，但直言其“不”，效果肯定不好，一是可能冒犯韓王，二是韓王以為自己嫉妒賢能。于是摻留用下面這段話表達(dá)了自己的見(jiàn)解：魏王曾因重用這兩個(gè)人丟過(guò)國(guó)土，楚國(guó)也曾因重用他們而丟過(guò)國(guó)土，如果我們也重用這兩個(gè)人，將來(lái)他們會(huì)不會(huì)也把我國(guó)出賣(mài)給外國(guó)呢？摻留這種誘導(dǎo)式拒絕法的效果是顯而易見(jiàn)的。
道明原委，互相理解
一般說(shuō)來(lái)，我們之所以拒絕對(duì)方，總是有一些不得不這樣做的原因，總是有我們所處的主觀或客觀都有的困難，對(duì)于這些困難，有求于我們的公眾未必知道或未必完全清楚。
因此我們不妨面對(duì)公眾直陳我們的難處，求得對(duì)方的理解和諒解。社會(huì)公眾的思想文化水平正在不斷提高，只要我們彼此能以誠(chéng)相待，對(duì)方也一定能理解我們所處的難處和不得不拒絕的理由。這種拒絕方法在面對(duì)長(zhǎng)期公眾或臨時(shí)公眾時(shí)都可以采用。
有時(shí)候，我們拒絕的理由很難直陳，或沒(méi)有時(shí)間講清楚，或擔(dān)心對(duì)方確實(shí)難以理解。面對(duì)這種情況，我們也不妨只用一些“哎呀，這咋辦呢？”“真?zhèn)X筋”之類(lèi)的話就可以了。不必具體解釋理由，對(duì)方一般也不會(huì)再追問(wèn)具體理由的；即使是問(wèn)，也可繼續(xù)使用“哎呀，真是一言難盡，真沒(méi)辦法！”之類(lèi)的話給予回答。
拒絕對(duì)方的時(shí)候，我們一方面要尋求對(duì)方的理解，另一方面，也應(yīng)主動(dòng)地理解對(duì)方，這樣才能達(dá)到“生意不成仁義在”的公關(guān)效果。例如，當(dāng)我們闡釋我們不得不拒絕的理由時(shí)，我們不妨客觀真誠(chéng)地說(shuō)明一下，我們的拒絕可能給對(duì)方帶來(lái)的利益。凡事往往都有兩個(gè)方面，壞事里面總是可能包含著好的一面，只要我們內(nèi)心是熱情坦誠(chéng)的，這樣的拒絕方法不僅不會(huì)傷和氣，而且有可能促進(jìn)雙方的關(guān)系的發(fā)展，對(duì)方會(huì)把你看成是一個(gè)善解人意的人。
無(wú)論我們的拒絕方法多么禮貌，多么富于人情味，但是，拒絕終歸不能像承諾那樣引起對(duì)方的好感，總會(huì)有乘興而來(lái)，敗興而返的心理感受。為了緩釋對(duì)方因我們的拒絕而產(chǎn)生的瞬時(shí)不快情緒，也為了表明我們的誠(chéng)意，我們不妨在準(zhǔn)備說(shuō)“不”的時(shí)候，就主動(dòng)為對(duì)方考慮一下退路或補(bǔ)救措施，使對(duì)方的情感能夠轉(zhuǎn)移，不致一下跌進(jìn)失望的深谷。比如，當(dāng)對(duì)方來(lái)求我們?yōu)槠浣鉀Q困難，而我們又無(wú)能為力的時(shí)候，我們不妨采取一點(diǎn)“補(bǔ)償”性措施，向?qū)Ψ酵扑]一下目前有實(shí)力解決這類(lèi)問(wèn)題的我們的同行等。這樣，既可能使對(duì)方獲得心理補(bǔ)償，減少因遭拒絕而產(chǎn)生的不滿、失望，又表達(dá)了我們的誠(chéng)意，使對(duì)方能真正理解我們。
美國(guó)口才與交際學(xué)大師卡內(nèi)基有一次不得不拒絕一個(gè)于情于理都不應(yīng)拒絕的演講邀請(qǐng)，他是這樣對(duì)邀請(qǐng)者說(shuō)的：“哎呀，很遺憾，我實(shí)在是排不出時(shí)間來(lái)了，對(duì)啦，某某先生也講得很好，說(shuō)不定是比我更適當(dāng)?shù)娜诉x呢�！�
禮貌拒絕對(duì)方的方法還有很多很多，如讓步拒絕法，預(yù)言拒絕法，提問(wèn)拒絕法等等……
只要我們以理解、真誠(chéng)維系和發(fā)展公眾關(guān)系為前提，認(rèn)真總結(jié)、升華不得不說(shuō)“不”的方法，以我們自己的人格、以我們所在組織的風(fēng)格和美譽(yù)作保證，我們就一定能找到如何禮貌拒絕公眾的各種具體方法。
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