公司的電子文件管理制度
電子文件的兩個基本特征：
第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點。數(shù)字信息使用0和1兩種兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機存儲器（包括內(nèi)存儲器和各種外存儲器）中，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。
第二，電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。 從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。
公司的電子文件管理制度（通用5篇）
在不斷進(jìn)步的社會中，制度起到的作用越來越大，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的公司的電子文件管理制度（通用5篇），僅供參考，大家一起來看看吧。
公司的電子文件管理制度1
一、目的
適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，規(guī)范公司在各項工作中所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案的管理工作，保障電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性。
二、范圍
適用于公司在各項工作過程處理活動中產(chǎn)生的電子文件和電子檔案管理。
三、定義
電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴電腦等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳達(dá)的文件夾。
電子檔案：指經(jīng)過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。
四、管理要求
1、公司通過使用防火墻、工作人員密碼及防病毒軟件，保護(hù)其IT系統(tǒng)免遭破壞和非法使用。
2、工作人員不得向計算機中添加任何軟件，未經(jīng)管理員允許不得卸載辦公軟件，
3、存放服務(wù)器的房間要上鎖，服務(wù)器和設(shè)備要有專人管理。
4、電子文檔更新必需拷貝文檔保持一致，并且所有的文件發(fā)放記錄應(yīng)保留書面簽字不得以電子形式保留。
5、必須備份數(shù)據(jù)，確保即使主要IT系統(tǒng)癱瘓，記錄不丟失。
6、數(shù)據(jù)可以用不同的方式備份，如光盤、可移動硬盤。
7、計算機系統(tǒng)每日創(chuàng)建或更新的關(guān)鍵數(shù)據(jù)應(yīng)每日備份。
8、所有軟件都應(yīng)至少進(jìn)行一次完整備份以作出保護(hù)。
9、系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)至少每月備份一次。
10、每日備份應(yīng)在辦公時間以后，計算機使用率較低的情況下進(jìn)行，備份數(shù)據(jù)應(yīng)儲存在大容量硬盤中。
11、備份數(shù)據(jù)應(yīng)由子系統(tǒng)管理員放在安全可靠的地點，所有軟件完整備份和每月備份媒體應(yīng)存放在異地備份文件室。
12、工作人員定期更改密碼。
13、除非授權(quán)，否則不能隨意添加員工進(jìn)入IT系統(tǒng)。
公司的電子文件管理制度2
一、電子文檔是具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的磁帶、磁盤、光盤等載體，并作為檔案向檔案部門移交保存的電子文件檔案。
二、本單位應(yīng)明確電子的文檔管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和部門職責(zé)，責(zé)任到人；加強對電子文檔的承辦、運轉(zhuǎn)、移交、整理、監(jiān)督、指導(dǎo)、保管、開發(fā)、利用工作，更好為部門各項工作服務(wù)。
三、本單位在對電子文件計算機邏輯歸檔的同時，應(yīng)搞好相應(yīng)的紙質(zhì)檔案的物理歸檔。
四、本單位向檔案館移交的電子文件一式三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存；接收入庫的電子文件，每兩年抽檢一次，抽檢率不低于40%，發(fā)現(xiàn)問題及時補救，確保電子文檔的絕對安全。
五、加強電子文檔的保管、保密防范措施，銷毀歸檔的電子文檔，需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，有關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案部門審核，編制銷毀清冊，確保載體與信息徹底銷毀。
公司的電子文件管理制度3
1
4.3.1
公司的電子文件管理制度4
電子文件的整理是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備的工作。電子文件整理包括兩個層次：
1、對分類、排序的組織。
就是按照電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、的合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由歸檔人員來完成。著錄標(biāo)引在整理工作中占有重要地位，其質(zhì)量好壞，將直接影響未來的電子檔案管理和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉(zhuǎn)換有可能損傷數(shù)據(jù)，損害作為證據(jù)的電子文件的真實性。因此保證電子文件的真實性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項重要內(nèi)容。
2、組織建立數(shù)據(jù)庫。
首先是對電子文件進(jìn)行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進(jìn)行分門別類地管理，就要進(jìn)行科學(xué)的分類。要按門類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。其次對電子文件的登記。電子文件的整理是電子檔案管理和利用等工作的基礎(chǔ)。
與紙質(zhì)文件相比較，電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過對電子文件的科學(xué)整理、構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，通過檢索，可以提取電子文件并在計算機屏幕上顯示出來，數(shù)據(jù)庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。無論在任何條件環(huán)境下，都要做好備份工作。
公司的電子文件管理制度5
電子文件的歸檔是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡(luò)，可按要求轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認(rèn)證工作，要與紙標(biāo)識件結(jié)合歸檔。歸檔工作的主要內(nèi)容有：
1、確定電子文件的歸檔范圍。
這是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。按國家檔案局的規(guī)定，電子文件歸檔范圍與紙質(zhì)文件歸檔范圍相同。目前，鶴山市檔案局制訂的《電子文件管理辦法》規(guī)定：機關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體在工作制訂成的，有保存價值的電子文件都要整理歸檔，列出了文字類、圖表類、聲像類等電子文件的收集內(nèi)容和質(zhì)量要求，確保電子檔案的齊全與完整，為電子檔案管理提供了最可靠的基礎(chǔ)保證。
2、規(guī)定歸檔時間。
電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個階段之后的一段時間內(nèi)進(jìn)行歸檔(稱階段歸檔)，可視其具體情況而定。目前，鶴山市規(guī)定科技檔案要在工程竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔，其它門類檔案一年歸檔一次，電子文件的歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔同期進(jìn)行。
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