公司檔案管理制度（通用13篇）

　　在我們平凡的日常里，接觸到制度的地方越來越多，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編精心整理的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

　　公司檔案管理制度 1

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

　　四、檔案管理員的職責(zé)：

　　保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的'收集與整理

　　1、 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　3、 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

　　4、 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1、 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2、 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、檔案的借閱

　　1、 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2、 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　3、 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

　　4、 檔案借閱者必須做到：

　�、� 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　�、� 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1、 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3、 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　4、 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、 在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　公司檔案管理制度 2

　　第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等）、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

　　2、本公司的`請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索�。�

　　1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

　　3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

　　公司檔案管理制度 3

　　第1條 檔案的管理：

　�。ㄒ唬┺k公室是檔案的執(zhí)行管理部門，并由專人負(fù)責(zé)檔案管理；

　�。ǘ�）凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔；

　�。ㄈ�）檔案管理人員堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷歸檔，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料；

　�。ㄋ模�檔案管理使用專用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔；未經(jīng)辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。

　　第2條 檔案歸檔范圍：

　　（一）公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；

　�。ǘ�）政府、項(xiàng)目批文、合同，公司董事會形成的文件材料；

　�。ㄈ�）反映公司工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等）；

　�。ㄋ模┵Y金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）；

　　（五）公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（工作流程、公司決定等），發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等；

　�。�六）工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙，工程部門留用復(fù)印件備份等；

　�。ㄆ撸┕�司各部門年度工作計(jì)劃（財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔）；

　　（八）公司有效證照、證件；

　�。ň牛┚哂蟹�律效力及保存價(jià)值的文件；

　�。ㄊ�）公司重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等；

　�。ㄊ�一）員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；

　�。ㄊ�二）公司獲得的各種社會榮譽(yù)資料；

　�。ㄊ�三）會計(jì)統(tǒng)計(jì)、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財(cái)務(wù)類文件材料（此類檔案由公司財(cái)務(wù)部自行保管存查）；

　�。ㄊ�四）組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn)；

　�。ㄊ�五）其他需要?dú)w檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

　　第3條 檔案立卷要求：

　�。ㄒ唬┺k公室應(yīng)及時(shí)做好檔案歸檔分類保管工作；財(cái)務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時(shí)的將需歸檔的`文件、報(bào)表等材料整理立卷以便存查；

　�。ǘ�）公司各部門應(yīng)及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料，如材料還需使用，也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交歸檔的文件材料；

　�。ㄈ�）各部門向辦公室提交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)；檔案管理人員按文件材料分類造冊，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間；

　�。ㄋ模�檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用；

　�。ㄎ澹┚韮�(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序，依次編寫頁號；

　　（六）有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明，都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi)；

　�。ㄆ撸┌妇矸饷妫瑧�(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第4條 檔案歸檔時(shí)間：

　　（一）公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論；

　�。ǘ�）財(cái)務(wù)部門需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報(bào)總經(jīng)理批示后交辦公室存查；

　�。ㄈ�）物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報(bào)辦公室存查；根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報(bào)辦公室存查。

　　第5條 檔案的借閱：

　�。ㄒ唬┙栝啓n案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為，并應(yīng)及時(shí)歸還。

　　（二）各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱；

　�。ㄈ�）公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予借閱；

　�。ㄋ模┙栝啓n案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷；

　�。ㄎ澹┙栝啓n案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；

　�。�六）借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過10天；檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄；

　　（七）借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失；

　�。ò耍┓步栝喌臋n案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理；

　�。ň牛�會計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

　　第6條 檔案保密級別：

　�。ㄒ唬�檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注；

　�。ǘ�）有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用；

　　（三）有密級檔案只限檔案管理員管理；

　　（四）一般檔案管理，屬業(yè)務(wù)工作使用范疇，對內(nèi)予以及時(shí)提供利用；對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

　　公司檔案管理制度 4

　　第一條檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條檔案管理的原則

　　檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案文件的完整與安全。

　　第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人

　　公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設(shè)專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負(fù)責(zé)對各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；

　　各部門設(shè)有資料管理員，負(fù)責(zé)本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

　　第四條歸檔的范圍

　　1、公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；

　　2、公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等；

　　3、公司會議記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度）；

　　4、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)；

　　5、公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等；

　　6、公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù)；

　　7、財(cái)務(wù)、會計(jì)及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；

　　8、公司法律事務(wù)管理方面的文件材料；

　　9、公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料；

　　10、反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；

　　11、其它對公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；

　　12、公司歷年獲獎資料。

　　第五條歸檔要求

　　整理辦法：分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。

　　1、歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。

　　2、在一個(gè)卷內(nèi)（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間，系統(tǒng)的排列。

　　3、案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的`案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：

　　（1）對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；

　�。�2）對公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存；

　�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　4、按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。

　　5、全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

　　第六條過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。

　　第七條檔案銷毀規(guī)定

　　公司檔案文件銷毀：檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請，報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價(jià)值時(shí)，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。

　　第八條檔案借閱

　　1、因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應(yīng)事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

　　2、員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時(shí)，需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3、借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4、部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認(rèn)，并按時(shí)歸還。

　　5、總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條檔案備份規(guī)定

　　公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條檔案保管

　　1、公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí)，必須認(rèn)真驗(yàn)收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn)，完成檔案交接手續(xù)。

　　2、對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內(nèi)。

　　3、檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí)，須注明原因，保存依據(jù)。

　　第十一條檔案保密規(guī)定

　　公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴(yán)肅處理。

　　公司檔案管理制度 5

　　第一章 總則

　　第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司（以下簡稱公司）項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用，確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合 本公司實(shí)際，特制定本制度。

　　第二條 項(xiàng)目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個(gè)過程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)（施工）監(jiān)理資料、聲像資料等六個(gè)部分組成。

　　第三條 綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個(gè)分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作；項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)（施工）監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。

　　第四條 本制度適用于公司本部，控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

　　第二章 檔案的分類

　　第五條建設(shè)工程前期文件資料

　　（一）可行性研究資料

　　1、項(xiàng)目建議書及批復(fù)；

　　2、可行性研究報(bào)告及批復(fù)；

　　3、項(xiàng)目評估意見；

　　4、環(huán)境影響報(bào)告書（表）；

　　5、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書；

　　6、選址意見書。

　　（二）基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料

　　1、基礎(chǔ)資料

　�。�1）工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明；

　�。�2）地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄；

　�。�3）水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。

　　2、設(shè)計(jì)文件

　　（1）初步設(shè)計(jì)文件資料：總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì)；

　　（2）技術(shù)設(shè)計(jì)：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣，說明書、工程預(yù)算、計(jì)算書、材料表等；

　�。�3）施工設(shè)計(jì)：施工圖、施工說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、施工預(yù)算；

　�。�4）經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書。

　　3、施工準(zhǔn)備資料

　　（1）征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖；

　�。�2）拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書；

　�。�3）環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料；

　�。�4）水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書；

　�。�5）建設(shè)工程規(guī)劃（規(guī)劃用地）許可證（附圖、附件），施工許可證；

　�。�6）工程項(xiàng)目參加單位（設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位）工程項(xiàng)目材料的采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。

　　第六條 施工技術(shù)文件資料

　�。ㄒ唬╅_工報(bào)告，停工、復(fù)工報(bào)告；

　�。ǘ�）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案；

　�。ㄈ�）圖紙會審紀(jì)要；

　�。ㄋ模┕こ碳夹g(shù)、質(zhì)量、安全措施交底；

　�。ㄎ澹┕こ潭ㄎ环啪�、測量記錄、驗(yàn)線記錄；

　　（六）土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖；

　�。ㄆ撸┑鼗�驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄；

　�。ò耍┗�礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄，構(gòu)件吊裝記錄；

　�。ň牛┗炷�土施工日記；

　�。ㄊ�）技術(shù)復(fù)核記錄；

　　（十一）隱蔽工程驗(yàn)收記錄（包括安裝工程）；

　�。ㄊ�二）工程沉降觀測、變形觀察記錄；

　�。ㄊ�三）主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗(yàn)報(bào)告；

　�。ㄊ�四）構(gòu)件合格證；

　　（十五）砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報(bào)告；

　�。ㄊ�六）水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄；

　�。ㄊ�七）工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單；

　�。ㄊ�八）混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄；

　�。ㄊ�九）工程質(zhì)量事故及處理材料；

　�。ǘ�十）其他特種記錄（沉井、沉箱等）；

　�。ǘ�十一）單位工程竣工驗(yàn)收記錄；

　�。ǘ�十二）單位工程質(zhì)量綜合評定表；

　�。ǘ�十三）分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評定表；

　�。ǘ�十四）竣工報(bào)告；

　�。ǘ�十五）交工驗(yàn)收材料；

　�。ǘ�十六）設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料；

　�。ǘ�十七）施工技術(shù)總結(jié)，工程監(jiān)理總結(jié)，工程試運(yùn)行記錄；

　�。ǘ�十八）工程竣工驗(yàn)收會議紀(jì)要、備案表；

　�。ǘ�十九）工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告；

　�。ㄈ�十）工程質(zhì)量保修書；

　�。ㄈ�十一）工程決算、決算審計(jì)。

　　第七條 竣工圖文件

　�。ㄒ唬┙ㄖ�安裝工程

　　l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖；

　　2、各類電氣專業(yè)圖；

　　3、電信專業(yè)圖；

　　4、煤氣專業(yè)圖；

　　5、各類給、排水工程專業(yè)圖；

　　6、供熱、冷專業(yè)圖；

　　7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

　　（二）地下管線工程

　　1、總平面圖；

　　2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖；

　　3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖；

　　4、各種管線特征點(diǎn)圖；

　　5、管網(wǎng)綜合圖。

　　第八條 竣工測量文件資料

　�。ㄒ唬┚C合性資料

　　1、竣工測量（地形、地下管線）技術(shù)資料；

　　2、竣工測量施測方案；

　　3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析；，

　　4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

　�。ǘ�）控制資料

　　1、管線控制，加密控制點(diǎn)的觀察手簿

　　2、光電測距記錄；

　　3、水準(zhǔn)觀測手簿；

　　4、平面、立面求算值的計(jì)算書；

　　5、控制點(diǎn)分布略圖、成果表。

　�。ㄈ�）地形測量資料

　　l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖；

　　2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀測手簿及成果計(jì)算書。

　　第九條 建設(shè)（施工）監(jiān)理資料

　�。ㄒ唬┯墒┕�單位提供的施工組織設(shè)計(jì)（施工方案）報(bào)審表；

　�。ǘ�）監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則；

　�。ㄈ�）監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知；

　�。ㄋ模┕こ萄悠�、費(fèi)用索賠審批表；

　　（五）工程部分暫停報(bào)告；

　　（六）工程移交證書。

　　第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部（全貌）、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。

　　第三章 檔案的收集和歸檔

　　第十一條 在項(xiàng)目建設(shè)過程中，綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時(shí)將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全，加以整理，以確保資料的完整

　　第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí)，應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

　　第十三條 檔案資料上所反映的.圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

　　第十四條 凡由易褪色書寫材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。

　　第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆）書寫、繪制。

　　第十六條 照片（含底片）和聲像材料，要求圖像清晰，聲音清楚，解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉；電子檔案（軟盤、光盤等）應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

　　第十七條 在整理檔案資料時(shí)，遇下列情況，應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作：

　�。ㄒ唬┮粡垐D紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖（表）；

　�。ǘ�）使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料；

　　（三）結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置（或局部）改變，無法在原圖上通過修改來反映的；

　　（四）管線平面位置變動（長度超過總長的五分之一，線位平移超過 2m），構(gòu)造形式改變，斷面尺寸變化，豎向位置變動等；

　�。ㄎ澹┪窗词┕�圖位置施工的管線工程。

　　第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章�？⒐�圖章尺寸為70ram×50ram，內(nèi)容有：編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全，不得代簽。

　　第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上，原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。

　　第四章 檔案的組卷和移交

　　第二十條 組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理。

　　第二十一條 項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷；項(xiàng)目管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。

　　第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實(shí)驗(yàn)、審定證明排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

　　第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂；圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格：297mm×2lomm。

　　第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背；編寫案卷頁號，頁號位置是文件資料正面右下角，雙面書寫文件資料背面為左下角。

　　第二十五條 項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram，30ram，40ram，50ram 等四種。

　　第二十六條 項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存；另一套報(bào)送城建檔案館。

　　第二十七條 在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6 個(gè)月內(nèi)，綜合管理部應(yīng)主動與當(dāng)?shù)卣�府城建部門聯(lián)系，辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷，入庫等工作。

　　第二十八條 移交項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)如實(shí)填寫《移交書》，《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。

　　第五章 附則

　　第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

　　公司檔案管理制度 6

　　一、歸檔范圍：凡公司各部門在活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括文書材料、科技圖紙資料、財(cái)務(wù)會計(jì)資料、人事檔案及其他重要材料都應(yīng)立檔保存。

　　二、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理職責(zé)范圍內(nèi)的檔案，并負(fù)管理職能。

　�。ㄒ唬┚C合部負(fù)責(zé)公務(wù)活動中的文書材料、人事檔案等的'立檔、保存、管理。

　　（二）征遷辦負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目用地報(bào)批、征遷拆遷安置補(bǔ)償過程中形成的各類文件材料的立檔、保存管理。

　�。ㄈ�）工程部、總工辦負(fù)責(zé)工程前期工作、工程立項(xiàng)、工程招投標(biāo)、工程項(xiàng)目建設(shè)、房建、安全管理等職責(zé)范圍工作中形成的文件材料的立檔、保存、管理。

　�。ㄋ模�、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本公司會計(jì)、財(cái)務(wù)等方面工作中形成的票證、賬簿及文件材料等的立檔、保存、管理。

　�。ㄎ澹┚C合部、征遷辦、工程部、總工辦、財(cái)務(wù)部形成的檔案完整后移送公司檔案室統(tǒng)一管理。

　　三、各業(yè)務(wù)部門設(shè)立專、兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理。檔案員應(yīng)盡職盡責(zé)，貫徹黨和國家的方針、政策以及省公司有關(guān)檔案工作的指示、規(guī)定、條例，保證檔案資料的安全。

　　四、各業(yè)務(wù)部門檔案員要確保接收的文件材料檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性。

　　五、查（借）閱制度

　　（一）凡本公司人員因工作需要查（借）閱檔案，須向該檔案管理的業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)申請。

　�。ǘ�）凡需查閱一般性的檔案須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意；查閱公司重要檔案，須填寫查閱登記表，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

　�。ㄈ�）工作人員在查（借）閱檔案期間應(yīng)當(dāng)妥善保管檔案，防止檔案損毀，并貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，保守公司重要檔案內(nèi)容。

　　六、檔案員要嚴(yán)格遵守《檔案法》、《保密法》，不準(zhǔn)隨意摘抄、傳播密級檔案內(nèi)容。未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自將重要檔案借出或復(fù)印。

　　七、對違反保密規(guī)定，造成泄密或被盜密者，按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。

　　八、檔案管理人員調(diào)動工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。

　　公司檔案管理制度 7

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的`其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

　　6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　公司檔案管理制度 8

　　第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作效勞，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

　　第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和平安。

　　第四條企業(yè)檔案工作承受檔案行政管理部門的監(jiān)視和指導(dǎo)。 中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理和方法須報(bào)國家檔案局備案。

　　第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行以下職責(zé)：

　�。ㄒ唬┴瀼貓�(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

　　（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；

　�。ㄈ�）指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、和歸檔工作；

　�。ㄋ模┍O(jiān)視、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的.檔案工作。

　　第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

　　第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得回絕歸檔。

　　第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料符合標(biāo)準(zhǔn)。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

　　第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)展平安保管，并切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

　　第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)展鑒定。對確無保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)展監(jiān)銷。

　　第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

　　第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建立同步開展，不斷提高檔案管理水平。

　　第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的效勞。

　　第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

　　第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

　　第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置方法》做好檔案的處置工作。 國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

　　第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出奉獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵。

　　第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)�檔案進(jìn)展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案喪失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)展處理。

　　第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。

　　公司檔案管理制度 9

　　一、制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，把握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必需建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以幫忙客戶服務(wù)部以最便捷的`方式供應(yīng)以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二、管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、精準(zhǔn)、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的管理緊要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包含以下的。資料：

　　1、收集客戶單位資料

　　2、客戶繳費(fèi)記錄包含各樣應(yīng)付之押金

　　3、客戶裝修工程文件

　　4、客戶遷入時(shí)填具之資料

　　5、客戶資料增補(bǔ)

　　6、客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7、緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8、客戶與管理處往來文件

　　9、客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10、客戶維護(hù)和修理記錄

　　11、客戶投訴記錄

　　12、客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

　　四、注意事項(xiàng)

　　1、適時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的學(xué)問、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)適時(shí)、精準(zhǔn)，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2、協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　3、做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn)；

　　4、接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5、接聽客戶工程報(bào)修電話，適時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

　　公司檔案管理制度 10

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項(xiàng)目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。

　　2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機(jī)密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)文件、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　　（1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復(fù)印一份存檔。

　�。�2）凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。

　�。�3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項(xiàng)工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補(bǔ)辦。

　　（4）文件的電腦存檔。

　　（5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　�。�6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機(jī)密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機(jī)密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)；機(jī)密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、機(jī)密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時(shí)公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。

　　四、專業(yè)技術(shù)資料的管理

　　1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續(xù)，實(shí)行“誰領(lǐng)用誰保管誰負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進(jìn)行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報(bào)公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的`銷毀

　　1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價(jià)值的文件銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)先報(bào)請公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時(shí)，應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī)，不得隨意丟放。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責(zé)任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。

　　2、檔案資料轉(zhuǎn)移時(shí)，必須報(bào)請主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。

　　3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。

　　4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對我公司檔案管理工作的檢查。

　　公司檔案管理制度 11

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經(jīng)濟(jì)活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。

　　2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、決定等

　　3、公司的請示與上級批復(fù)文件

　　4、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

　　5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關(guān)文件資料

　　6、公司制定的.章程、制度等文件材料

　　7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。

　　2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。

　　3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。

　　2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

　　四、檔案銷毀

　　經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

　　3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

　　公司檔案管理制度 12

　　一、總則

　　1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的`各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

　　3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。

　　4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

　　7、用畢按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開始執(zhí)行。

　　公司檔案管理制度 13

　　一、文件材料歸檔

　　1、歸檔范圍

　　凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在公司檔案室。

　　2、歸檔時(shí)間

　　對公司規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

　　（1）文書文檔（包括統(tǒng)計(jì)檔案以及業(yè)務(wù)部門形成的檔案）。

　�。�2）會計(jì)檔案先在財(cái)務(wù)部門保存一年后移交檔案室。

　　（3）設(shè)備檔案在設(shè)備安裝后一周內(nèi)歸檔。

　　（4）特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。

　　（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

　　3、歸檔要求

　�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　�。�2）歸檔的文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。

　　（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

　�。�4）歸檔時(shí)必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。

　�。�5）歸檔的材料原則上應(yīng)裝訂成冊，確實(shí)不能裝訂成冊的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的'資料后裝訂成冊。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機(jī)密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時(shí)對所借檔案應(yīng)予以檢查核對，并注銷。

　　2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

　　3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)書面同意批準(zhǔn)，方可借閱，借閱人要登記簽名。

　　4、借閱者要愛護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。

　　5、借閱檔案要嚴(yán)守機(jī)密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內(nèi)容。

　　6、摘抄、復(fù)制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。

　　7、對借出的檔案，管理人員應(yīng)及時(shí)催還。

　　三、檔案保密

　　1、認(rèn)真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護(hù)檔案的安全，做好公司的保密的工作。

　　2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)將檔案給無關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。

　　3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀(jì)律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。

　　4、檔案室應(yīng)根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對全部檔案進(jìn)行密級劃分。

　　5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規(guī)定辦理。

　　6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續(xù)，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對，以確保檔案的完整與安全。

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