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項(xiàng)目會(huì)議管理制度

時(shí)間:2023-01-25 16:05:34 制度 我要投稿

項(xiàng)目會(huì)議管理制度

  在學(xué)習(xí)、工作、生活中,我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系,制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則,也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編整理的項(xiàng)目會(huì)議管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

項(xiàng)目會(huì)議管理制度

項(xiàng)目會(huì)議管理制度1

  1.0客服部負(fù)責(zé)項(xiàng)目會(huì)議室(多功能廳)的使用管理工作。

  2.0客戶使用會(huì)議室時(shí),請?zhí)崆芭c客服聯(lián)系,填寫《客戶會(huì)議通知單》注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、要求等。

  3.0如需懸掛橫幅、標(biāo)語時(shí),應(yīng)在客服部指定的位置用大頭針釘或用膠帶粘,不可在樓道、地毯、墻壁等處張貼。

  4.0客戶如需要使用廳內(nèi)各項(xiàng)專用設(shè)備、物品時(shí),應(yīng)與客服部聯(lián)系,按項(xiàng)目規(guī)定付費(fèi),客服部安排工程技術(shù)人員協(xié)助操作使用,如未請示,擅自使用及造成損失的,除補(bǔ)交正常使用費(fèi)用外還需賠償全部損失。

  5.0與會(huì)人員,不可在廳內(nèi)吸煙、使用明火,禁止堆放雜物、亂扔果皮、紙屑、隨地吐痰及吐口香糖等,不可大聲喧嘩、嬉笑,以免影響客人辦公,違者將視情節(jié)賠償一定的清洗及損失費(fèi)。

  6.0入住公司需要會(huì)議室時(shí),應(yīng)填《客戶會(huì)議通知單》,由客服部將單據(jù)發(fā)送有關(guān)部門,按客戶要求做好準(zhǔn)備。如需音響設(shè)備時(shí),由客服部通知工程部專人負(fù)責(zé)。

  7.0客戶如有其它儀器、設(shè)備安裝用電等要求時(shí),由客服部征求工程部、保安部意見后,嚴(yán)格按消防安全規(guī)定實(shí)施,客戶自請工程人員操作時(shí),應(yīng)主動(dòng)服從項(xiàng)目工程技術(shù)人員、保安人員的.監(jiān)督指導(dǎo),違章操作并造成損失時(shí),項(xiàng)目有權(quán)處以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)賠償。

  8.0對非入住公司租用會(huì)議室由客服部上報(bào)經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審定。

項(xiàng)目會(huì)議管理制度2

  一、目的:

  保證集團(tuán)公司各類會(huì)議的順利召開和規(guī)范有序使用,加強(qiáng)會(huì)議室管理,提高會(huì)議室使用效率。

  二、范圍:

  適用于xx嘉園辦公區(qū)內(nèi)各類會(huì)議室的使用管理。

  三、職責(zé):

  各會(huì)議室統(tǒng)一歸口管理處客服中心負(fù)責(zé)管理,協(xié)調(diào)安排會(huì)議室使用。

  四、工作流程:

  1、會(huì)議室由客服中心負(fù)責(zé)管理。

  2、會(huì)議室只限本管理處相關(guān)職能部門使用,外單位借用會(huì)議室須經(jīng)客服中心主管批準(zhǔn),并到辦公室辦理借用手續(xù)。各部門無權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用。

  3、管理處各部門使用會(huì)議室須經(jīng)辦公室同意后,辦理相關(guān)手續(xù),領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。

  4、使用會(huì)議室的'部門,必須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔。用后應(yīng)及時(shí)清洗水杯和煙灰缸,打掃衛(wèi)生,檢查安全,鎖好門、關(guān)好窗,將鑰匙交還辦公室。

  5、任何部門和個(gè)人未經(jīng)辦公室同意不得將會(huì)議室的各種設(shè)施拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。

  6、會(huì)議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會(huì)議時(shí),要一次一清潔。

  7、每次會(huì)議之前,管理人員應(yīng)進(jìn)行電源檢查、配備飲用水、水果(必要時(shí))等工作。

  8、會(huì)議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù)(含花木等)做到會(huì)散、人走、電源關(guān)、門上鎖。

  9、與會(huì)人員要愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。

項(xiàng)目會(huì)議管理制度3

 。ㄒ唬┗驹瓌t

  1、堅(jiān)持以多種會(huì)議形式貫徹和落實(shí)公司各種規(guī)章制度及有關(guān)決定,及時(shí)研究和解決工程建設(shè)管理中存在的問題,多方交流信息,加快信息反饋的速度,不斷完善和改進(jìn)管理工作。

  2、所召開的會(huì)議本著既要解決問題,又要縮短時(shí)間的原則。盡量精簡會(huì)議頻率,可開可不開的會(huì),堅(jiān)決不開;可在基層現(xiàn)場解決的問題,不在會(huì)上研究;屬于部門職責(zé)范圍內(nèi)的事情,不開全體會(huì)議。必須召開的會(huì)議,應(yīng)于會(huì)前通報(bào)議題,事先準(zhǔn)備好供會(huì)議討論的重要事項(xiàng)或文件材料。凡涉及對外或需向上級請示的,一定要在會(huì)前做好協(xié)調(diào)和請示等準(zhǔn)備工作。要使各種會(huì)議開得有內(nèi)容、有決議、有效果。

  3、各次會(huì)議要明確主辦部門,同時(shí)明確召集人和會(huì)議籌備人員,準(zhǔn)備好與會(huì)人員簽到表。凡屬部門專業(yè)性質(zhì)的業(yè)務(wù)會(huì)議,原則上各個(gè)業(yè)務(wù)部門自行組織召集會(huì)議,辦公室協(xié)辦。

  4、凡涉及到公司會(huì)議,或者兩個(gè)部門以上參加的會(huì)議,以及要求上級領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議,均需事前報(bào)辦公室備案并取得協(xié)調(diào)安排后,始得召開。

  5、凡會(huì)議需要費(fèi)用開支的,主辦部門必須提前做好會(huì)務(wù)方案,專門編制預(yù)算,經(jīng)辦公室、財(cái)務(wù)部門審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由辦公室統(tǒng)籌安排。

  6、會(huì)議決定的事項(xiàng)由辦公室或會(huì)議主辦部門根據(jù)會(huì)議紀(jì)要逐項(xiàng)負(fù)責(zé)落實(shí)、督辦,應(yīng)將執(zhí)行情況及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

  7、對會(huì)議決定的事項(xiàng),各部門要堅(jiān)決執(zhí)行、抓緊辦理。在執(zhí)行過程中如存在問題,應(yīng)及時(shí)反饋。對各自職責(zé)范圍內(nèi)的問題,要積極協(xié)調(diào)解決;對涉及其他部門經(jīng)協(xié)商仍解決不了的,要如實(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)反映并提取建議,由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。

 。ǘ⿻(huì)議形式

  工程建設(shè)管理會(huì)議按召開類別主要可分為公司員工大會(huì)、公司周辦公例會(huì)、部門內(nèi)部工作會(huì)、工地現(xiàn)場會(huì)、技術(shù)專題研討會(huì)、工程重大問題專題會(huì)(質(zhì)量、安全、進(jìn)度)、監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)、工地會(huì)議等形式。

  工程建設(shè)管理會(huì)議召開時(shí)間可分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議兩種。定期會(huì)議要有固定的議題、時(shí)間、參加人員和會(huì)議地點(diǎn)。臨時(shí)會(huì)議一般是指由針對性解決專項(xiàng)問題的專題會(huì)議。

 。ㄈ(huì)議的組織與落實(shí)

  1、員工大會(huì)

  公司員工大會(huì)是臨時(shí)會(huì)議,主要任務(wù)是傳達(dá)公司董事會(huì)和公司領(lǐng)導(dǎo)層對建設(shè)項(xiàng)目管理的要求,本項(xiàng)目總體工作計(jì)劃安排和發(fā)展目標(biāo),公司最新決策、決議,以及公司下一步重要工作事項(xiàng)布置等。員工大會(huì)一般每季度或半年召開一次,由總經(jīng)理主持,公司全體員工參加。

  會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)籌辦和召集,并擬定會(huì)議議程報(bào)公司經(jīng)理審定。辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄并在會(huì)后3天內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要,由總經(jīng)理簽發(fā)并送公司各部門。

  2、公司周辦公例會(huì)

  周辦公例會(huì),一般在每周初或末召開,會(huì)議由總經(jīng)理或委托副總經(jīng)理主持,公司各部門副職以上人員參加,辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議召集并做好會(huì)議記錄,會(huì)后,需督促各部門積極完成公司布置的各項(xiàng)工作。

  會(huì)議的主要議題是:

 。1)檢查落實(shí)上周公司主要工作完成情況;

 。2)各部門提出本周工作重點(diǎn);

 。3)對各部門之間的工作協(xié)調(diào)以及重要問題的討論研究;

 。4)其他需要在工作會(huì)議上討論決定的事項(xiàng)。

  3、部門(項(xiàng)目工作站)內(nèi)部工作會(huì)議 部門(項(xiàng)目工作站)內(nèi)部工作會(huì)議可根據(jù)各部門的工作需要定期或不定期召開,由各部門(項(xiàng)目工作站)負(fù)責(zé)人主持,主要是傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)指示和對本部門(項(xiàng)目工作站)的工作要求,討論和解決本部門(項(xiàng)目工作站)工作中存在的問題等。會(huì)議需做好會(huì)議記錄,以備查核。

  4、工地現(xiàn)場會(huì)議

  工地現(xiàn)場會(huì)議是針對施工現(xiàn)場質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題的協(xié)調(diào)和討論設(shè)計(jì)變更、技術(shù)問題等方面的臨時(shí)性會(huì)議,一般由監(jiān)理代表擬訂會(huì)議議題,書面向公司相關(guān)部門(項(xiàng)目工作站)提出申請,也可由公司有關(guān)部門(項(xiàng)目工作站)提出。公司相關(guān)部門(項(xiàng)目工作站)根據(jù)具體事項(xiàng),約定時(shí)間、地點(diǎn),提前24小時(shí)書面通知承包人、監(jiān)理代表處和公司有關(guān)部門人員參加,必要時(shí)邀請公司領(lǐng)導(dǎo)和其他有關(guān)人員參加。

  工地現(xiàn)場會(huì)議由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主辦部門(項(xiàng)目工作站)負(fù)責(zé)人或授權(quán)人主持,監(jiān)理代表處負(fù)責(zé)召集, 并負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)會(huì)議主辦部門(項(xiàng)目工作站)審查后,由公司分管領(lǐng)導(dǎo)(或授權(quán)項(xiàng)目工作站負(fù)者人)簽發(fā),在會(huì)后3天內(nèi)發(fā)布。

  5、技術(shù)專題研討會(huì)議

  技術(shù)專題研討會(huì)議就是工程建設(shè)中重大技術(shù)問題和重要施工方案討論而召開的臨時(shí)會(huì)議,由公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門書面提出申請(包括會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、擬邀請專家名單、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算等),經(jīng)總工程師審查后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后召開。

  會(huì)議由總工程師主持,辦公室負(fù)責(zé)籌辦及會(huì)務(wù)工作,相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員參加會(huì)議。技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要,報(bào)總工程師審定后,由總經(jīng)理簽發(fā)。會(huì)后5天內(nèi)發(fā)布。

  6、工程重大問題專題會(huì)議

  工程重大問題專題會(huì)議是指工程建設(shè)中,為加強(qiáng)施工質(zhì)量、安全、進(jìn)度管理,開展勞動(dòng)競賽活動(dòng)等專門召開的大型動(dòng)員、總結(jié)會(huì)議。由總經(jīng)理主持,各監(jiān)理代表處、各承包人及有關(guān)建設(shè)協(xié)作單位代表、公司各部門主管以上人員參加。必要時(shí)請董事長及上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)參加。辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議籌辦和召集工作,提前3天預(yù)訂和布置會(huì)場,擬訂會(huì)議議程報(bào)總經(jīng)理審定,發(fā)出書面會(huì)議通知。會(huì)議開支預(yù)算由辦公室專題簽報(bào)批準(zhǔn)。辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要,會(huì)后7天內(nèi)發(fā)布。

  7、監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)

  監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)是項(xiàng)目工作站與監(jiān)理代表處針對工程施工管理問題進(jìn)行交流的會(huì)議,由項(xiàng)目工作站負(fù)責(zé)主持,每月下旬在各監(jiān)理代表處分別定期召開。要求監(jiān)理代表處總監(jiān)、駐地高監(jiān)及專業(yè)監(jiān)理工程師參加,工程管理部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)主管參加,公司領(lǐng)導(dǎo)酌情參加。

  主要議程:

 。1)各合同段駐地高監(jiān)匯報(bào)各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作情況和存在問題,提出有關(guān)工作方面的建議和意見;

 。2)總監(jiān)總結(jié)本月監(jiān)理代表處工作,對公司管理工作提出建議和改進(jìn)意見;

 。3)項(xiàng)目工作站和公司各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對監(jiān)理代表處轄區(qū)內(nèi)的監(jiān)理工作提出建議和改進(jìn)意見,并交流工作體會(huì);

 。4)項(xiàng)目工作站及公司各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對監(jiān)理代表處提出的問題和意見進(jìn)行答復(fù)。

  8、工地會(huì)議

  工地會(huì)議分第一次工地會(huì)議和常規(guī)工地會(huì)議(一下簡稱工地例會(huì)),由監(jiān)理代表處組織召開。

  第一次工地會(huì)議是在各合同段正式開工前必須召開的會(huì)議,會(huì)議由監(jiān)理代表處總監(jiān)主持,參加人員包括公司領(lǐng)導(dǎo)、公司各工程相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量監(jiān)督站代表、設(shè)計(jì)代表、監(jiān)理代表處專業(yè)工程師、相關(guān)駐地監(jiān)理辦駐地高監(jiān)和駐地監(jiān)理工程師及合同段承包人授權(quán)代表、合同段項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人及當(dāng)?shù)卣淼取?huì)議主要議程如下:

 。1)介紹各方人員及組織機(jī)構(gòu)(包括地址及通訊)

 、俟緫(yīng)向監(jiān)理工程師授權(quán),并聲明自己仍保留哪些權(quán)利;宣布公司職能機(jī)構(gòu)、主要人員及職責(zé)范圍。監(jiān)理工程師將授權(quán)書、監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及全體監(jiān)理工程師名單提交承包人。

  ②承包人應(yīng)書面提交工地代表(項(xiàng)目經(jīng)理)授權(quán)書、主要人員名單、項(xiàng)目經(jīng)理部職能機(jī)構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及有關(guān)人員的資料材料,以取得監(jiān)理工程師的批準(zhǔn);監(jiān)理工程師應(yīng)在本次會(huì)議中進(jìn)行審查并口頭予以批準(zhǔn)(或有保留的'批準(zhǔn)),會(huì)后正式予以書面確認(rèn)。

 。2)宣布承包人的施工進(jìn)度計(jì)劃

  在第一次工地會(huì)議上,監(jiān)理工程師應(yīng)就施工進(jìn)度計(jì)劃作出如下說明:

 、偈┕みM(jìn)度計(jì)劃可于何日批準(zhǔn)或哪些分項(xiàng)已獲得批準(zhǔn);

 、诟鶕(jù)批準(zhǔn)或?qū)⒁鷾?zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì)劃,承包人何時(shí)可以開始哪些工程施工準(zhǔn)備,有無其他條件限制;

 、塾心男┲匾驈(fù)雜的分項(xiàng)工程還應(yīng)單獨(dú)編制進(jìn)度計(jì)劃提交批準(zhǔn)。

 。3)檢查承包人的施工準(zhǔn)備

  承包人應(yīng)就施工準(zhǔn)備情況按如下主要內(nèi)容提出陳述報(bào)告,監(jiān)理工程師應(yīng)逐項(xiàng)予以澄清、檢查和評述。

 、僦饕┕す芾砣藛T和施工人員(含項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、主要技術(shù)人員及主要機(jī)械操作人員)是否進(jìn)場或?qū)⒑稳者M(jìn)場,并應(yīng)提交進(jìn)場人員計(jì)劃及名單;

  ②用于工程的進(jìn)場材料、機(jī)械、儀器和設(shè)備是否進(jìn)場或?qū)⒂诤稳者M(jìn)場,是否將會(huì)影響施工,并應(yīng)提交進(jìn)場計(jì)劃及進(jìn)場清單;

  ③用于工程的本地材料來源是否落實(shí),并應(yīng)提交料源分布圖、供料計(jì)劃清單及向甲方提供的供材計(jì)劃;

 、苁┕みM(jìn)度及臨時(shí)工程的進(jìn)展,并應(yīng)提交駐地及臨時(shí)工程建設(shè)計(jì)劃和布置圖;

  ⑤工地試驗(yàn)室、流動(dòng)試驗(yàn)室及其設(shè)備是否安裝就緒或?qū)⒂诤稳瞻惭b就緒,并應(yīng)提交試驗(yàn)室布置圖、流動(dòng)試驗(yàn)室分布圖及儀器設(shè)備清單;

 、奘┕y量的基礎(chǔ)資料是否已經(jīng)落實(shí)并經(jīng)過復(fù)核,施工測量是否進(jìn)行或?qū)⒂诤稳胀瓿,并提?yīng)交施工測量計(jì)劃及有關(guān)資料;

  ⑦其他與開工條件有關(guān)的內(nèi)容及事項(xiàng)。

  (4)檢查業(yè)主負(fù)責(zé)的開工條件

  公司應(yīng)就工程占地、拆遷以及其他與開工條件有關(guān)的問題進(jìn)行說明;監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)或?qū)⑴鷾?zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì)劃安排,對上述事項(xiàng)提出建議及要求。

  (5)明確施工監(jiān)理例會(huì)程序

  在第一次工地會(huì)議上,監(jiān)理工程師應(yīng)溝通與承包人的聯(lián)系渠道,明確工作例行程序,提出有關(guān)表格及說明:

  ①計(jì)量控制的主要程序、表格及說明; ②計(jì)劃進(jìn)度控制的主要程序、圖表及說明; ③計(jì)量支付的主要程序、證書、報(bào)表及說明; ④延期與索賠的主要程序、報(bào)表及說明; ⑤工程變更的主要程序、圖表及說明;

  ⑥工程質(zhì)量事故及安全事故的報(bào)告程序、表格及說明; ⑦函件的往來傳遞交接程序、格式及說明; ⑧確定工地例會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)及程序。 (6)檢查討論與開工條件有關(guān)的其它事項(xiàng)。

  第一次工地會(huì)議由監(jiān)理代表處負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要,由總監(jiān)簽發(fā),在會(huì)后3天分別送各有關(guān)單位。

  工地例會(huì)時(shí)根據(jù)“FIDIC”條款和合同管理要求,在建設(shè)施工中各參建方進(jìn)行協(xié)調(diào)的定期會(huì)議。它應(yīng)在工程開工后的整個(gè)施工活動(dòng)

項(xiàng)目會(huì)議管理制度4

  1.會(huì)議服務(wù)目標(biāo)

  1)結(jié)合本項(xiàng)目的特點(diǎn),制訂并實(shí)施完整、持續(xù)、高標(biāo)準(zhǔn)的員工培訓(xùn)計(jì)劃,依托日常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亩綄?dǎo)與管理,使服務(wù)水平達(dá)到酒店會(huì)議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn);

  2)全面深入的了解客戶需求,滿足客戶期望。

  2.會(huì)議服務(wù)內(nèi)容

  1)會(huì)前服務(wù)準(zhǔn)備

  (1)接到會(huì)議通知后,根據(jù)會(huì)議名稱、性質(zhì)、時(shí)間、與會(huì)人數(shù)、級別及布置要求確定臺形;

  (2)根據(jù)會(huì)議需要擺放茶葉、開水、面巾紙、鮮花、會(huì)議桌簽等物品;

  (3)協(xié)助與會(huì)負(fù)責(zé)人復(fù)印或發(fā)放會(huì)議資料;

  (4)通知工程部相關(guān)專業(yè)人員對會(huì)議室的音響、麥克、投影儀、幻燈機(jī)、電視、錄像、照明等設(shè)備進(jìn)行調(diào)試;

  (5)會(huì)議開始前60分鐘,檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否到位,物品擺放合乎標(biāo)準(zhǔn),各種物品擺放整齊;

  (6)會(huì)議開始前30分鐘,會(huì)服人員要在會(huì)議室門口迎接等候與會(huì)人員。

  2)會(huì)議期間服務(wù)

  (1)與會(huì)人員入席后根據(jù)其個(gè)人需要提供茶水服務(wù)。

  (2)會(huì)議期間要定時(shí)倒水,根據(jù)需要為與會(huì)人員提供小毛巾、果盤,食物、飲料(咖啡、礦泉水和其它飲料等)等其它服務(wù)。

  (3)會(huì)議休息期間,要盡快整理會(huì)場,補(bǔ)充和更換各種物品。

  (4)會(huì)議期間,設(shè)備出現(xiàn)問題要請工程專業(yè)人員及時(shí)處理。

  (5)會(huì)議期間,會(huì)服人員站在會(huì)議室門外等候直至?xí)h結(jié)束。

  3)會(huì)后服務(wù)

  (1)會(huì)議結(jié)束時(shí),會(huì)服人員應(yīng)站在會(huì)議室門口微笑向與會(huì)人員道別。

  (2)客人全部退場后,通知保潔人員協(xié)助整理會(huì)議物品(茶杯、毛巾、果盤、鮮花等),音響設(shè)備、空調(diào),桌椅的清潔、復(fù)位,剩余食物、水果的處理,地地毯的吸塵、清洗,物業(yè)品設(shè)備的檢查(照明、水壺、茶杯等有無破損)。

  (3)仔細(xì)檢查會(huì)場,是否有客戶遺忘的物品等。

  (4)檢查設(shè)施設(shè)備是否有損壞,并認(rèn)真做好記錄。

  (5)清洗、消毒會(huì)議用品(茶杯、茶碟等)。

  (6)會(huì)議結(jié)束后,做好清理會(huì)場工作。

  4)重大會(huì)議接待

  (1)接到客戶重大活動(dòng)的通知后,了解客戶活動(dòng)規(guī)模、時(shí)間及具體活動(dòng)要求。

  (2)及時(shí)通知各部門做好協(xié)調(diào)配合工作。

  a.工程部:各種設(shè)備的調(diào)試,水、電、照明等檢查,空調(diào)溫度,專梯服務(wù)(開專梯人員需佩戴白手套,注意儀容儀表、禮貌用語等)。

  b.保安部:車位的安排、車輛疏導(dǎo),活動(dòng)重點(diǎn)區(qū)域的安防檢查,現(xiàn)場治安維護(hù),做好安全保衛(wèi)工作。

  c.保潔部:重點(diǎn)部位的清潔(活動(dòng)會(huì)場、衛(wèi)生間、電梯、大堂的清潔、客人有可能活動(dòng)的區(qū)域)。

  d.客戶服務(wù)中心:做好重要客戶接待引導(dǎo)工作,在明顯位置放置引導(dǎo)牌,相關(guān)事務(wù)的協(xié)調(diào)工作。

  (3)制訂配合方案,批準(zhǔn)后實(shí)施。

  (4)配合客戶對活動(dòng)現(xiàn)場進(jìn)行協(xié)調(diào),留存相關(guān)資料(如照相、攝像等)。

  (5)活動(dòng)完成后進(jìn)行總結(jié),并對實(shí)施效果進(jìn)行驗(yàn)證。

  (6)相關(guān)資料整理歸檔。

  3.會(huì)議服務(wù)程序

  1)了解會(huì)議信息:

  (1)根據(jù)會(huì)議通知,掌握使用部門名稱、使用時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主題、會(huì)議人數(shù)、參會(huì)對象、會(huì)場布置、座位格局、聯(lián)系電話、聲光電設(shè)備及其它特殊要求等相關(guān)會(huì)議信息;

  (2)了解會(huì)議負(fù)責(zé)人;

  (3)了解會(huì)議客人的其它活動(dòng)及安排,以便回答客人問詢。

  2)填寫會(huì)議登記,并做好相關(guān)記錄;

  3)傳達(dá)信息:

  (1)向各崗位(工程、保安、保潔)傳達(dá)信息,并通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作;

  (2)及時(shí)通知管理人員,做好現(xiàn)場督導(dǎo)、檢查(重要會(huì)議通知項(xiàng)目經(jīng)理)。

  4)會(huì)議室布置

  (1)根據(jù)會(huì)議類型(如重要會(huì)議、簽約儀式、新聞發(fā)布會(huì)、展覽會(huì)、茶話會(huì)等),布置會(huì)場、準(zhǔn)備會(huì)議物品;

  (2)將會(huì)議室衛(wèi)生打掃干凈,并檢查設(shè)備設(shè)施情況;

  (3)對會(huì)議室進(jìn)行布置,并隨時(shí)與會(huì)議負(fù)責(zé)人聯(lián)系,征求對方的意見及臨時(shí)要求;(桌椅擺放、鮮花/綠植、話筒/音響、條幅、投影等)

  (4)會(huì)議桌上的物品(包括茶杯、桌簽、鮮花、面巾紙、筆、紙等)擺放。

  5)檢查

  (1)會(huì)議服務(wù)部門負(fù)責(zé)人對會(huì)議室進(jìn)行全面檢查;

  (2)請會(huì)議負(fù)責(zé)人檢查,對不符合要求處及時(shí)整改;

  (3)會(huì)服人員應(yīng)提前60分鐘到達(dá)會(huì)場,整理好自己的'儀容儀表;

  (4)做好各項(xiàng)檢查工作,包括會(huì)議室的衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備狀況、用具用品、鮮花/綠植、茶杯、茶葉、香巾、開水、礦泉水、

  (5)會(huì)議服務(wù)部門管理人員在會(huì)議開始前30分鐘,再次對會(huì)議室進(jìn)行檢查,確保萬無一失。

  6)迎賓

  (1)會(huì)服人員應(yīng)提前30分鐘在會(huì)議室門口迎賓,引領(lǐng)客人;

  (2)了解與會(huì)人員抵達(dá)情況。

  7)服務(wù)

  (1)引客時(shí),為主要客人提供拉椅服務(wù);

  (2)客人入座后,為客人上茶,按照先賓后主、先上級后下級的順序上茶,必須使用托盤,從客人的右側(cè)上茶,先放杯墊,再放茶杯,杯把朝向客人的右側(cè),司徵朝向客人,并說'請';

  (3)待會(huì)議開始后,由主賓處順時(shí)針上香巾,要求冬熱夏涼,香巾籃放在客人的右手側(cè);

  (4)會(huì)議要求每隔10-15分鐘上一次水,續(xù)水時(shí)應(yīng)左手拿開水瓶,微側(cè)身用右手小指和無名指夾起杯蓋,拇指、食指、中指握住杯把,在客人身后加水,再輕輕地將茶杯放在桌上,蓋上杯蓋,杯把朝向客人右側(cè)。注意續(xù)水時(shí)不要倒得太滿(八分為宜)。如是礦泉水要隨時(shí)注意客人飲用情況,及時(shí)更換;

  (5)續(xù)水時(shí)應(yīng)慢,以免開水濺到客人身上,如會(huì)議時(shí)間較長,中途還應(yīng)為客人更換香巾;

  (6)會(huì)議進(jìn)行過程中,細(xì)心觀察會(huì)議室內(nèi)動(dòng)靜,如發(fā)現(xiàn)客人有事招呼,要隨時(shí)應(yīng)承,如客人的要求暫時(shí)無法滿足,要及時(shí)通知上級,確實(shí)無法滿足的應(yīng)向客人解釋清楚;

  8)會(huì)議結(jié)束

  (1)門口送客;

  (2)對會(huì)場進(jìn)行檢查:有無遺留物品;設(shè)備設(shè)施有無損壞;

  (3)收拾整理會(huì)場(通知保潔部協(xié)助)。

  4.會(huì)議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

  1)會(huì)議桌、椅擺放要整齊,在一條直線上。蓋杯要放在杯墊上,擺在座位的右上方,杯把朝右側(cè),擺放位置要求在一條直線上。煙缸三位共用一個(gè),擺放時(shí)與杯子成一條直線。

  2)會(huì)議開始前30分鐘,備好充足開水、調(diào)試音響,開啟照明、調(diào)節(jié)空調(diào)溫度。

  3)檢查臺形是否符合要求,臺面要整潔,各種用具干凈、齊全,擺放符合標(biāo)準(zhǔn)。

  4)根據(jù)客人要求,將指示牌放在特定位置。

  5)服務(wù)員于開會(huì)前30分鐘,精神飽滿地在門口等候。貴賓會(huì)議于會(huì)前60分鐘到崗,精神飽滿地在門口迎候。

  6)水牌引導(dǎo),迎送服務(wù)(電梯間、會(huì)議室門口由會(huì)服人員引導(dǎo))。

  7)當(dāng)客人來到會(huì)議室時(shí),會(huì)服人員應(yīng)禮貌熱情地向客人問好:'您好,請進(jìn)!',并以手勢示意,請客人進(jìn)入會(huì)議室入座。

  8)先到達(dá)的客人入座以后,服務(wù)員從客人右側(cè)提供茶水服務(wù),會(huì)議期間提供茶水服務(wù)從主席臺或領(lǐng)導(dǎo)開始。

  9)會(huì)議室更換煙灰杠的頻次為:每30分鐘為客人更換一次。

  10)會(huì)議添加茶水頻次分別為:會(huì)議開始階段每15分鐘添加一次茶水,會(huì)議中期階段每20分鐘添加一次茶水,會(huì)議尾期階段每20分中添加一次茶水。

  11)添加茶水、更換煙灰杠時(shí)應(yīng)注意:盡量不打擾客人開會(huì),物品須輕拿輕放;詢問客人時(shí),音量要控制在最小,以免打斷會(huì)議的正常進(jìn)行;特殊情況可按客人要求服務(wù)。

  12)會(huì)議結(jié)束時(shí),服務(wù)員應(yīng)站在門口,微笑著向客人道別:'您慢走(各位慢走),再見!',并請會(huì)務(wù)組人員簽單。

  13)將會(huì)議用具、設(shè)備整理好,關(guān)閉空調(diào)、電燈、窗、鎖好會(huì)議室門。物品復(fù)位。

  5.會(huì)議用品

  準(zhǔn)備好茶葉,茶杯,托盤、茶杯墊、小毛巾、面巾紙、水壺、玻璃杯、紙杯、桌簽、煙缸、便箋紙、鉛筆等。

  6.會(huì)議預(yù)定方式

  1)方式一:信息/網(wǎng)絡(luò)預(yù)定

  (1)與zz電視中心建立會(huì)議服務(wù)預(yù)定網(wǎng)絡(luò)平臺;

  (2)有固定的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議申請模板(如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、人數(shù)、會(huì)議用品、特殊服務(wù)要求等);

  (3)由會(huì)服人員打電話聯(lián)系申請人進(jìn)行確認(rèn);

  (4)提供相關(guān)服務(wù)。

  2)方式二:電話/會(huì)議單預(yù)定

  (1)接聽會(huì)議預(yù)定電話或收到會(huì)議通知單后,了解會(huì)議要求;

  (2)根據(jù)會(huì)議時(shí)間、規(guī)模及具體要求準(zhǔn)備會(huì)議物品;

  (3)接聽會(huì)議預(yù)定電話的人員,要及時(shí)填寫會(huì)議預(yù)定單,待會(huì)議結(jié)束前/(后),請會(huì)議申請人簽字確認(rèn)。

  7.會(huì)議服務(wù)保障措施

  建立健全完善的管理制度,對員工實(shí)施系統(tǒng)全面的培訓(xùn)是確保服務(wù)目標(biāo)和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)得以實(shí)現(xiàn)的重要手段,制訂以下主要管理制度:

  1)預(yù)訂管理制度

  2)安全操作制度

  3)員工儀容儀表及行為規(guī)范

  4)貴賓接待程序

  5)物品破損/丟失控制制度

  6)鑰匙管理制度

  7)視聽設(shè)備監(jiān)控室工作制度

  8)洗消工作制度

  9)食品質(zhì)量與安全控制制度

  10)庫房管理制度

  11)物料保管制度

  12)部門獎(jiǎng)懲制度

項(xiàng)目會(huì)議管理制度5

  一、會(huì)議室由客服中心指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理,內(nèi)容包括開門、保管室內(nèi)配備的各種設(shè)施用具,操作有關(guān)設(shè)備(如空調(diào)、電燈)等。

  二、會(huì)議室桌椅必須擺放整齊,設(shè)備及各種用具放置有序。

  三、愛護(hù)會(huì)議室公共財(cái)物,會(huì)議室物品未經(jīng)綜合部同意不得外借。

  四、會(huì)議室用于開會(huì)、會(huì)客、培訓(xùn)、閱覽,為保持室內(nèi)干凈、衛(wèi)生、安靜,未經(jīng)客服中心安排不得用作其它用途或長時(shí)間占用。

  五、對外來人員參加會(huì)議的由客服中心負(fù)責(zé)接待,服務(wù)應(yīng)做到熱情、周到、態(tài)度和藹、有禮貌,會(huì)議期間負(fù)責(zé)茶水的準(zhǔn)備及服務(wù)。

  六、其它單位需要使用會(huì)議室的`,應(yīng)提前到客服中心登記,接受客服中心安排,以免造成使用沖突。會(huì)議結(jié)束后請關(guān)閉所有電器(包括空調(diào)、投影儀、燈);桌椅擺放整齊,恢復(fù)原位;衛(wèi)生清理干凈。

  七、會(huì)議使用的橫幅,會(huì)后應(yīng)及時(shí)拆除。

  八、會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)安排清理、打掃、發(fā)現(xiàn)遺忘的茶杯、筆記、書本等物,須及時(shí)交還失主或送交客服中心。

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